Comment archiver des éléments dans Notion

Vous avez peut-être remarqué que Notion, contrairement à certains autres logiciels de gestion de projet, ne propose pas d'option d'archivage. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas le faire.

En fait, il existe de nombreuses façons de stocker des tâches et des projets antérieurs sans avoir à passer à un autre logiciel. Dans cet article, nous vous présenterons trois options, mais nous verrons d'abord pourquoi l'archivage est important.

Pourquoi vous voudrez peut-être archiver des éléments dans Notion

Certains aiment adopter l'approche minimaliste de la gestion des projets et des tâches et supprimer les éléments au fur et à mesure qu'ils les terminent. D'autres aiment conserver des notes pour chaque projet qu'ils ont déjà touché.

Les deux approches sont bonnes. Cependant, beaucoup conviendraient probablement qu'il est plus facile de travailler avec un logiciel sans encombrement.

D'un autre côté, rechercher d'anciennes notes de projet pour se rendre compte que vous les avez supprimées n'est jamais amusant. C'est là que l'archivage devient utile.

Lorsque vous archivez un élément, vous vous débarrassez des éléments qui ne sont plus d'actualité, mais vous y avez toujours accès au cas où vous en auriez besoin plus tard.

Si vous vous demandez pourquoi quelqu'un peut vouloir conserver d'anciennes informations, les notes et données de projets précédents peuvent être extrêmement utiles pour planifier vos prochains projets. Vous pouvez également l'utiliser pour dépanner si un problème survient ou partager des détails avec d'autres personnes qui pourraient avoir des questions sur le processus ou le résultat ultérieurement.

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De plus, la tenue de registres de votre travail peut vous aider dans d'autres domaines tels que la définition d'objectifs, la rédaction d'études de cas ou la présentation de votre travail dans une évaluation des performances.

1. Archivez vos articles dans Notion en les supprimant

Une façon d'archiver vos éléments dans Notion est de les supprimer. Bien que cela puisse sembler permanent, tout ce que vous supprimez dans l'application va dans la corbeille avant que vous ne choisissiez de vous en débarrasser définitivement.

Pour trouver des éléments dans la corbeille, ouvrez-la en cliquant sur l'icône dans le coin inférieur gauche. Un panneau apparaîtra dans lequel vous pourrez utiliser la barre de recherche en haut ou faire défiler la liste pour trouver ce que vous recherchez.

Gardez à l'esprit que cette méthode peut mieux fonctionner pour quelqu'un qui ne fait pas beaucoup d'archivage.

L'un des principaux inconvénients de cette méthode est que les éléments et les pages seront difficiles à trouver si vous en avez plusieurs avec le même nom. C'est aussi là que tout se passe, pas seulement les choses importantes, donc vous aurez beaucoup à parcourir si vous ne vous souvenez pas exactement du nom.

De plus, vous ne pouvez pas réorganiser ou organiser votre corbeille à part basculer entre toutes les pages et dans la page actuelle. Cependant, c'est le moyen le plus rapide d'archiver des éléments si vous recherchez une solution immédiate.

Si vous craignez de supprimer accidentellement tout ce qui se trouve dans votre corbeille, Notion ne vous permet de supprimer qu'un seul élément à la fois. De plus, il vous demande si vous êtes sûr avant de terminer l'action.

2. Créer une page d'archives générales dans Notion

Si vous préférez ne pas envoyer vos éléments à la corbeille, vous pouvez créer une page d'archive générale pour faire office de fourre-tout. Cela contiendra tout ce que vous voulez garder pour plus tard, quel que soit le sujet.

Pour en créer un, cliquez Nouvelle page dans le coin inférieur gauche et nommez votre archive en conséquence. Ensuite, trouvez l'élément ou la page que vous souhaitez y envoyer et sélectionnez les trois points pour faire apparaître le menu d'options.

Sélectionner Déménager à dans le menu des options et choisissez votre page d'archive dans la liste. L'élément disparaîtra et vous le trouverez maintenant dans vos archives.

Étant donné que Notion ne place pas ces éléments pour vous, vous devrez les faire glisser et les déposer là où vous le souhaitez. Pour vous aider à trouver vos éléments archivés plus rapidement, essayez de placer des en-têtes dans la page et de les organiser en conséquence.

Si cela vous aide, vous pouvez coder par couleur vos titres et les pages répertoriées pour les trouver encore plus rapidement. Tout ce que vous avez à faire est d'en sélectionner un ou plusieurs en maintenant la touche Maj enfoncée, de cliquer avec le bouton droit de la souris, de sélectionner la couleur et de choisir la teinte souhaitée dans la liste.

Les vastes options de personnalisation de Notion, entre autres raisons, faites-en l'une des meilleures. Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de bien ou de mal quand il s'agit d'organiser votre page, tant que cela fonctionne pour vous.

3. Archiver dans une page dans Notion

S'il y a une page que vous utilisez beaucoup, vous pouvez créer une archive sur la page qui vous aidera à garder une trace des anciens éléments. De cette façon, vous pouvez simplement faire glisser et déposer les éléments que vous souhaitez enregistrer pour plus tard, et tous seront liés au même sujet.

Pour ce faire, placez votre curseur à côté du nom de la page dans la barre latérale et sélectionnez l'icône plus pour ajouter rapidement une nouvelle page au bas de votre page actuelle.

Sinon, vous pouvez appuyer sur la barre oblique de votre clavier pour afficher les commandes et ajouter une nouvelle page. L'utilisation de commandes vous amènera directement dans la nouvelle page, de sorte que vous pouvez ajouter un modèle ou commencez à le personnaliser.

Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de faire glisser et déposer des éléments dans votre archive en cliquant dessus avec votre curseur et en les tirant au-dessus de la page d'archive. Vous saurez qu'il va entrer lorsque le bloc de page met en évidence une couleur différente.

Semblable à la Déménager à option, les choses que vous déplacez ne seront plus en ordre une fois que vous les aurez déposées. Cependant, il est rapide d'organiser les éléments sous des en-têtes, où vous pouvez regrouper des projets similaires.

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D'autres suggestions pour organiser vos anciennes données pourraient être par ordre alphabétique ou par date. Vous pouvez même essayer de le trier dans un tableau au lieu d'une liste. Tout dépend du type de données avec lesquelles vous travaillez et de ce qui vous convient le mieux.

Restez organisé en théorie avec l'archivage

Maintenant que vous disposez de quelques options d'archivage dans Notion, il est temps de commencer à nettoyer vos pages ou à fouiller dans votre corbeille à la recherche de données importantes que vous voudrez peut-être stocker ailleurs. En masquant les projets et les tâches qui ne sont pas pertinents actuellement, vous pourrez trouver plus rapidement les éléments que vous recherchez tout en limitant les distractions.

Notion est un endroit idéal pour organiser toutes vos tâches et projets personnels et professionnels, grâce à sa personnalisation facile et à ses nombreuses fonctionnalités. Bien qu'il ne dispose pas d'un système d'archivage intégré, sa polyvalence vous permet de créer facilement votre propre solution de contournement.

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