La planification Calendly est-elle impolie? Pas si vous partagez votre lien poliment !

Quel est votre outil de planification de réunion préféré? Calendly est l'un des plus populaires, et il a reçu beaucoup d'attention sur Twitter vers la fin du mois de janvier. Le drame s'est déroulé lorsque Sam Lessin, ancien vice-président de la gestion des produits chez Facebook, a tweeté à propos du pratique d'envoyer un lien Calendly comme "l'affichage le plus brut / nu de la dynamique du capital social dans affaires."

Comment le drame Calendly s'est déroulé sur Twitter

Lessin reconnaît la tentation d'être efficace en utiliser les liens Calendly pour la planification. Mais à son avis,

"Lorsque quelqu'un vous envoie un lien Calendly et vous demande de vous inscrire sur son calendrier, il vous dit que vous sont moins importants qu'eux/et que TOUTES leurs réunions actuelles sont "plus importantes" que tout ce dont vous avez besoin pour."

Le tweet de Lessin a attiré une large attention et a suscité un débat à grande échelle sur la culture de la prise de rendez-vous. Pourtant, Calendly n'a certainement pas souffert de cette exposition, son PDG Tope Awotona répondant le lendemain.

Comment fonctionne Calendly ?

Calendement élimine la difficulté d'organiser des réunions. Il n'est pas nécessaire d'envoyer plusieurs e-mails pour convenir d'une heure de rendez-vous mutuellement convenable. Au lieu de cela, vous définissez votre disponibilité dans le logiciel et créez des créneaux lorsque vous êtes libre de vous rencontrer.

Ensuite, vous annoncez votre disponibilité en partageant votre lien Calendly avec les destinataires, afin qu'ils sachent quand vous pouvez leur consacrer du temps. Le résultat? Moins de temps à s'enliser avec des difficultés de planification et plus de temps préparer une réunion productive.

En rapport: Comment planifier des réunions et des tâches à l'aide de Calendly

Meilleurs conseils d'étiquette lors de l'utilisation de Calendly

Mais Sam Lessin n'est pas la première personne à suggérer qu'envoyer à quelqu'un un lien de planification pourrait être impoli. Calendly lui-même a un eBook gratuit sur l'étiquette appelé "Rendre la planification humaine: le guide Calendly de l'étiquette."

Donc, si vous souhaitez profiter des avantages et de l'efficacité des logiciels de planification mais que vous ne voulez pas offenser, suivez ces conseils pour rester du bon côté des destinataires de vos réunions.

1. Adoptez un ton accessible

Soyez conscient de la façon dont vous formulez une invitation à utiliser votre lien Calendly. Évitez d'être trop direct ou de donner l'impression que vous n'appréciez pas l'emploi du temps de l'autre personne. Au lieu de cela, concentrez-vous sur la mise en évidence de la commodité de utiliser Calendly pour trouver le meilleur moment pour votre rendez-vous.

Exemple: "J'aimerais déballer cela plus en détail avec vous. Si vous souhaitez organiser une réunion, voici mon lien de planification, afin que vous puissiez choisir l'heure qui vous convient le mieux. Au plaisir de parler avec vous."

2. Être flexible

Montrez votre volonté d'accommoder l'emploi du temps de l'autre personne même s'il ne correspond pas à ce qui est disponible sur votre Calendly.

Exemple: "N'hésitez pas à partager le meilleur moment pour une réunion, ou vous pouvez également choisir parmi mon Calendly si c'est plus facile pour vous ?"

Notez que vous ne dites pas que votre lien Calendly est le seul moyen de bloquer votre temps. Mais c'est un excellent point de départ qui fonctionne souvent.

3. Incorporation d'e-mails

Si vous envoyez un e-mail pour planifier votre réunion, pourquoi ne pas intégrer votre lien Calendly dans le corps de votre message? C'est plus poli que de diriger quelqu'un vers le système de réservation de votre site Web, car il y a moins de clics pour fixer une heure de rendez-vous avec vous.

Pour intégrer des heures dans vos messages, procédez comme suit :

1. Cliquer sur Type de réunion > Partager.
2. Choisir Ajouter des heures à l'e-mail et sélectionnez les dates et heures que vous souhaitez offrir.
3. Cliquez sur Continuer > Copier les horaires dans le presse-papiers.
4. Puis Pâte ceux-ci dans le corps de votre message électronique.

N'oubliez pas d'humaniser votre planification

Sachez qu'il peut toujours y avoir des gens d'affaires qui sont offensés par la planification des réunions. Lessin "ne cliquera jamais sur votre Calendly... jamais (à moins que vous ne soyez peut-être le président des États-Unis)."

Mais la plupart des collègues, clients et autres participants aux réunions reconnaissent les avantages de Calendly, tant que vous restez poli et humain dans votre approche.

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