Les avantages et les inconvénients de l'utilisation de la communication textuelle uniquement dans le lieu de travail virtuel

L'envoi de SMS est à la mode dans les interactions sociales et prend progressivement de l'ampleur sur le lieu de travail. Les équipes virtuelles s'éloignent des appels téléphoniques pour adopter une communication textuelle uniquement afin d'améliorer leur flux de travail. Mais obtiennent-ils les résultats souhaités ?

L'essence de la communication est anéantie si les messages ne sont pas transmis efficacement. Si vous envisagez d'adopter une communication textuelle uniquement, vous devez peser le pour et le contre pour savoir dans quoi vous vous embarquez.

En fin de compte, vous souhaitez fournir à votre équipe toutes les informations dont elle a besoin pour prospérer. Lisez la suite pendant que nous discutons de la dynamique de la communication textuelle entre les équipes virtuelles.

Qu'est-ce que la communication textuelle ?

La communication textuelle est le processus de communication par le biais de mots écrits à l'aide d'un appareil mobile. Il comprend les SMS, les chats WhatsApp et la communication par e-mail.

Communiquer efficacement stimule la motivation et l'engagement des employés. Ils sont inspirés à donner le meilleur d'eux-mêmes pour atteindre les objectifs de l'organisation. Si l'envoi de SMS les met dans cet état d'esprit, c'est une évolution bienvenue.

Avantages de la communication textuelle uniquement sur le lieu de travail virtuel

La popularité du lieu de travail virtuel a connu une croissance exponentielle ces derniers temps. Les organisations ne s'attardent pas sur la présence physique des membres de l'équipe au bureau, mais sur leur capacité à faire le travail depuis n'importe quel endroit.

En plus de divers outils de communication interne pour la collaboration, ils utilisent la communication textuelle uniquement pour tirer le meilleur parti de leurs équipes virtuelles.

La communication textuelle améliore le flux de travail des équipes distantes des manières suivantes :

1. Établir la confiance

La confiance au travail est essentielle. Il facilite l'efficacité de l'équipe en créant un environnement propice à la collaboration sur le lieu de travail virtuel.

L'envoi d'un texte à des collègues montre un certain niveau de confiance dans leur jugement. Cela indique également votre volonté de demander de l'aide, de partager des commentaires et de discuter de problèmes avec des collègues.

La communication textuelle a un effet significatif sur les performances de l'équipe. Il peut être considéré comme le clou qui maintient les collaborations entre vous et votre personnel.

2. Économisez des coûts

À l'échelle mondiale, les particuliers et les organisations recherchent des options économiques moins chères. Travailler virtuellement peut être fastidieux en raison des obligations financières et du manque de gestion adéquate du temps de vos activités quotidiennes.

Les textos ne coûtent pas cher. Lorsque vous envoyez des SMS à l'aide d'applications telles que WhatsApp et SMS pour transmettre vos messages à vos collègues, vous découvrez que cela coûte moins cher et prend moins de temps.

3. Créer de la commodité

Le calendrier flexible est l'un des conseils pour gérer efficacement des équipes à distance. L'envoi de SMS vous donne une sorte de liberté que les appels n'offrent pas. Il vous permet de répondre aux messages reçus au moment qui vous convient le mieux.

Avec les appels, vous êtes sous pression pour répondre en temps réel. Vous pourriez ne pas donner la meilleure réponse. Les textos, en revanche, vous donnent amplement le temps de rédiger des réponses réfléchies aux messages reçus.

4. Assurer la confidentialité et une plus grande accessibilité

Même si le travail devient rapidement une affaire virtuelle, vous devez être assuré de votre vie privée. La communication par texte uniquement garantit que votre vie privée n'est pas enfreinte.

Le bruit de fond interrompt le sens des messages. Il se peut que vous n'entendiez pas clairement l'autre personne ou que vous manquiez des points clés de son message. L'envoi de SMS fait du bruit ou une mauvaise qualité sonore sans rapport avec l'interaction.

L'un des principaux avantages des textos est qu'ils sont accessibles aux personnes malentendantes.

En rapport: Les meilleurs outils de communication interne pour votre lieu de travail

Inconvénients de la communication textuelle uniquement sur le lieu de travail virtuel

La communication textuelle n'est pas sans soucis. Au fur et à mesure que vous profitez des avantages décrits ci-dessus, vous pouvez rencontrer plusieurs obstacles en cours de route. Pour certaines organisations, ces problèmes sont des facteurs décisifs qui rendent la communication par texte uniquement défavorable. Nous allons jeter un coup d'oeil.

1. Mauvaise communication

La personnalisation est importante lorsque vous communiquez, en particulier avec vos collègues. De nombreux outils numériques aident les équipes virtuelles à rester connectées. Cependant, certains de ces outils n'offrent pas la personnalisation des interactions traditionnelles en face à face sur le lieu de travail.

La communication textuelle manque de langage corporel, de ton et d'autres signaux non verbaux sur lesquels vous pourriez avoir besoin de compter pour un projet réussi. L'absence de ces éléments augmente la probabilité d'une mauvaise interprétation.

De plus, certaines personnes sont connues pour être réservées sur l'utilisation des canaux numériques textuels en raison des empreintes qu'ils laissent. Il est donc très peu probable qu'ils participent à des réunions ou répondent librement à des textes.

2. Interprétation erronée

Lorsque des messages texte sont envoyés, l'interprétation du message par le destinataire peut être différente de l'intention de l'expéditeur. Les messages peuvent être facilement mal compris ou sortis de leur contexte, puisque l'expéditeur n'est pas disponible pour clarifier son intention sur-le-champ.

Lors de l'attribution des tâches dans le lieu de travail virtuel, les dirigeants doivent être conscients des aspects négatifs qui surviennent, tels que les malentendus, les hypothèses et les inférences erronées. Lorsque les membres de l'équipe se sentent attaqués par les messages qui leur sont envoyés, ils repoussent de toutes les manières possibles, ce qui affecte les performances globales.

3. Réticence à agir

L'éthique de travail diffère selon les membres de l'équipe. Dans un lieu de travail virtuel où les chefs d'équipe sont limités dans leur capacité à appliquer les instructions, certains employés peuvent ne pas prendre au sérieux la communication textuelle. Les gens peuvent ignorer les demandes de SMS ou retarder les réponses dans un cadre virtuel.

Définissez la base de la communication entre les membres de votre équipe. Définissez des délais pour les réponses et les réponses, afin que les messages ne traînent pas trop longtemps.

4. Conflit de préférence générationnelle

L'utilisation du texte uniquement comme moyen de communication pour les équipes virtuelles révèle un écart entre la façon dont les générations utilisent divers outils de communication. Alors que la génération plus âgée peut se sentir bien dans la communication en face à face, la génération Y et la génération Z préfèrent recevoir ou envoyer un SMS. La différence de préférence peut entraver le flux de travail.

Gardez votre communication textuelle simple

De nombreux problèmes de lieu de travail virtuel découlent d'obstacles à la communication dus au fait que les équipes travaillent dans des endroits distincts. Cela conduit à des niveaux de confiance plus faibles et à des niveaux de conflit plus élevés que les employés travaillant ensemble.

En tant que leader, vous devez rester vigilant dans l'évaluation du travail des membres de l'équipe et fournir une rétroaction continue pour résoudre les problèmes. Une excellente façon d'y parvenir est de maîtriser la capacité de communiquer aussi simplement que possible. Ne laissez pas de place aux malentendus ou aux suppositions lorsque vous envoyez des SMS. Dites-le le plus clairement possible, afin que n'importe qui puisse comprendre le message sans se creuser la tête.

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