Comment planifier facilement un projet avec Dropbox Paper

La planification de projet peut être fastidieuse et écrasante, en particulier lorsqu'elle nécessite que toute votre équipe collabore sur des tâches distinctes, des sessions de brainstorming, etc.

Heureusement, il existe des outils technologiques qui peuvent simplifier le processus de planification de projet. Et le meilleur de tous, certains d'entre eux sont gratuits. Dropbox Paper est un outil gratuit de création et d'édition de documents proposé via Dropbox. Tout ce dont vous avez besoin est un compte Dropbox.

Planifier des projets avec Dropbox Paper

Papier Dropbox dispose de tous les outils dont vous avez besoin pour planifier facilement et rapidement des projets. Par exemple, vous pouvez utiliser l'outil de chronologie pour définir des dates pour les tâches et pour visualisez l'ensemble de votre projet.

Vous pouvez également créer des listes de tâches et marquer des membres d'équipe spécifiques qui sont responsables de chaque tâche. La meilleure partie? Vous pouvez faire tout cela dans un seul document, ce qui facilite le suivi de tous les détails.

Dropbox Paper est convivial pour les brainstormings

Avant de plonger, nous voulons partager ceci: vous n'avez pas besoin d'avoir défini l'intégralité de votre projet avant d'utiliser ces outils. Aussi, vous voudrez peut-être en savoir plus sur ce qu'est réellement Dropbox Paper.

Il est facile de collaborer avec votre équipe pour réfléchir à des projets au fur et à mesure que vous les planifiez. Tous les membres de votre équipe peuvent consulter et modifier des documents Dropbox Paper en même temps.

Élaboration de chronologies à l'aide de la chronologie du projet

Tout d'abord, créons une chronologie de projet de base. Ouvrez un nouveau document Dropbox Paper et nommez-le en fonction de votre projet. Ensuite, suivez ces étapes :

1. Au bas de votre document, vous verrez la barre d'outils Dropbox Paper. Sélectionnez l'icône de la chronologie, qui ressemble à un calendrier miniature.
2. Votre chronologie apparaîtra. Ensuite, sélectionnez la flèche à côté de 2 semaines pour choisir la durée de votre projet.

Définir des jalons

L'étape suivante consiste à définir les jalons du projet que vous souhaitez que votre équipe réalise au cours du projet. Faire cela:

1. Survolez la date, et un Icône de drapeau apparaîtra. Sélectionnez-le.
2. Nommez votre jalon.

Si vous entrez un jalon de manière incorrecte ou si vous souhaitez simplement en supprimer un, cliquez sur le jalon dans la chronologie et sélectionnez l'icône de la corbeille.

Ajout de tâches

Avec tous vos jalons entrés, vous voudrez maintenant passer en revue et ajouter des tâches spécifiques avant la date d'échéance. Ce sont les tâches que vous devez accomplir pour atteindre chaque étape.

1. Survolez l'espace vide sous chaque date pour faire apparaître une zone grise. Sélectionnez-le pour ouvrir le Fenêtre Nouvel élément.
2. Entrez le nom de votre tâche et ajoutez une description de la tâche si nécessaire.
3. Attribuez la tâche en sélectionnant le Attribuer l'icône (le corps entouré d'un cercle).

Si vous souhaitez attirer l'attention sur des tâches spécifiques, vous pouvez les coder par couleur en sélectionnant l'icône Icône palette en haut à droite de la fenêtre. Par exemple, vous pouvez colorer les tâches hautement prioritaires en rouge.

Organisation des tâches à l'aide de la liste des tâches

Si vous souhaitez renoncer à la chronologie, vous pouvez utiliser l'outil Liste de tâches. Vous pouvez également utiliser la liste des tâches avec l'outil Chronologie pour mieux organiser les tâches du projet.

Par exemple, vous pouvez placer des jalons clés dans la chronologie et vos tâches avec des dates dans la liste des tâches. Lorsque les tâches sont terminées, il vous suffit de cocher la case à côté de la tâche.

Pour configurer une liste de tâches :

1. Sélectionnez le Icône Liste de tâches (qui ressemble à une coche) dans la barre d'outils en bas de l'écran.
2. Entrez le nom de votre tâche.
3. Sélectionnez la date et entrez une date.
4. Si vous souhaitez attribuer la tâche à un membre de votre équipe, sélectionnez le Attribuer l'icône et entrez son nom ou son email.

C'est ça! Si vous souhaitez faire des commentaires sur des tâches spécifiques, vous pouvez le faire en sélectionnant le Icône de commentaire (qui ressemble à une bulle de dialogue) à côté de la tâche.

Fonctionnalités supplémentaires pour la planification de projet

Après avoir rempli le calendrier de votre projet et votre liste de tâches, vous êtes sur la bonne voie pour planifier le projet parfait. Si vous souhaitez aller encore plus loin dans la planification de votre projet, voici quelques fonctionnalités supplémentaires qui pourraient vous être utiles.

Marquage de documents

Avez-vous plusieurs documents pour chaque projet sur lequel vous travaillez? Cela peut rapidement devenir déroutant et frustrant pour votre équipe. Le moyen le plus simple d'organiser vos documents de projet est d'utiliser le balisage.

Le balisage (#) vous permet de placer une balise sur vos documents et fichiers, afin que vous puissiez les retrouver facilement dans la recherche. Pour baliser vos documents :

1. Recherchez le document ou le fichier que vous souhaitez marquer dans Dropbox et sélectionnez-le.
2. Dans la fenêtre de droite, ajoutez une balise dans le Ajouter une balise boîte.
3. Utilisez des balises descriptives pour votre projet. Par exemple, #March2022MarketingCampaign fonctionnerait dans cet exemple.

Lorsque vous souhaitez rechercher des documents avec vos balises, saisissez la balise dans la barre de recherche Dropbox.

Modèle de planification de projet

Vous ne voulez pas avoir à créer un projet dans Dropbox à partir de rien? Dropbox simplifie les choses avec le modèle de planification de projet que vous pouvez trouver ici.

Sélectionnez simplement Utilise le modèle, et le modèle s'ouvrira dans votre compte Dropbox Paper. Ce modèle comprend à la fois une liste de tâches et un calendrier, ainsi que d'autres informations telles que des informations sur le projet.

Remplissez vos informations et vous serez prêt à partir. Il est également entièrement modifiable, vous pouvez donc apporter des modifications pour répondre à vos besoins spécifiques.

Un autre excellent moyen de conserver vos fichiers de projet ensemble consiste à lier ces fichiers à votre document de projet principal.

Pour utiliser cette fonction, ouvrez votre document de planification de projet. Ensuite, suivez ces étapes :

1. Dans la barre d'outils, sélectionnez le Icône Insérer des fichiers Dropbox, qui ressemble à une boîte ouverte.
2. À l'aide de la barre de recherche, localisez le fichier que vous souhaitez insérer dans votre document. Cela pourrait être n'importe quoi, des contrats aux présentations. Vous pouvez également télécharger des documents en sélectionnant Télécharger des fichiers.
3. Mettez le document en surbrillance et sélectionnez Choisir.
4. Le fichier, le document ou l'image sera inséré dans votre document. Vous pouvez également cliquer sur le fichier pour l'ouvrir davantage et l'afficher en plein écran.

Que pouvez-vous faire d'autre avec votre compte Dropbox ?

Dropbox Paper est un excellent outil pour tout, de la planification de projets à la création de documents complets avec des visuels. Alors, que pouvez-vous faire d'autre avec votre compte Dropbox? Le ciel est la limite.

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