Les 10 meilleures façons pour les administrateurs d'Office de tirer le meilleur parti de Google Workspace

Un professionnel de l'administration doit faire face à de lourdes charges de travail et à des horaires exigeants. Cependant, les bonnes applications peuvent les aider à automatiser les tâches et à rendre les processus transparents.

Si vous utilisez Google Workspace dans votre organisation, vous pouvez utiliser ses outils pour effectuer des tâches courantes. Lisez la suite pour savoir comment les administrateurs peuvent utiliser Google Workspace.

1. Planifier et organiser des événements d'équipe

Avant d'organiser le voyage de vos collègues, vous souhaiterez peut-être connaître leurs préférences en matière d'hôtel et de vol. Utilisez Google Forms pour effectuer une enquête sur les choix de vols et d'hôtels avant de prendre la décision finale.

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Lors de la gestion des événements lors des voyages d'une équipe, les administrateurs peuvent créer une liste de diffusion de groupe dans Gmail en incluant toutes les personnes participant à cet événement. Cela leur évitera d'envoyer des e-mails individuels à chaque participant. Envoyez un e-mail au groupe et tous les membres recevront des mises à jour importantes.

De nombreux cadres administratifs doivent travailler comme assistants du directeur. Que vous ayez besoin de porter ce chapeau pour une durée limitée ou indéterminée, vous devez le faire avec un dévouement total.

Avec l'aide d'outils Google Workspace tels que Gmail, Contacts et Agenda, vous pouvez facilement correspondre en leur nom. Tout ce que vous avez à faire est d'avoir accès à son compte Google Workspace sur votre ordinateur. Ou, vous pouvez connecter leur compte de messagerie à votre compte Gmail en utilisant IMAP.

3. Organiser la correspondance avec la boîte de réception filtrée

Recevoir des centaines d'e-mails dans votre boîte de réception chaque jour peut être stressant. Mais, en organisant votre boîte de réception, vous pouvez garder les choses triées. Lorsque Gmail fait partie de Espace de travail Google, vous n'avez pas besoin d'utiliser un autre client de messagerie.

Gmail vous permet de créer des étiquettes pour différents expéditeurs, afin que les e-mails entrants soient placés dans des dossiers séparés. Vous pouvez également faire en sorte que Gmail commence, transfère ou supprime automatiquement un e-mail particulier pour garder votre boîte de réception exempte d'e-mails inutiles.

4. Gérez facilement les e-mails avec des modèles et une signature

Taper à plusieurs reprises les mêmes messages électroniques peut être ennuyeux et irritant. Vous pouvez créer des modèles pour les messages les plus fréquemment utilisés dans Gmail. Il vous permet de créer jusqu'à 50 modèles pour chaque compte, ce qui vous permet de gagner un temps précieux.

Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité de modèle pour enregistrer plusieurs signatures. Lorsque vous composez un e-mail, choisissez le modèle approprié avec la signature appropriée en fonction de qui vous représentez.

5. Communiquez instantanément avec Google Chat

Que vous ayez besoin d'entrer en contact avec votre patron sans le déranger par des appels téléphoniques ou que vous vouliez parler rapidement avec un employé, le chat instantané est la meilleure option. Avec Google Chat, vous pouvez leur demander n'importe quoi et ils peuvent vous répondre instantanément.

Bien que les gens ne puissent pas toujours répondre à un appel téléphonique, ils peuvent vérifier les questions que vous avez posées sur le chat. S'ils sont occupés, ils peuvent vous rappeler à l'heure qui leur convient.

6. Créer une liste de tâches et être averti

Créer une liste de tâches pour vos tâches importantes est obligatoire si vous ne voulez pas les oublier. Avec Google Workspace, il n'est pas nécessaire d'utiliser une application de liste de tâches distincte. À l'aide de Google Keep, vous pouvez créer une liste des tâches qu'ils souhaitent effectuer. Ils peuvent utiliser cet outil en ligne lors des réunions pour prendre des notes.

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Plus tard, les administrateurs peuvent également partager le document Keep avec d'autres parties concernées. Ils peuvent utiliser Google Agenda et ajouter des tâches en tant qu'événements pour obtenir des rappels de tâches. De plus, cette application vous permet de personnaliser l'heure des rappels pour chaque tâche ou événement.

7. Coordonner les demandes d'installations

En tant qu'administrateur de bureau, il est souvent difficile de suivre toutes les demandes d'installations faites par les employés. À l'aide de Google Forms, vous pouvez collecter toutes les demandes en un seul endroit. Créez un formulaire pour les demandes de service comme la maintenance et la restauration.

Partagez-le avec tous les employés, et lorsque quelqu'un le remplit, vous recevez rapidement une notification par e-mail et une adresse. Vous pouvez donner accès aux données des formulaires à d'autres membres du personnel administratif afin que plusieurs personnes puissent examiner les demandes à leur convenance.

Les administrateurs peuvent gérer les demandes et suivre les demandes terminées et en attente à l'aide de Google Sheets.

8. Accès 24h/24 et 7j/7 au fichier depuis n'importe où

En tant qu'administrateur de bureau, votre devoir ne peut pas être limité à une heure de travail fixe. Votre organisation peut souhaiter que vous accédiez à un certain fichier ou que vous le partagiez immédiatement, même en dehors des heures de bureau. Par conséquent, vous ne pouvez pas compter sur des ordinateurs personnels pour stocker des documents de bureau cruciaux.

Utilisez Google Drive pour stocker les fichiers et les documents, afin que vous puissiez y accéder à tout moment, n'importe où. Il vous permet également de partager les documents avec vos collègues.

Que vous soyez en retard au bureau ou que vous ayez besoin de vous coordonner avec des administrateurs travaillant dans un autre quart de travail, l'utilisation de Shared Drive pour les coéquipiers garantira un accès sécurisé et sans effort.

9. Partage de fichiers instantané et collaboration

Voulez-vous partager des documents instantanément? Créez un document et une feuille de calcul sur Google Workspace et partagez-les instantanément avec autant de personnes que vous le souhaitez. Vous pouvez attribuer des rôles lors du partage pour garantir la sécurité et l'intégrité du fichier.

Des applications comme Google Docs et Feuilles Google vous permettent également de communiquer directement à partir du document. Si vous souhaitez que plusieurs administrateurs travaillent sur un fichier en temps réel, rien de mieux que les applications Docs, Sheets et Slides de Google Workspace.

Ces applications prennent en charge le travail collaboratif et indiquent quel membre de l'équipe a apporté des modifications à un document.

10. Coordonner la disponibilité pour les réunions et la formation

Coordonner la disponibilité des employés pour les sessions de formation et les réunions ne devrait plus être un problème. L'outil Calendrier de Google Workspace vous permet de savoir quand tout le monde est disponible et de planifier des réunions.

Les administrateurs peuvent même créer des calendriers séparés pour les événements, les réunions, les formations, les vacances des équipes. Ainsi, les employés peuvent également ajuster leurs horaires personnels en fonction des événements répertoriés dans le calendrier.

Google Workspace pour les administrateurs Office

La responsabilité d'un administrateur de bureau est de coordonner et de superviser tout ce qui se passe dans l'organisation. Bien que la charge de travail puisse souvent peser lourd, l'utilisation des bonnes applications peut faciliter les tâches des administrateurs.

Les entreprises qui utilisent déjà Google Workspace n'ont pas besoin d'outils supplémentaires pour effectuer la plupart des tâches administratives. Maintenant que vous savez utiliser les outils Google Workspace, vous pouvez gérer les équipes, même si elles travaillent à distance.

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