Comment mener une réunion de lancement de projet réussie

Les réunions de lancement de projet sont l'occasion idéale de mettre tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde et de travailler vers un objectif commun. C'est pourquoi ils doivent être bien préparés et réfléchis, car ils vous aideront à tirer le meilleur parti de votre discussion avec votre client.

Dans cet article, nous partagerons quelques conseils et outils pour vous aider à réussir votre réunion de lancement avec votre équipe.

Qu'est-ce qu'une réunion de lancement de projet ?

Une réunion de lancement de projet est l'endroit où le chef de projet rencontre l'équipe, et parfois le client, pour présenter les objectifs du projet, expliquer comment ils seront atteints et revoir les rôles de chacun. Il se tient généralement au tout début d'un nouveau projet, bien qu'il puisse être approprié d'en avoir un plus tard dans le processus si de nouveaux obstacles ou questions surgissent.

Ce type de réunion vous aide à démarrer votre nouveau projet sur des bases solides en communiquant clairement ce qui est attendu, comment les progrès seront mesurés et les écueils qui pourraient vous guetter. Dans l'ensemble, cela ouvre la voie à une collaboration de projet fluide avec toutes les parties prenantes.

Avantages d'avoir une réunion de lancement de projet

Comme mentionné ci-dessus, les réunions de lancement de projet sont l'occasion d'aligner tout le monde sur la vision de votre projet et leurs rôles au sein de celui-ci. Voici quelques autres avantages notables d'une réunion de lancement réussie :

• Les projets fonctionnent plus efficacement lorsque tous les membres de l'équipe comprennent leurs responsabilités.
• Les réunions de lancement vous montrent à quel point votre équipe est dans la compréhension de ce que le projet impliquera. Cela peut vous aider à identifier les problèmes potentiels qui pourraient survenir en cours de route.
• Les réunions de lancement aident à établir une relation entre vous et votre client en mettant tout le monde sur un pied d'égalité au début du processus.
• Le fait de tout planifier tôt réduit la probabilité de changements pouvant entraîner des retards potentiels plus tard au cours du projet.
• Votre client aura la possibilité de fournir des commentaires et des idées précieux avant d'aller trop loin dans le cycle de vie du projet.
• Une réunion de lancement de projet réussie augmente la probabilité de respecter le budget et le calendrier.

5 conseils pour organiser une réunion de lancement de projet réussie

Voici quelques étapes essentielles à suivre lors de la préparation d'une réunion de lancement de projet :

1. Créez votre agenda

Votre ordre du jour donne à la réunion une direction claire à suivre, et c'est pourquoi il est crucial d'en créer un et de le distribuer avant la réunion de lancement. Planifier un ordre du jour à l'avance vous aidera à rester concentré et concentré sur la tâche.

Vous pouvez utiliser une application de prise de notes comme Evernote pour créer un plan de réunion accessible à tous les membres. Vous pouvez repartir de zéro ou gagner du temps en utilisant l'un de ses modèles de réunions.

Ajoutez tous les détails pertinents sur le projet une fois que vous avez géré les fondamentaux, y compris la durée de la réunion et le président (le chef de projet). Bien que ceux-ci dépendent du projet spécifique sur lequel vous travaillez, voici quelques idées générales à prendre en compte :

• Salutations et présentation
• Une explication claire de ce que vous comptez réaliser lors de la réunion de lancement
• Le but du projet
• Portée du projet
• Contraintes liées au temps et au budget
• Risques connus actuels
• Une liste de livrables
• Discussion ouverte et questions.

2. Invitez les bonnes personnes

À ce stade, vous souhaitez vous concentrer sur l'invitation de toutes les parties prenantes clés. Cependant, dans votre empressement à lancer le bal, vous pourriez être tenté d'inviter tous ceux qui ont quelque chose à voir avec le projet. Cela peut nuire à votre réunion, car gérer une grande foule sera plus difficile. Vous ne devez inclure que les membres de l'équipe qui ont un rôle à jouer dans le projet (et qui peuvent apporter une contribution précieuse).

Vous pouvez inviter les participants à la réunion par e-mail ou, mieux encore, via un outil de communication interne Comme Mou. Vous pouvez utiliser cet outil pour créer un canal (groupe) que vous utiliserez pour partager l'ordre du jour de la réunion et d'autres documents pertinents afin que tout le monde puisse les parcourir avant la réunion.

3. Rendre la réunion interactive

Gardez votre réunion de lancement interactive en fournissant une plate-forme ouverte pour exprimer des idées ou des suggestions. Le but ici est de s'assurer que tout le monde participe activement pendant la réunion. Voici quelques idées sur ce que vous pourriez faire :

• Remue-méninges de groupe: Cela fonctionne mieux si plusieurs membres de l'équipe ont un domaine d'expertise similaire. Par réfléchir ensemble à des idées, vous pouvez rapidement tirer parti des connaissances de chacun et développer des solutions créatives qui ouvrent la voie au succès.
• À tour de rôle, présider la réunion: Bien qu'il soit idéal que le chef de projet facilite la réunion de lancement, vous pouvez faire tourner les présidents pour éviter de perdre l'attention des gens. Cela permet à chacun de diriger à tour de rôle des aspects spécifiques de l'ordre du jour de la réunion ou de faire des présentations, ce qui peut également aider l'équipe à se sentir plus impliquée dans le projet.
• Demandez des commentaires: Chaque fois que vous présentez quelque chose de nouveau, demandez aux participants s'ils ont des questions à ce sujet afin que chacun ait son mot à dire lors de la réunion. Vous pourriez également profiter de cette occasion pour découvrir d'autres pensées ou préoccupations qu'ils pourraient avoir afin que les incertitudes ne s'accumulent pas avec le temps - une cause principale de frustration chez les personnes impliquées dans un projet.

Ces techniques interactives garantiront que toutes vos parties prenantes participent activement à la réunion de lancement.

4. Clarifier les rôles et les responsabilités

En supposant que chacun comprenne l'ensemble du projet et comment il s'intègre, la prochaine étape serait de définir ses rôles et responsabilités. Profitez de cette occasion pour réitérer les discussions précédentes sur ce que chacun attend les uns des autres. Vous pouvez utiliser un outil en ligne comme Asana pour créer des listes de contrôle afin que chacun puisse voir les tâches dont il est responsable.

Vous pouvez commencer par attribuer des éléments d'action qui doivent être complétés avec un délai convenu, puis les répartir entre les membres de l'équipe. Organisez ces activités par ordre de priorité, en commençant par les tâches les plus importantes. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les délais sont respectés sans avoir à trop solliciter les gens.

5. Ajouter un résumé de réunion à votre wiki interne

Une fois la réunion terminée, transformez vos notes en un document bien organisé pour faciliter les références futures. Vous pouvez utiliser votre wiki interne comme un référentiel en ligne auquel tout le monde dans le projet peut facilement accéder.

De cette façon, vous pouvez toujours vous référer aux notes de réunion chaque fois qu'il y a des questions sur un sujet couvert lors de la session de lancement. Vous pouvez également utiliser votre wiki pour ajouter des mises à jour au fur et à mesure que vous progressez dans le cycle de vie du projet.

Donnez le bon ton à l'ensemble du projet avec une réunion de lancement

La réunion de lancement est une étape essentielle dans tout projet, car elle donne le ton pour l'ensemble du cycle de vie du projet et guide toutes les personnes impliquées dans la même direction.

Vous pouvez tirer parti des conseils et des outils ci-dessus pour mettre toutes vos parties prenantes sur la même page et ouvrir la voie à un flux de travail productif.

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