Comment prendre des notes pendant les réunions Zoom comme un pro

Qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe ou d'un appel client, les réunions Zoom sont devenues un élément essentiel de la vie de chaque télétravailleur. Cependant, la plupart des gens oublient la discussion après la fin de la réunion. Ne pas se souvenir des moments forts de la réunion peut vous rendre inefficace, ce qui peut conduire à l'improductivité. Alors, comment restez-vous au courant de toutes vos réunions en ligne ?

Entrez des notes de réunion. Bien que ce ne soit pas un nouveau concept, de nombreuses personnes ne disposent pas du bon système de prise de notes pour les aider à suivre leurs appels. Mais comment prendre des notes lors des réunions Zoom? Découvrons-le.

Notes de réunion vs. Minutes: quelle est la différence ?

La plupart du temps, les gens utilisent indifféremment les notes de réunion et les procès-verbaux de réunion. Cependant, ce ne sont pas les mêmes choses, et comprendre leurs différences peut aider à augmenter votre efficacité.

Les notes et les procès-verbaux sont deux actions qui enregistrent les points essentiels discutés lors d'une réunion, mais ils visent des choses différentes. Les notes de réunion sont des informations abrégées sur les idées, les plans, les objectifs, les actions et les délais mentionnés lors de la réunion. Vous pouvez modifier le contenu en fonction de votre objectif et de votre intention.

D'autre part, les procès-verbaux de réunion sont des détails formels qui peuvent servir de documentation juridique de la réunion, que les auditeurs et les tribunaux peuvent consulter. Essentiellement, les procès-verbaux capturent des informations telles que les participants et les absents de la réunion, les sujets abordés, l'heure de début et de fin de la réunion, les décisions prises, etc. Les minutes suivent une certaine structure, contrairement aux notes qui peuvent être modifiées.

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Comment prendre des notes lors d'une réunion Zoom

Outre l'utilisation personnelle, les notes de réunion peuvent également servir de ressource à vos collègues, surtout si vous êtes prêt à partager les vôtres. Puisqu'ils disposent de toutes les informations vitales discutées lors d'une réunion, cela peut aider à augmenter la productivité de votre équipe.

Cependant, vos notes de réunion doivent avoir une structure. Sinon, personne ne les comprendra. Voici comment vous pouvez prendre des notes de réunion comme un pro :

1. Familiarisez-vous avec les bases de la prise de notes

Lorsque vous prenez des notes, vous devez couvrir plusieurs sujets. Vous trouverez ci-dessous les éléments que vous devez inclure :

RÉUNION PRÉPARATOIRE: Avant le début de la réunion, notez les détails qui sont déjà à votre disposition afin de ne pas perdre de temps. Les voici :

• Date et l'heure: Cela vous aidera à bien organiser et trier vos notes.
• Participants et type de réunion: Est-ce un appel client ou une réunion d'équipe? Qui y a assisté?
• Ordre du jour: Résumé de l'objet de la réunion.
• Idées : Avez-vous quelque chose que vous aimeriez partager pendant la réunion? Notez-les pour ne pas les oublier.

PENDANT LA RÉUNION: Une fois la réunion commencée, vous pouvez concentrer votre prise de notes sur les éléments importants mentionnés au cours de la réunion, tels que :

• Éléments d'action: S'il y a des plans discutés pendant la réunion, écrivez-les. Fournissez les détails mentionnés, tels que les personnes impliquées, l'affectation et les responsabilités, le calendrier et la date d'échéance.
• Faits: Tout fait important déclaré lors de la réunion.
• Question et réponse: Enregistrez les questions posées lors de la réunion et leurs réponses, afin de pouvoir vous y référer si nécessaire.

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2. N'enregistrez pas tout ce que vous entendez

Prendre des notes ne consiste pas à capturer tout ce qui est mentionné pendant le Réunion Zoom. Écrire toute la réunion est une approche à l'ancienne; les pros ne font plus ça. Si vous essayez l'ancienne méthode, vous échouerez très probablement. En effet, l'ensemble du processus prend du temps et va à l'encontre de l'objectif principal de la prise de notes. Cela vous confondra également, vous ou quiconque le lira, car il contiendra des informations redondantes inutiles.

Au lieu de cela, enregistrez uniquement les mots-clés et les éléments d'action. Fondamentalement, vous saisissez des mots-clés et créez un résumé du point et de tout ce qui doit être fait avec. Vous pouvez consulter les bases de la prise de notes pour que vos notes soient concises et faciles à comprendre.

3. Créer un modèle

Pour accélérer l'ensemble du processus de prise de notes, vous devez créer un modèle. Cela vous fait gagner du temps pour réfléchir à quel détail va où. En même temps, vous n'avez pas besoin de passer plus de temps à le modifier après la réunion car il est déjà formaté.

Vous pouvez créer un modèle adapté à vos besoins ou suivre différentes stratégies de prise de notes. Par exemple, vous pouvez essayer la méthode des quadrants et diviser vos notes en quatre sections: questions, tâches, assignées et notes. Si vous êtes une personne visuelle, une carte mentale peut être un modèle idéal.

Outre les stratégies, vous pouvez également utiliser applications de prise de notes pour vous faciliter l'organisation de tout. Certaines applications ont déjà un modèle prêt à être utilisé, vous n'avez donc pas besoin de penser à en créer ou à en trouver un.

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4. Définissez votre objectif

Si vous voulez réussir à rédiger des notes de réunion Zoom, la chose la plus importante que vous devez prendre en compte est votre objectif. Demandez-vous: pourquoi écrivez-vous des notes? Voulez-vous en profiter pour être efficace et faire avancer votre carrière? Rédigez-vous des notes dans le cadre de votre travail? Vous souhaitez les partager? Le faites-vous pour être plus organisé? Que voulez-vous en retirer ?

Définir votre objectif de prise de notes vous permet d'être plus motivé pour mieux le faire. Si vous savez ce que vous voulez réaliser, rédiger des notes de réunion devient une promenade dans le parc, car vous aurez une meilleure compréhension du résultat souhaité. N'oubliez pas que vos notes de réunion devraient vous aider à améliorer votre carrière. Ce n'est pas seulement quelque chose que vous faites; il peut considérablement vous aider à progresser et à devenir beaucoup plus efficace au travail.

Est-il pratique de toujours prendre des notes pendant les réunions Zoom ?

Vous n'avez pas toujours besoin de prendre des notes pendant les réunions. Cependant, vous devez apprendre à évaluer l'importance de chaque appel que vous prenez. Par exemple, s'il ne s'agit que d'un appel d'alignement et qu'aucun détail important n'est mentionné, vous pouvez ignorer les notes et vous concentrer sur l'appel lui-même.

Pourtant, la prise de notes est une compétence essentielle que vous devriez apprendre pour faire avancer votre carrière. En plus d'aider à l'efficacité, cela peut conduire à une meilleure rétention, ce qui peut améliorer votre mémoire à long terme. Cela renforce également la responsabilité et améliore les performances de vos coéquipiers, leur permettant de devenir plus conscients de ce qu'ils sont censés faire. Enfin, il donne une direction, vous savez donc où concentrer votre attention.

Numérique vs. Notes papier: lesquelles utiliser ?

Vos habitudes de prise de notes peuvent être au cœur de votre productivité. Aimez-vous aller à l'ancienne avec des notes papier ou préférez-vous les applications de prise de notes numériques ?

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