Besoin d'aide pour organiser votre messagerie sur Mac? Essayez de créer une boîte aux lettres intelligente

Le courrier électronique reste le meilleur moyen de communication pour les entreprises et les professionnels. Cependant, l'un des problèmes les plus courants rencontrés par les utilisateurs de messagerie est une boîte de réception encombrée de messages non lus. Cela peut être un problème si vous avez un projet imminent et que vous devez parcourir des messages sans rapport pour trouver les informations que vous recherchez.

Heureusement, Apple Mail propose une fonctionnalité appelée Smart Mailbox pour vous aider à organiser rapidement vos e-mails et à trouver tous vos e-mails importants dans une seule boîte aux lettres. Voici comment configurer et utiliser la fonctionnalité.

Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres intelligente ?

L'application Mail par défaut sur Mac vous permet d'organiser votre boîte aux lettres en appliquant des règles qui effectuer des actions spécifiques sur vos e-mails, y compris le marquage, le déplacement, le transfert et la suppression messages.

Une boîte aux lettres intelligente dans Mail utilise des règles pour vous aider à organiser les e-mails sur tous vos comptes.

En rapport: Règles Apple Mail pour gérer les e-mails à votre place

Ce qui est particulièrement utile à propos de cette fonctionnalité, c'est que tous vos e-mails restent dans leur boîte aux lettres respective, tout en étant rassemblés et visibles dans la boîte aux lettres intelligente dédiée. Il est idéal pour regrouper des messages pour des groupes, des projets, des sujets et des conversations spécifiques.

Par exemple, vous pouvez créer une boîte aux lettres intelligente nommée « fichiers de projet scolaire » pour organiser les e-mails liés à un projet scolaire à venir et inclure uniquement les messages mentionnant « école » et comportant des pièces jointes.

Comment créer une boîte aux lettres intelligente sur Mac

Vous ne l'avez peut-être pas remarqué, mais vous aurez par défaut une boîte aux lettres intelligente dans votre barre latérale. Aujourd'hui est une boîte aux lettres intelligente qui contient tous les e-mails que vous avez consultés aujourd'hui. Si vous ne pouvez pas le voir, cliquez sur la flèche à côté de Smart Mailbox pour l'afficher.

Si vous êtes prêt à créer votre propre boîte aux lettres intelligente personnalisée, passez simplement le curseur sur Boîtes aux lettres intelligentes et cliquez sur le Ajouter (+) bouton qui apparaîtra à côté. Puis:

1. Ajoutez un nom à votre nouvelle boîte aux lettres intelligente.
2. Vous pouvez définir la portée de vos conditions et choisir d'exiger quelconque ou tout des conditions à remplir pour qu'un e-mail soit inclus dans la boîte aux lettres.
3. Cliquez sur le menu déroulant le plus à gauche pour définir votre première condition. Les options des deuxième et troisième champs varient en fonction de l'option que vous avez sélectionnée pour le premier menu déroulant.
4. Ajoutez ou supprimez une condition en cliquant sur le bouton Ajouter (+) ou Supprimer (-) sur le côté droit de chaque condition.
5. Cochez la case à côté Inclure les messages de la corbeille et Inclure les messages de Envoyé si vous souhaitez inclure les e-mails que vous avez envoyés et supprimés.
6. Cliquez sur d'accord pour créer la boîte aux lettres intelligente.

Visitez la boîte aux lettres intelligente que vous avez personnalisée pour voir tous les e-mails qui correspondent aux critères que vous avez définis. Ces messages apparaîtront également à leur emplacement d'origine dans l'application Mail.

Comment gérer une boîte aux lettres intelligente

Vous pouvez modifier, renommer, exporter et supprimer votre boîte aux lettres intelligente à tout moment en double-cliquant sur la boîte aux lettres intelligente ou en Ctrl-cliquant dessus dans la barre latérale et en choisissant une option dans le menu contextuel.

Vous pouvez également Favori des boîtes aux lettres intelligentes spécifiques, de sorte qu'elles apparaissent en haut de la barre latérale, permettant un accès plus rapide. Cliquez simplement sur la boîte aux lettres intelligente de votre choix en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis sélectionnez Ajouter aux Favoris.

Pour le supprimer de vos favoris, rendez-vous sur le Favoris dans la barre latérale, cliquez sur la boîte aux lettres intelligente tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis sélectionnez Retirer des favoris.

Notez que toutes les modifications que vous apportez à un e-mail lors de son affichage dans la boîte aux lettres intelligente, y compris le marquage comme non lu, déplacé, signalé ou supprimé - sera reflété dans la boîte aux lettres où l'e-mail a été initialement stockée.

De plus, si vous utilisez iCloud Drive, vos boîtes aux lettres intelligentes seront également disponibles sur tous les autres Mac auxquels vous vous connectez, si ces appareils utilisent également iCloud Drive avec Mail coché dans les options.

Comment dupliquer une boîte aux lettres intelligente existante

Parfois, vous souhaiterez peut-être copier les règles d'une boîte aux lettres intelligente existante pour les modifier, au lieu d'en créer une à partir de zéro. Dupliquer une boîte aux lettres existante vous fera gagner du temps. Vous pouvez simplement modifier une copie pour que votre boîte aux lettres corresponde à vos besoins actuels.

Pour dupliquer une boîte aux lettres intelligente :

1. Sélectionnez la boîte aux lettres intelligente que vous souhaitez copier.
2. Cliquez sur la boîte aux lettres intelligente tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis sélectionnez Boîte aux lettres intelligente en double. Vous devriez voir une autre boîte aux lettres intelligente apparaître dans la barre latérale.

Évitez le désordre

Les e-mails sont incroyablement utiles. Cependant, avec trop de publicités, de newsletters et de spams, il peut prendre beaucoup d'efforts pour analyser une grande partie des e-mails pour trouver ceux qui comptent et nécessitent une attention urgente.

Utilisez les boîtes aux lettres intelligentes dans Mail sur votre Mac pour répondre à vos priorités sans vous laisser distraire et submerger.

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