5 avantages de gagner du temps en utilisant un logiciel de gestion de projet

Le travail d'équipe permet au rêve de fonctionner, sauf lorsqu'il s'agit de malentendus. Lors de la discussion d'un nouveau projet, la sur-communication, la sous-communication et les malentendus peuvent prendre beaucoup de temps.

Vous avez probablement passé du temps à rechercher des informations ou des fichiers qui se trouvent dans nos boîtes de réception, nos messageries instantanées ou des notes autocollantes provenant de réunions et d'appels téléphoniques.

Si vous pouvez comprendre, vous pouvez bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet. Dans cet article, nous vous présenterons une liste des avantages de gain de temps que ce type de logiciel offre, avec des exemples de ClickUp, Notion et Asana. Même si vous travaillez en solo, vous pouvez trouver des plats à emporter.

1. Plus d'envoi et de recherche dans les e-mails

Grâce au logiciel de gestion de projet, vous pouvez abandonner l'envoi d'e-mails de mission.

Au lieu de cela, vous pouvez utiliser la colonne cessionnaire dans votre

Cliquez vers le haut panneaux de projet. Cela vous permet d'attribuer la propriété d'un projet à quelqu'un d'autre.

Une fois que vous avez ajouté la description du projet, la date d'échéance et tout autre détail que vous souhaitez inclure, ajoutez simplement votre collègue à cette colonne, et il recevra une notification ou la verra dans sa liste de tâches liste.

Si vous souhaitez que plusieurs personnes prennent en charge le projet, vous pouvez activer une colonne à plusieurs destinataires à l'aide des ClickApps de ClickUp.

Vous avez la possibilité de l'activer lors de la création de votre espace de travail. Cependant, si vous avez besoin de l'ajouter plus tard, rendez-vous sur votre avatar de profil dans le coin inférieur gauche et cliquez dessus pour trouver ClickApps dans le menu.

À partir de là, faites défiler les options pour trouver Plusieurs cessionnaires, activez-le et cochez-le pour l'espace de travail dans lequel vous souhaitez l'utiliser.

La colonne des destinataires est destinée à ceux qui agissent sur un projet. Si vous souhaitez mettre quelqu'un en CC sur le projet, ajoutez-le en tant qu'observateur en cliquant sur le symbole de l'œil dans le coin supérieur droit de la fiche de tâche.

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Désormais, les destinataires et les observateurs sont informés des mises à jour ultérieures, y compris la personne qui a créé la tâche, et personne n'a besoin de parcourir un e-mail de 50 fils de discussion pour obtenir des détails.

2. Moins de réunions inutiles

Si vous avez déjà entendu quelqu'un dire qu'une réunion aurait pu être un e-mail, cela pourrait aussi être une page dans Notion.

Au lieu de vous blottir ou d'organiser une session de brainstorming pour des projets et des idées plus petits, créez une nouvelle page et collaborez à l'intérieur.

Si vous débutez avec Notion, le Tâches d'équipe modèle vous aidera à démarrer. Pour créer une nouvelle page dans le vue du tableau de ce modèle, cliquez sur le bouton Ajouter en bas de votre colonne. Si tu préfères vue liste, ajoutez simplement une nouvelle ligne à votre liste.

Avant d'ajouter vos coéquipiers, remplissez les propriétés telles que la date d'échéance et la priorité, ainsi que les détails et les idées que vous avez. Incluez une invite permettant à vos collègues d'ajouter leurs réflexions et suggestions, puis ajoutez-les en tant que destinataires.

Vous pouvez également appeler cet établissement des coéquipiers si vous préférez quelque chose de plus neutre.

L'exemple d'image utilise une légende pour faire ressortir l'objectif de la page. Ci-dessous, n'importe qui peut ajouter des informations en utilisant du texte, des en-têtes, des images, des pièces jointes, des liens et de nombreuses autres commandes pratiques.

De plus, si vous ou un collègue supprimez accidentellement quelque chose de significatif, vous pouvez afficher les versions précédentes de la page en cliquant sur l'icône d'horloge dans le coin supérieur droit.

3. Pas besoin d'expliquer le projet plusieurs fois

Vous n'avez pas besoin de trop de colonnes ou de propriétés pour vous assurer que les détails de votre devoir sont clairs et cohérents. En fait, vous pouvez probablement vous en tirer en utilisant uniquement le cessionnaire, la date d'échéance et la priorité.

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Avant d'ajouter vos collègues en tant qu'assignés ou collaborateurs à une tâche dans votre gestion de projet logiciel, remplissez les informations dans chaque colonne et ouvrez la carte ou la page de la tâche pour remplir les la description.

Voici à quoi cela ressemble en utilisant une mise en page simple dans la version gratuite d'Asana.

Grâce à la mise en page et aux étiquettes claires, tout le monde saura qui est un cessionnaire ou un collaborateur une fois que vous les aurez ajoutés. Ils auront également des instructions claires sur la date d'échéance, le niveau de priorité de la tâche et le projet ou la section auquel la tâche contribue, en plus des détails.

4. Vous évitez de répondre à la même question plusieurs fois

Si quelqu'un demande des éclaircissements via Slack ou par e-mail, tout le monde n'a pas accès à la réponse. S'ils le demandent dans la section des commentaires de la tâche correspondante dans votre logiciel de gestion de projet, tout le monde le verra.

Voici un exemple utilisant ClickUp.

Ce qui est excellent dans les commentaires de ClickUp, c'est que chacun crée un nouveau fil. Si vous recevez deux questions, vous pouvez y répondre séparément en sélectionnant réplique sous le commentaire. Vous pouvez également affecter quelqu'un à la question si vous pensez qu'il peut avoir une meilleure réponse.

La question et la réponse publiques devraient empêcher que les mêmes questions ne reviennent. Mais si vous obtenez à nouveau la question, et que ce n'est pas une réponse rapide, vous pouvez orienter votre collègue dans la bonne direction en lui attribuant également la réponse.

5. Beaucoup moins de poursuite des autres pour leur travail ou de recherche de fichiers

Comme les logiciels de gestion de projet favorisent la collaboration, vous disposez de nombreux outils pour communiquer avec vos collègues. Si vous voulez une mise à jour rapide du statut, tout ce que vous avez à faire est de les marquer dans un commentaire, dans Notion. Vous pouvez le faire en utilisant un arobase (@) et en affichant son nom dans la barre de recherche.

Vous n'aurez pas non plus besoin de parcourir les e-mails ou de demander à vos collègues de vous envoyer un document par e-mail, car ils peuvent les ajouter directement dans la copie de la page du projet. Cependant, si vous souhaitez que les documents apparaissent au même endroit à chaque fois, vous pouvez ajouter une colonne de document à votre page du tableau de projet.

Une colonne de documents fait des merveilles si vous avez un coéquipier connu pour vous demander de renvoyer un fichier chaque fois qu'il en perd la trace. Vous pouvez leur dire gentiment qu'il est là dans le tableau de bord du projet s'ils le perdent à nouveau.

Augmentez votre productivité avec un logiciel de gestion de projet

Le travail d'équipe est amusant, surtout lorsqu'un projet se déroule bien. En gérant vos tâches dans un logiciel de gestion de projet, vous pouvez contribuer à réduire les frictions et vous faire gagner beaucoup de temps, à vous et à vos collègues, en gardant tout organisé au même endroit.

Même si vous travaillez seul, vous bénéficierez toujours de savoir où trouver tous les détails et documents dont vous avez besoin. Le logiciel que vous choisissez dépend de vous. Avec de nombreuses excellentes options disponibles, vous êtes plus que susceptible d'en trouver une qui fonctionne pour vous et votre équipe.

Notion, ClickUp et Asana sont tous d'excellents choix si vous recherchez des suggestions pour commencer.

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