Qu'est-ce qu'un audit de temps et pourquoi est-ce important ?

Ça a été une journée bien remplie au travail. Vous êtes assis à votre bureau, les yeux rivés sur votre ordinateur. C'est l'heure de la fermeture. Alors que vous vous préparez à partir, vous vérifiez le volume de travail que vous avez effectué. Ce que vous voyez ne correspond pas aux heures que vous y consacrez. Vous vous demandez pourquoi il en est ainsi.

Vous avez peut-être passé la majeure partie de votre temps à interagir sur les réseaux sociaux au lieu de faire le travail que vous aviez prévu de faire.

Ce scénario explique combien de personnes passent leur temps au travail. Définissez un chemin différent pour vous-même en effectuant un audit du temps pour mieux investir votre temps.

Pourquoi avez-vous besoin d'effectuer un audit de temps ?

Un audit du temps est un processus systématique utilisé pour examiner la façon dont vous passez votre temps. Il vous permet de gérer efficacement votre temps pour atteindre vos objectifs.

La façon dont vous investissez votre temps au travail a un impact sur votre productivité. Les personnes les plus efficaces sont celles qui font bon usage de leur temps. Quelle meilleure façon de savoir comment vous passez votre temps que de faire un audit du temps ?

Examinons quelques raisons pour lesquelles vous devriez prendre l'audit du temps plus au sérieux.

1. Gestion efficace du temps

Une gestion efficace du temps vous aide à améliorer votre équilibre travail-vie personnelle. Il freine les excès qui vous volent votre temps.

Vous passez plusieurs heures au travail. Mais à la fin de la journée, vous vous rendez compte que peu de choses ont été accomplies. Un audit du temps vous aide à déterminer les activités improductives sur lesquelles vous passez votre temps.

2. Prise de décision rationnelle

Un audit de temps établit les bases solides nécessaires pour prendre des décisions éclairées en vue d'atteindre votre objectif. Vous êtes plus enclin à prendre des décisions rationnelles plutôt qu'émotionnelles.

Atteindre les objectifs commerciaux est plus rapide lorsque vous leur attachez un échéancier. Avec un audit de temps efficace, vous identifiez le temps que vous pouvez consacrer à vos objectifs et travaillez à la réalisation de certaines étapes dans un délai spécifique.

3. Conscience du temps et valeur

Vous investissez peut-être votre temps dans des activités improductives sans même vous en rendre compte. Vous passez probablement plusieurs heures sur votre ordinateur au travail. Mais vous restez occupé sur Facebook pendant la plupart des heures où vous êtes censé travailler. À la fin de la journée, vous savez que vous avez passé des heures sur votre ordinateur, mais vous n'avez aucun résultat à afficher.

L'audit du temps vous aide à comprendre non seulement l'importance du temps, mais aussi la manière dont vous l'investissez. Connaître les entreprises improductives qui prennent votre temps vous aide à devenir délibéré pour que votre temps compte.

4. Objectivité

Effectuer un audit de temps vous aide à être objectif plutôt que subjectif. Vous collectez les faits sur comment et où vous passez votre temps. Pour quelqu'un qui est déterminé à améliorer son jeu dans sa carrière ou son travail, cela vous incite à devenir proactif avec votre temps plutôt que réactif.

Au lieu de permettre à des événements imprévus de prendre votre temps, un audit du temps vous motive à créer un calendrier de vos activités à l'avance et à le suivre strictement.

Un plan de travail hebdomadaire est un initiative efficace pour être proactif avec votre temps au travail. Il vous donne à l'avance des informations sur les activités auxquelles vous participerez au cours de la semaine.

5. Responsabilité

Un audit de temps approprié est la police de la responsabilité. Non seulement cela vous tient responsable de la façon dont vous passez votre temps, mais cela vous donne également une idée de la façon dont vous pourriez mieux utiliser votre temps. Et si vous ne le respectez pas, les conséquences sont visibles dans toutes les tâches, buts et objectifs que vous n'avez pas encore accomplis.

La responsabilité de l'utilisation du temps est pratique si vous travaillez avec une équipe. Un audit du temps vous montre comment chaque membre de l'équipe passe son temps.

Réaliser un audit du temps efficace implique de suivre et de documenter exactement ce que vous passez votre temps à faire quotidiennement. Les données enregistrées à partir d'un audit de temps réussi aident à créer des graphiques de temps futurs et des calendriers prévisionnels.

Il existe des outils de base que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de votre temps d'audit. En voici quelques uns.

1. Journal de bord

Un agenda est l'un des outils d'audit du temps les plus anciens et les plus simples, mais toujours efficace. Les journaux étaient une chose bien avant l'avènement de l'ordinateur et d'Internet. Vous aviez probablement un journal dans lequel vous notiez les événements de votre vie en grandissant.

Les laiteries sont encore très présentes. Mais au lieu d'utiliser les anciens journaux imprimés, vous pouvez utiliser des journaux électroniques pour suivre vos activités.

Les données contenues dans votre agenda vous aident à savoir comment vous passez votre temps.

2. Feuille de travail d'audit du temps

Une feuille de travail d'audit de temps est un document électronique qui contient des données enregistrées, des résultats évalués et la période du processus d'audit de temps. Avec cet outil, vous pouvez facilement identifier et faire des références sur la façon dont vous passez votre temps.

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3. Logiciel de suivi du temps

Grâce aux progrès de la technologie, il existe plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour suivez votre temps et augmentez votre productivité.

Des outils de suivi du temps tels que Appliquer sont efficaces dans l'audit du temps en suivant les activités que vous réalisez en ligne et en indiquant la durée de chaque activité. En fonction de vos paramètres, vous êtes averti lorsque vous passez trop de temps sur un site Web ou une application en particulier.

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6 étapes pour un audit de temps efficace

Mieux utiliser votre temps entraîne un changement considérable dans votre performance au travail. Une heure consacrée à des tâches productives a plus de valeur que 10 heures consacrées à des activités frivoles. Pas étonnant que les employés qui investissent judicieusement leur temps soient plus efficaces.

Êtes-vous prêt à passer un audit de temps? Voici quelques étapes pour vous guider.

1. Fixer un objectif

Pourquoi souhaitez-vous réaliser un audit de temps? Aussi simple que la question puisse paraître, y répondre peut être difficile, surtout si vous n'y avez pas réfléchi.

Identifiez votre objectif dès le départ. Le comprendre vous aide à vous concentrer sur les choses qui comptent pour vous. À la fin de votre audit, vous saurez comment mettre en œuvre vos conclusions.

2. Établir une date limite

Après avoir établi votre objectif, établissez également un délai pour l'atteindre. Sinon, cela pourrait durer trop longtemps. Prenez note des activités que vous réalisez dans le délai imparti.

Même si vous voulez que les choses soient faites immédiatement, ne les précipitez pas. L'essence même de l'audit sera vaincue si vos résultats ne sont pas exacts. La règle d'or est de se déplacer à un rythme modéré.

3. Planifier stratégiquement

Vous devez avoir un plan détaillé sur la façon dont vous avez l'intention d'atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pendant l'audit de temps. Ce plan doit être réaliste et pertinent.

La planification stratégique de votre audit du temps implique d'accompagner tous les membres de votre équipe et de fournir les outils et les ressources nécessaires à l'audit. Un plan efficace vous aide à éliminer le gaspillage de temps et de ressources.

4. Collecter des données

La collecte de données est une étape essentielle dans le processus d'audit du temps. Cela se fait en recueillant des enregistrements sur la façon dont vous avez passé votre temps jusqu'à présent.

Pour passer d'un point A à un point B avec succès, vous devez comprendre la dynamique du point A, puis utiliser ces informations comme guide pour passer à la phase suivante.

5. Analyser les données collectées

L'analyse des données collectées vous aide à identifier la corrélation entre l'endroit où vous avez été et l'endroit où vous vous trouvez actuellement. Toutes les données collectées ne sont pas nécessaires pour votre audit.

Vous devez filtrer les lacunes dans vos données car elles pourraient altérer la précision de votre audit. Concentrez-vous sur les données importantes. Ces données doivent être analysées et catégorisées en fonction de l'objectif de l'audit du temps.

6. Les objectifs fixés

Les objectifs vous maintiennent sur vos gardes et vous donnent un sentiment d'accomplissement. S'efforcer d'atteindre vos objectifs d'audit du temps en une seule fois peut être écrasant, surtout lorsque les objectifs sont importants.

Divisez vos objectifs en petites cibles à atteindre dans des délais précis. Au fur et à mesure que vous atteignez chaque objectif, célébrez-vous pour un travail bien fait. Votre énergie positive provenant de la réalisation de votre objectif vous motive à atteindre d'autres objectifs, vous rapprochant de vos grands objectifs.

Faites en sorte que chaque seconde compte

Vous serez étonné du nombre de choses improductives sur lesquelles vous passez votre temps. Un audit du temps met ces informations en évidence, vous montrant les activités qui vous font perdre un temps précieux.

Le temps est toujours en mouvement. Si vous le perdez, vous ne pourrez pas le récupérer. Si une activité n'ajoute pas de valeur à votre carrière ou à votre vie professionnelle, elle ne mérite pas votre attention.

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