Comment rédiger une réponse professionnelle par e-mail d'absence du bureau

En ce qui concerne les e-mails, il peut être difficile d'établir des limites professionnelles. Après tout, de nombreuses entreprises supposent que tant que vous avez Internet, vous êtes libre de répondre à tous les messages.

Alors qu'il fut un temps où les professionnels devaient toujours être de garde, les temps changent lentement. De nos jours, il est de plus en plus courant que les gens soient hors ligne pendant leurs jours de congé, et pour une bonne raison.

Si vous partez en vacances, si vous prenez un congé pour votre santé mentale ou si vous devez vous absenter du bureau pour toute autre raison, voici quelques conseils sur la façon de rédiger une réponse professionnelle par e-mail d'absence du bureau.

1. Effacer l'en-tête du sujet d'absence du bureau

L'un des moyens les plus simples de dire aux gens que vous êtes absent du bureau consiste à modifier l'en-tête de l'objet de votre réponse par e-mail. Au lieu d'écrire simplement "Absent du bureau", vous pouvez également inclure le type de congé que vous prenez, si vous êtes à l'aise de le partager.

Voici quelques exemples d'en-têtes d'objet d'e-mail d'absence :

• Absent du bureau – congé annuel (25 décembre – 4 janvier)
• [Hors bureau] Congé médical
• Absent du bureau | Congé paternité
• *Absent du bureau* Congé d'urgence
• Absent du bureau (congé de deuil)
• Absent du bureau | Congé maternité
• Absent du bureau ~ Travail sur le terrain
• [Absent du bureau] Congé de vacances (Noël)
• Absence du bureau – Congé de maladie
• Absent du bureau - Se marier!

2. Mentionnez le type de congé que vous prenez

Pour certaines personnes, il est courant de supposer que tout e-mail d'absence du bureau est à des fins de loisirs. Cependant, ce n'est pas toujours le cas pour tout le monde.

Certaines personnes utilisent également des e-mails d'absence du bureau lorsqu'elles travaillent, mais ne peuvent pas accéder à leurs e-mails tout au long de la journée. Par exemple, les commerciaux ou ceux qui effectuent des travaux sur le terrain peuvent avoir besoin de se rendre dans des zones sans connexion Internet.

De plus, il est également possible que vous preniez du temps pour des affaires personnelles telles que des visites à l'hôpital, des funérailles ou pour vous remettre d'une maladie. Avec cela, il peut être difficile de répondre à "J'espère que vous avez passé de bonnes vacances".

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Pour éviter cela, vous pouvez plutôt insérer les détails de votre congé dans le corps de votre e-mail. Vous n'êtes pas obligé d'être honnête à propos de votre situation si cela vous met mal à l'aise, mais être honnête avec votre patron, vos coéquipiers ou vos clients peut aider à développer l'empathie.

Par exemple, si vous avez eu un accident de voiture et que vous avez besoin de temps pour vous remettre de vos blessures, laissez que vos contacts connaissent les aide à gérer leurs attentes concernant votre sortie retardée et attendue retourner.

3. Évitez les excuses inutiles

Pour de nombreux bourreaux de travail, il est courant d'inclure des excuses dans les e-mails d'absence du bureau, tels que "Désolé de ne pas pouvoir répondre tout de suite!" Cependant, il est important de comprendre que vous ne devriez pas avoir à vous excuser de vous être absenté du travail, surtout si c'est pour de bon. raison.

Au lieu de dire désolé, voici quelques termes que vous pouvez utiliser à la place :

• "Merci d'avoir tendu la main !"
• "Merci pour le courriel."
• "Cet e-mail a été reçu."

Au lieu de vous excuser, vous pouvez poliment reconnaître que leur message a été officiellement reçu. Avec cela, vous pouvez opter pour un langage qui se concentre sur les remercier pour leur temps et leurs efforts.

4. Ne garantissez pas une date de réponse

Pour de nombreuses personnes, il peut être accablant de voir un énorme arriéré d'e-mails une fois de retour au bureau après une longue absence. En fait, l'anxiété peut même doubler lorsque vous utilisez des phrases telles que "Je répondrai dès que je serai de retour au bureau".

Non seulement cela peut ajouter beaucoup de pression inutile pour garantir une réponse le premier jour de votre retour, mais cela crée également de mauvaises attentes pour les personnes qui essaient de vous contacter.

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S'il convient d'accuser réception d'un e-mail, il n'est pas nécessaire de garantir une réponse immédiate. Pour éviter de trop vous engager lorsque vous êtes disponible pour répondre, il est préférable de vous en tenir à une réponse large ou à une plage générale.

Voici quelques exemples de phrases que vous pouvez utiliser :

• Je vous répondrai dès que je serai disponible après les vacances.
• Veuillez attendre une réponse de ma part d'ici la fin de _______.
• Si ce n'est pas urgent, veuillez attendre une réponse d'ici ________.

N'oubliez pas que si un e-mail est critique, les gens feront l'effort de vous appeler ou de vous contacter après un certain temps. Avec cela, il est important de mettre des tampons pour ne pas laisser les gens espérer une réponse rapide.

Pour certains rôles, il est courant d'avoir des contacts de secours pour prendre en charge la charge lorsque vous êtes absent. Cependant, avant de désigner un patron, un collègue ou un membre de l'équipe pour assumer le fardeau lorsque vous n'êtes pas disponible, il est essentiel d'obtenir son consentement.

Étant donné que de nombreuses personnes sont déjà submergées par leur propre travail, il peut être stressant d'assumer les responsabilités d'autres personnes, même si ce n'est que pour une courte période. En outre, ils peuvent ne pas être à l'aise de donner à leurs clients l'accès à certaines adresses e-mail ou numéros de téléphone personnels.

Pour cette raison, avant d'ajouter les coordonnées de quelqu'un à votre e-mail d'absence du bureau, assurez-vous de lui demander si vous pouvez le faire et quelles informations il est à l'aise de partager.

6. Créer différents e-mails d'absence du bureau pour les parties internes ou externes

En fonction de la personne qui recevra l'e-mail, la quantité d'informations que vous accepterez peut-être de partager dans votre réponse par e-mail d'absence du bureau peut varier. Après tout, il faut encore prendre précautions de confidentialité, surtout quand vous êtes en vacances.

Par exemple, même si vous vous sentez à l'aise de partager votre destination avec vos collègues de bureau, vous ne voudrez peut-être pas le faire avec des personnes au hasard.

À l'aide des systèmes de gestion des e-mails, vous pouvez définir une réponse d'absence du bureau différente en fonction de la personne qui la recevra. Avec cela, vous pouvez donner aux gens la bonne quantité de contexte sur votre situation d'absence du bureau.

Créez de meilleures limites de travail avec vos réponses d'absence du bureau

Dans un monde où l'on s'attend à ce que nous soyons toujours disponibles, un e-mail d'absence du bureau qui montre les limites peut faire la différence. En étant ferme avec vos congés personnels, vous pouvez également enseigner aux personnes qui vous entourent la valeur de votre vie personnelle.

De plus, en demandant aux autres de respecter votre temps, vous pouvez également encourager les autres à faire de même. Bien que cela ne semble pas si grave, cela peut signifier tout pour les équipes lorsque des normes saines sont établies au bureau.

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