Trop de feuilles de calcul? Organisez-vous avec ces conseils

Les feuilles de calcul sont un outil fantastique pour vous aider à organiser les données et à suivre diverses formes d'informations sur le lieu de travail, en particulier avec l'utilisation de formules et de rapports. Cependant, une utilisation excessive des feuilles de calcul peut être inefficace et nuire à votre productivité.

Ils sont bons pour certaines choses, mais pas nécessairement pour d'autres. Que votre travail vous ait imposé des montagnes de feuilles de calcul ou que vous aimiez simplement une bonne feuille de données, il est peut-être temps de chercher des moyens de les gérer.

1. Reconnaître la surutilisation de la feuille de calcul

Soit vous êtes ici parce que vous en avez assez de l'insistance de votre lieu de travail à utiliser des feuilles de calcul pour tout, soit vous aimez travailler avec des données et vous vous demandez si cela s'applique à vous. En réalité, il est recommandé de réfléchir à la manière dont vous utilisez des logiciels tels que Microsoft Excel et Google Sheets, afin de tirer le meilleur parti de votre travail.

Il est utile de compter le nombre de feuilles de calcul que vous utilisez quotidiennement ou hebdomadairement. Si ce nombre dépasse six, vous pouvez considérer cela comme un signe que vous travaillez peut-être dans une position désavantageuse et que cela peut causer des problèmes, tels que :

• Difficulté avec la gestion du temps.
• Inefficacité avec les processus.
• Mauvaise organisation des informations.
• Obstacles à la communication à l'échelle de l'entreprise.

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Identifier dans quelle mesure les feuilles de calcul sont utilisées pour éclairer votre travail peut ouvrir des options pour de nouvelles méthodes de travail plus productives. Examinons quelques façons de gérer cette surutilisation et d'obtenir de meilleurs résultats à long terme.

2. Rationalisez les données en fusionnant et en repensant les feuilles de calcul

Souvent, la raison d'avoir trop de feuilles de calcul est qu'elles ne sont pas utilisées de manière intuitive. Vous saurez que cela se produit si vous devez utiliser deux feuilles distinctes pour une tâche singulière; par exemple, vous en avez un pour les congés annuels et un pour la couverture des quarts de travail.

Dans ce cas particulier, vous pouvez facilement les combiner en une seule feuille de calcul globale. Vous pouvez le faire en les divisant en différents onglets.

Alternativement, vous pouvez inclure les deux sous forme de tableaux sur une seule feuille et suivre ces étapes pour mettre à jour automatiquement le tableau des écarts de quart avec les données de celui des congés annuels :

1. Dans votre deuxième tableau, où vous enregistrez les écarts de poste, tapez la formule =IF(Select Cell, "GAP", "FULL")
2. Où la formule ci-dessus indique Sélectionner une cellule, saisissez le numéro de cellule contenant les dates des congés annuels, par exemple, B2.
3. Lorsque vous entrez une date dans la cellule sélectionnée, cela remplira automatiquement le mot "GAP" où vous tapez la formule.
4. S'il n'y a pas de date, il remplira automatiquement le mot "FULL" où vous tapez la formule.

Cette formule peut être utilisée pour n'importe quoi, quelle que soit la valeur de la cellule, et peut être un moyen utile de gérer des informations similaires entre les tables.

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La combinaison de feuilles et d'éléments de données en un seul endroit réduit le nombre de fichiers requis pour des tâches spécifiques et vous permet d'organiser votre travail plus efficacement. Vérifiez votre liste de feuilles de calcul pour voir si l'une d'entre elles peut être combinée, pour que le travail reste clair et facile à suivre.

Parfois, il n'est pas possible de fusionner des feuilles de calcul, car les données ne sont pas directement corrélées. Cependant, vous devrez peut-être toujours avoir accès à plusieurs feuilles pour des processus plus complexes impliquant plusieurs tâches.

Dans ces cas, il peut être utile d'ajouter des hyperliens dans votre feuille de calcul pour vous donner un accès rapide à une autre. Cela sert également de rappel utile du processus complet. Par exemple, si vous saisissez des données sur les clients, vous pouvez inclure un lien hypertexte vers une feuille de commentaires client.

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Cela peut être fait facilement dans Excel et Google Sheets en appuyant simultanément sur CTRL + K sur votre clavier. Cela fera apparaître un Lien hypertexte fenêtre, où vous pouvez Chercher pour le dossier, et Nom le texte que vous souhaitez voir apparaître dans la cellule.

Vous pouvez même créer un onglet qui inclut des liens hypertexte vers toutes vos autres feuilles de calcul, avec des informations sur le moment de les utiliser. C'est une excellente idée si vous voulez vous assurer que vous et vos collègues êtes tous sur la même longueur d'onde et travaillez à partir des mêmes fichiers, plutôt que des fichiers obsolètes.

4. Envisagez un logiciel alternatif

Les feuilles de calcul ne peuvent pas faire grand-chose, et si vous souffrez d'une utilisation excessive, c'est peut-être simplement parce que vous avez besoin d'un logiciel dédié pour gérer la charge de travail. Par exemple, avez-vous vraiment besoin d'une feuille de calcul des congés annuels si cela est suivi pour vous dans un système RH ?

Souvent, à mesure qu'une entreprise se développe, elle devient trop grande pour les feuilles de calcul et commence à avoir besoin d'un logiciel pour gérer les masses d'informations. Asana est une application fantastique pour la gestion de projet, et il y a beaucoup de Alternatives aux logiciels de gestion de projet qui peut gérer les flux de travail manuels pour vous.

Au lieu de lutter pour répondre aux demandes sans cesse croissantes de l'entreprise, recherchez d'autres moyens de stocker et de gérer les informations. Cela vous fera gagner du temps, à vous et à vos collègues, et automatisera de nombreuses tâches qui nécessiteraient normalement une surveillance supplémentaire.

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5. Passez en revue vos processus et supprimez les doublons

Une utilisation excessive des feuilles de calcul peut survenir si vous essayez d'être organisé, mais cela peut parfois aller trop loin. Dans ces scénarios, vous pouvez en fait finir par vous microgérer, ou gérer vos collègues, alors qu'en réalité, cela prend du temps pour des tâches importantes.

Garder une trace des informations au travail est essentiel pour un bon fonctionnement, mais parfois, vous pourriez finir par essayer de suivre trop de choses inutiles. Réfléchissez à vos processus actuels et déterminez si vous avez vraiment besoin d'une feuille de calcul pour eux.

De même, l'utilisation d'une feuille de calcul pour enregistrer des données qui sont déjà stockées ailleurs crée une duplication inutile du travail et est très inefficace. Rangez ces feuilles de calcul correspondantes et travaillez à partir de la source.

Les feuilles de calcul peuvent jouer contre vous

Avec les conseils ci-dessus, vous aurez de nombreuses façons de vider votre dossier de feuille de calcul et de commencer à travailler plus efficacement. Suivez votre instinct pour déterminer quels éléments de travail méritent des données dédiées et lesquels peuvent être gérés différemment.

Si vous n'êtes toujours pas sûr, portez une attention particulière à la façon dont vous travaillez au cours des prochaines semaines. Vous commencerez peut-être à remarquer où les choses pourraient être rationalisées, et vous pouvez créer un espace numérique plus efficace et organisé.

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