Comment surmonter la surcharge de collaboration sur votre lieu de travail

Lorsqu'un nouveau projet se présente, il arrive souvent que votre équipe se réunisse pour discuter de la meilleure façon de l'aborder. Si c'est fait de la bonne manière, cela peut faire des merveilles pour votre sortie.

Cependant, pendant que vous faites de votre mieux pour récolter les fruits de ce type de travail d'équipe, vous pourriez vous engager par inadvertance et créer un problème appelé « surcharge de collaboration ».

Dans cet article, nous discuterons des conseils et des outils que vous pouvez utiliser pour éviter la surcharge de collaboration.

Qu'est-ce que la surcharge de collaboration ?

La surcharge de collaboration se produit lorsque les gens s'engagent si fréquemment avec des collègues que cela nuit à la productivité et affecte négativement le bien-être des employés.

Elle peut être causée par plusieurs facteurs, comme un trop grand nombre de réunions inutiles, un excès d'emailing, l'accès à plusieurs outils, trop de personnes travaillant sur le même projet simultanément, ou étant disponibles à tout moment pour répondre aux collègues requêtes.

Lorsque cela se produit, les membres de l'équipe peuvent être submergés et embourbés dans les tâches de communication et de prise de décision.

Cela se traduit généralement par une diminution de l'efficacité et de la productivité du travail. Dans certains cas, toutes ces tâches collaboratives deviennent des distractions qui empêchent les individus de faire le travail qu'ils doivent effectuer par eux-mêmes.

En fin de compte, les frontières entre le travail et la vie personnelle sont floues, car les employés sont obligés de ramener le travail inachevé à la maison, ce qui conduit à l'épuisement professionnel.

Les mauvais outils peuvent entraîner de la confusion, de la frustration et une surcharge de collaboration. À l'inverse, les bons outils peuvent rendre votre équipe plus efficace et productive.

La première étape pour surmonter la surcharge de collaboration consiste à sélectionner les bons outils pour le travail. Toutes les solutions numériques ne sont pas créées égales, et certaines sont mieux adaptées que d'autres à des tâches spécifiques.

Par exemple, il existe de nombreux raisons d'utiliser des outils collaboratifs au lieu du courrier électronique, y compris gagner du temps, bénéficier d'un meilleur accès à l'information et améliorer la productivité, pour n'en nommer que quelques-uns.

Cela étant dit, lors de la sélection des outils de collaboration pour votre équipe, assurez-vous de choisir des outils conviviaux pour une adoption facile et ceux permettant l'intégration avec d'autres applications pour travailler ensemble en toute transparence.

Par exemple, un outil de discussion d'équipe comme Mou peut être idéal pour la communication interne entre collègues, tandis qu'un outil de gestion des tâches comme Asana peut vous aider à savoir qui fait quoi et quand. Les deux solutions logicielles se connectent de manière transparente, vous permettant de éviter les changements de contexte et améliorer la productivité de l'équipe et collaboratif.

2. Créer un flux de travail clair

Il est essentiel de créer un flux de travail simple pour éviter que trop de personnes travaillent sur le même projet. Un processus bien défini peut éviter toute confusion et garantir que chacun connaît son rôle et ses attentes. Cela permet également aux employés de mieux gérer leur temps en dehors du travail.

Asana est excellent pour ce travail. Vous pouvez facilement créer des tâches à partir de zéro et les attribuer aux membres de votre équipe, ou vous pouvez tirer parti de l'un de ses nombreux modèles.

Par exemple, si votre équipe traite couramment les demandes de support client, développez un modèle pour les traiter afin que tout le monde suive le même processus à chaque fois. Cela aidera à réduire la fatigue décisionnelle et à améliorer la qualité du résultat final. De plus, utilisez des listes de contrôle pour aider les membres de l'équipe à rester sur la bonne voie et organisés, ce qui minimisera les risques d'oubli des tâches.

Un flux de travail clair et des rôles bien définis sont essentiels pour éviter une surcharge de collaboration. Avec les bons outils et une compréhension de la meilleure façon de les utiliser, vous pouvez garder votre équipe à travailler ensemble de manière productive sans vous sentir submergé.

3. Créer un référentiel de données central

Un moyen pratique de surmonter la surcharge de collaboration consiste à mise en place d'un wiki interne pour centraliser tous vos fichiers et informations. Cela permettra aux individus d'accéder plus facilement à tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit, sans distraire les autres collègues à chaque fois ou parcourir plusieurs plateformes pour trouver ce qu'ils sont à la recherche de.

Vous pouvez le faire en utilisant un outil comme Tetra. Cet outil vous permet de créer, d'accéder et de partager des pages avec votre équipe rapidement et facilement. Il permet également à plusieurs utilisateurs d'accéder et d'ajouter des informations simultanément et dispose d'une fonction de recherche robuste pour trouver ce que vous recherchez.

En ayant toutes les informations pertinentes en un seul endroit, les membres de l'équipe peuvent facilement trouver ce dont ils ont besoin sans chercher dans plusieurs e-mails. De plus, il s'intègre à votre espace de travail Slack afin que vous ayez toujours les informations les plus récentes à portée de main.

4. Tirez parti de la communication asynchrone

La communication asynchrone est un excellent moyen d'améliorer la productivité et réduire la surcharge de collaboration. Par exemple, au lieu de demander à quelqu'un une réponse immédiate par e-mail ou par message instantané lorsque vous n'avez besoin de la réponse qu'à une date ultérieure, envoyez-lui un SMS et demandez-lui de répondre lorsqu'il aura le temps.

Ce type de communication peut être bénéfique si les heures de travail de votre collègue ne correspondent pas aux vôtres, par exemple, travailler à distance dans différents fuseaux horaires. Cela permettra aux deux parties de faire leur travail sans s'interrompre constamment lorsque personne n'a besoin d'une réponse immédiate.

En tirant parti de la communication asynchrone, vous pouvez vous éviter de recevoir des notifications de messagerie sans fin chaque jour tout en maintenant des interactions d'équipe productives tout au long. Vous pouvez aller plus loin en tirer parti des réunions silencieuses pour une collaboration plus engageante.

5. Reconnaître une collaboration efficace

Bien que vous puissiez utiliser les techniques ci-dessus pour éviter une surcharge de collaboration, il est essentiel de reconnaître le travail d'équipe efficace pour encourager et motiver les employés à continuer à travailler ensemble de manière productive.

Vous pouvez le faire facilement avec des outils comme Bonus qui permettent aux managers de reconnaître les employés chaque fois qu'ils vont au-delà ensemble sur une tâche donnée. Bonusly s'intègre à Slack, permettant une reconnaissance fréquente et opportune.

Une collaboration efficace est à portée de main

La collaboration peut être une solution viable dans de nombreux cas, mais une dépendance excessive à son égard peut être problématique. La surcharge de collaboration peut être un véritable défi sur le lieu de travail.

Cependant, avec ces conseils à portée de main, vous pouvez éliminer les distractions inutiles tout en encourageant les interactions productives sur le lieu de travail. En reconnaissant les signes de surcharge de collaboration et en prenant des mesures pour y remédier, vous pouvez faire en sorte que votre équipe travaille harmonieusement ensemble vers des objectifs communs.

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