Comment décrire un flux de travail dans Notion

Qu'il s'agisse de création, de construction, d'administration ou autre, vous vous retrouverez souvent avec des tâches répétitives dans n'importe quel environnement de travail. La création d'un flux de travail établi vous aidera, vous et vos collègues, à entrer dans un rythme, en particulier lors de l'intégration d'une nouvelle personne.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment décrire un flux de travail dans Notion afin que vous et votre équipe connaissiez le statut et les étapes de chaque tâche sur laquelle vous travaillez.

Les avantages de décrire un flux de travail dans Notion

La présentation de votre flux de travail dans Notion aidera votre équipe à visualiser et à mémoriser les étapes à suivre lors du démarrage ou de l'achèvement d'une tâche. Cela aidera également tout le monde à savoir à quelle étape se trouve une tâche particulière.

Par exemple, si la rédaction d'articles de blog est une tâche récurrente, vous pouvez diviser le processus de création en quatre étapes: rédaction, édition, images et téléchargement. Lorsque les rédacteurs de votre équipe terminent un brouillon, ils peuvent marquer leur partie de la tâche comme terminée sur le tableau et désigner la personne en charge de l'édition comme cessionnaire.

Même si vous travaillez seul, c'est un excellent moyen de suivre vos progrès car vous aurez un aperçu plus détaillé de votre charge de travail. Cela aide également à diviser une tâche plus volumineuse en éléments d'action plus petits, ce qui peut aider à éviter la surcharge.

Décrire un flux de travail dans Notion avec des statuts

Utilisant une simple table de base de données dans Notion vous donnera un aperçu condensé de votre flux de travail. Vous pouvez rapidement voir à quelle étape se trouve chaque tâche, la comparer à la date d'échéance et vérifier qui y travaille sans avoir à faire beaucoup de défilement.

Dans cet exemple, chaque colonne représente une étape du processus d'écriture. Pour commencer, décidez des étapes dans lesquelles vous souhaitez diviser vos tâches récurrentes et créez une nouvelle page en sélectionnant l'option dans le coin inférieur gauche de Notion. Une fois que vous êtes sur votre nouvelle page, au lieu de choisir un modèle, affichez les commandes à l'aide de la barre oblique et sélectionnez Base de données de table - Inline.

le Nom colonne sera l'endroit où vous mettez le nom de votre tâche, et la colonne supplémentaire qui apparaît que vous pouvez supprimer. Ensuite, ajoutez une nouvelle colonne en sélectionnant le symbole d'ajout dans le coin supérieur droit du tableau, et dans le Type de propriété menus, choisissez sélectionner.

Cliquez dans la cellule ci-dessous et tapez un statut que vous souhaitez utiliser, et Notion vous demandera de le transformer en un option. De là, vous pouvez changer la couleur en utilisant les trois points à côté.

Créez tous les statuts que vous souhaitez utiliser en suivant les mêmes instructions et cliquez sur le titre de la colonne pour afficher le menu et dupliquez-le jusqu'à ce que vous ayez une colonne pour chaque étape. Nommez-les en conséquence.

Désormais, au fur et à mesure que vous et vos collègues avancez, vous pouvez utiliser des statuts pour indiquer à quelle étape vous vous trouvez et comment cela se passe. Ainsi, au lieu de simplement marquer la tâche comme terminée, vous pouvez montrer à votre équipe que vous travaillez sur un élément sans le dire.

L'exemple utilise faire pour montrer que personne n'y travaille encore, en cours dire que c'est en cours, Achevée pour montrer que c'est fait, en attente pour faire savoir aux autres qu'il est en pause, et coincé pour indiquer que le cessionnaire a besoin d'aide.

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Si votre équipe a besoin de communiquer des détails, elle peut commenter la page de la tâche en cliquant sur son nom et en l'ouvrant. Le champ vide ci-dessous est l'endroit idéal pour les premiers détails. Le champ de commentaires est optimal pour poser des questions, communiquer que vous confiez le projet ou faire des suggestions.

Avoir ces conversations dans Notion permettra également à tout le monde d'accéder aux informations, au lieu de limiter l'accès dans un message direct ou de se perdre dans une discussion de groupe.

Même si vous travaillez seul, utiliser des statuts et vous laisser des commentaires est utile lorsque vous reprenez une tâche.

Décrire un flux de travail en notion avec des listes de contrôle

Si vous aimez la simplicité et préférez simplement informer les autres qu'une tâche est terminée, vous pouvez décrire votre flux de travail à l'aide de colonnes de liste de contrôle. Cela est également un excellent moyen d'économiser de l'espace si vous devez inclure un grand nombre de colonnes dans votre flux de travail. Cependant, il est préférable de les réduire au minimum si vous le pouvez.

Vous ajoutez colonnes de la liste de contrôle de la même manière que vous le feriez sélectionner la colonne en cliquant sur le bouton Ajouter dans le coin supérieur gauche de votre tableau, et tout ce que vous avez à faire est de les nommer.

En les utilisant, vous aurez toujours un aperçu rapide de l'endroit où vous et votre équipe en êtes avec les tâches, avec un aspect de texte légèrement moins encombré dans les statuts. C'est particulièrement intéressant pour les équipes qui souhaitent que le niveau de priorité se démarque de tout le reste.

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De plus, vous pouvez toujours communiquer dans les commentaires, bien sûr, mais le statut de chaque étape n'est pas le point central, juste qu'il soit terminé ou non.

Autres éléments que vous voudrez peut-être inclure dans votre flux de travail Notion

Certaines autres colonnes que vous voudrez peut-être inclure dans votre flux de travail Notion sont un colonne de liens si vos projets sont dans un lecteur ou un logiciel en ligne ou un rubrique fichiers et médias si vous remettez des documents dans les deux sens.

Si vous trouvez que vous ne voulez pas une propriété particulière pour apparaître sous forme de colonne dans votre base de données, gardez à l'esprit que vous pouvez la masquer de votre table, mais elle apparaîtra toujours dans la liste des propriétés lorsque vous cliquerez sur un projet.

L'ajout de notes à la page au-dessus ou au-dessous de votre tableau vous aidera également, vous et vos collègues, à apprendre et à mémoriser les étapes de votre flux de travail.

Cela est particulièrement utile pour l'intégration de nouveaux membres de l'équipe, car ils connaîtront toutes les étapes et vos instructions leur indiqueront exactement ce qu'ils doivent faire lorsqu'ils atteindront la suivante.

Entrez dans un rythme avec Notion

En décrivant un flux de travail dans Notion, vous éliminez les conjectures d'un processus et décomposez des projets plus importants en étapes plus petites et organisées. De cette façon, vous et votre équipe aurez tout au même endroit, et personne n'aura besoin de chercher.

Si vous n'avez pas encore découvert Notion, sa personnalisation et sa simplicité vous permettent de gérer n'importe quel projet. Cependant, si vous vous sentez coincé, vous pouvez commencer avec certains de ses nombreux modèles et apprendre au fur et à mesure.

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