Comment utiliser la communication textuelle pour améliorer l'efficacité du travail virtuel

Les équipes virtuelles n'ont pas la liberté d'avoir des interactions en face à face comme leurs homologues au bureau. Ils s'appuient sur divers outils pour communiquer entre eux depuis leurs sites distants.

En raison des différences de lieux et de fuseaux horaires, les appels téléphoniques ne sont pas toujours les meilleurs. L'envoi de SMS est une meilleure alternative, car les membres de l'équipe peuvent envoyer des messages à tout moment sans se gêner mutuellement. Mais la communication textuelle n'est pas parfaite non plus. Il rate la cible si certains facteurs ne sont pas pris en considération.

Dans cet article, nous expliquons comment les équipes virtuelles peuvent utiliser plus efficacement la communication textuelle.

Comment l'envoi de SMS améliore les compétences de communication

Les textos apportent une sensation différente à la table de communication. Il existe deux principales façons dont la communication textuelle améliore la communication. Jetons un coup d'œil à eux.

Il existe deux principales façons dont la communication textuelle améliore la communication.

1. Améliorer les compétences en lecture et en écriture

L'utilisation de la sténographie et des emoji est la tendance dans les textos, en particulier pour les discussions informelles. Cette méthode d'envoi de SMS vous éloigne de l'utilisation d'un anglais correct.

Lorsque vous communiquez avec votre patron, un collègue ou un associé, vous ne communiquez pas avec eux comme vous le feriez avec vos amis ou votre proche. Vous devez écrire dans un anglais correct, ce qui nécessite une relecture et une restructuration complètes. Cela aide également à garder un ton plus formel dans les communications.

2. Encouragez une communication claire

La communication textuelle crée également des compétences de communication claires. Lorsque vous communiquez par SMS, vous êtes obligé de rester concentré sur vos communications. Puisque votre intention est à des fins commerciales, il n'y a pas de place pour des mots ou des phrases exorbitants.

Les 7 conseils pour utiliser la communication texte uniquement pour le travail virtuel

L'envoi de SMS étant un élément essentiel du travail à distance, il est important de comprendre comment le rendre encore plus efficace. Si cela n'est pas fait correctement, votre équipe souffre de problèmes de communication qui perturbent votre flux de travail. Voici quelques conseils pour vous aider à rendre vos messages simples et complets.

1. Évitez l'utilisation de la sténographie

Peu importe à quel point vous êtes proche de vos associés ou collègues, les communications avec eux ne doivent pas être informelles. L'utilisation d'abréviations ou de raccourcis inutiles dans vos messages dépeint une vision non professionnelle.

Vous n'avez pas besoin d'être extrêmement rigide avec vos messages, mais utiliser des abréviations comme "U" au lieu de "Vous" dans une conversation liée au travail est contraire à l'éthique. Cela pourrait être un obstacle majeur pour la plupart des personnes qui s'attendent à des messages textuels unifiés et structurés.

2. Utilisez les majuscules de manière appropriée

Les majuscules conviennent à certaines fins par écrit. L'utilisation de majuscules tout au long d'une phrase est l'une des les pièges à éviter dans l'envoi de SMS. Comme nous sommes habitués à lire du texte en minuscules, il n'est pas facile de lire tout le texte en majuscules.

Un texte tout en majuscules donne également une nuance féroce à votre message. On dirait que vous êtes en colère ou que vous criez sur le récepteur. Si vous devez publier sur les réseaux sociaux, écrire votre texte en majuscules vous donne l'impression d'être un chercheur d'attention.

3. Faites le bon timing

La communication textuelle vous donne le privilège de répondre à un message au moment qui vous convient. Cependant, cela ne devrait pas se faire au détriment de votre récepteur.

Par exemple, il est inapproprié d'envoyer un message texte au milieu de la nuit ou aux premières heures du matin à moins qu'ils ne vous disent spécifiquement que ce n'est pas un problème. Vous ne devriez pas vous attendre à une réponse rapide à ce genre de message. Il est préférable d'envoyer tous les messages liés au travail pendant les heures ouvrables.

4. Évitez les longues phrases

La grammaire la mieux écrite devient ennuyeuse si elle est trop longue sans casser de paragraphes. La durée d'attention des gens peut être inférieure à celle d'un poisson rouge. Un message texte volumineux peut leur faire parcourir le contenu au lieu de le lire.

L'écrémage peut leur faire manquer des détails importants dans le message, modifiant ainsi votre intention en tant qu'expéditeur.

5. N'utilisez les émoticônes que lorsque c'est nécessaire

Les emojis ne sont pas mauvais. En fait, ils ont impacté la façon dont nous communiquons positivement. Les emojis vous aident à exprimer certaines émotions avec justesse.

Lorsque vous envoyez un texte lié au travail, vous n'avez pas à éliminer complètement l'utilisation d'emojis dans votre texte. Au lieu de cela, vous devez savoir quand il convient de les utiliser, afin de ne pas créer une mauvaise impression. Si vous ne savez pas quand les utiliser, laissez-les de côté.

6. Ne faites pas d'hypothèses

Dans l'envoi de SMS, on a tendance à supposer quand et comment le destinataire répondra à votre message. Cela peut affecter négativement votre humeur car leur réponse peut être complètement différente.

Peu importe le retard que prend votre récepteur pour répondre, ne présumez jamais de ce qu'il pense. Attendez d'avoir de leurs nouvelles. Vous pouvez envoyer un rappel si c'est urgent.

7. Relisez votre message

Ne soyez pas pressé d'appuyer sur "envoyer" sans relire votre message. Il est très facile de ne pas remarquer de petites erreurs dans votre rédaction, alors prenez votre temps pour attraper et corriger les fautes d'orthographe et de grammaire.

Il faut plus de temps pour résoudre les problèmes causés par un SMS, un chat ou un e-mail mal écrit que pour bien faire les choses du premier coup. Vous en avez assez de relire vos messages manuellement? Grammaire est très utile à cet égard.

Les 3 meilleurs outils de communication textuelle que vous pouvez utiliser

La popularité croissante du travail à distance a vu l'introduction de plusieurs outils de workflow ces dernières années. Certains de ces outils font un excellent travail en donnant aux équipes virtuelles la possibilité de s'épanouir dans leur travail avec une communication textuelle uniquement. Jetons un coup d'œil à quelques-uns d'entre eux.

Principalement une application de messagerie pour les entreprises, Slack permet aux membres de l'équipe de converger sous un même toit à des fins professionnelles. Il offre la possibilité d'une communication individuelle entre deux membres ainsi que d'une communication de groupe avec trois membres ou plus.

Si vous travaillez sur des projets avec quelques personnes sélectionnées, vous pouvez limiter la communication au sein de ces personnes dans un espace dédié appelé canaux. Les membres de la salle peuvent communiquer librement sans se soucier des autres membres de l'équipe qui accèdent à leurs messages.

Microsoft Teams est un outil de flux de travail basé sur le chat pour les communications d'entreprise. Adapté aux équipes virtuelles, il permet aux membres de l'équipe de collaborer sur des tâches avec la possibilité de partager des fichiers et des documents de travail.

Répondant aux différents besoins de communication des équipes virtuelles, les membres de l'équipe peuvent discuter entre eux individuellement et également discuter en groupe lors de la collaboration sur des projets. Différents niveaux d'accès peuvent être accordés aux membres de l'équipe en fonction de leur implication dans les projets.

Basecamp est un outil de communication et de workflow en ligne. Un bon choix pour les équipes virtuelles, il permet la collaboration d'équipe en utilisant la communication textuelle uniquement.

Vous pouvez déléguer des tâches à des travailleurs spécifiques et communiquer avec eux individuellement. Dans le même ordre d'idées, les membres de l'équipe peuvent collaborer sur des tâches et communiquer ouvertement avec tout le monde au courant de ce qui se passe. Il propose également des rappels de tâches qui incitent les coéquipiers à respecter les délais.

Concentrez-vous sur les informations importantes avec une communication textuelle uniquement

Répondre à de nombreux appels téléphoniques liés au travail prend plus de temps que vous ne le pensez. Vous finissez par parler de choses improductives longtemps après que le message a été passé.

Avec la communication textuelle uniquement, vous n'écrivez que les détails importants qui sont nécessaires. Chacun reçoit les informations dont il a besoin pour être efficace au travail. Il y a peu ou pas de place pour une mauvaise communication, car les mots sont clairement énoncés pour que tout le monde puisse les voir.

Les avantages et les inconvénients de l'utilisation de la communication textuelle uniquement dans le lieu de travail virtuel

Les outils de communication textuels sont-ils la bonne solution pour votre lieu de travail? Voici quelques avantages et inconvénients à considérer.

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