6 conseils de gestion du temps pour organiser votre propre charge de travail

Les emplois, où vous obtenez une autonomie sur ce que vous faites, sont parfaits si vous n'aimez pas qu'on vous dise quoi faire et offrent beaucoup de satisfaction. Cependant, la liberté s'accompagne de la nécessité d'organiser et de gérer son propre travail.

Cela nécessite des compétences en matière de gestion du temps et des tâches, et ce n'est pas nécessairement quelque chose qui vient naturellement. Examinons quelques moyens fiables de renforcer vos capacités dans ce domaine et de commencer à prendre en charge efficacement votre propre charge de travail.

1. Prenez l'habitude d'utiliser un calendrier

S'appuyer uniquement sur votre mémoire pour suivre votre emploi du temps est ouvert à d'énormes quantités d'erreurs humaines. Le moyen le plus simple de maîtriser une bonne gestion du temps est d'utiliser un calendrier pour tout et de le faire régulièrement.

Il existe de nombreuses applications de calendrier numérique que vous pouvez utiliser, telles que Perspectives et Google Agenda. De plus, vous pouvez opter pour Tweek, si vous préférez un planificateur basé sur les tâches.

En rapport: Comment classer par couleur votre calendrier Outlook

L'objectif est de tout mettre dans votre calendrier, y compris les réunions, les travaux et les événements, et essentiellement tout ce que vous savez que vous devez faire. S'il y a quelque chose que vous savez que vous pourriez oublier, mettez-le dedans. C'est une bonne pratique de remplir votre calendrier le plus tôt possible, alors réservez du temps au début de votre semaine pour le faire.

2. Organisez vos e-mails dans des dossiers

Garder tous vos e-mails dans votre boîte de réception peut créer le chaos, surtout si vous avez besoin de trouver un e-mail entrant important à une date ultérieure. Pour remédier à cela, vous devez organiser vos e-mails dans des dossiers pertinents.

Les dossiers que vous créez doivent être spécifiques à votre travail et à votre rôle, et vous permettre de trouver rapidement des informations. Cela peut inclure des dossiers pour les projets, les annonces et mises à jour de l'entreprise, les membres de l'équipe, les e-mails dont vous avez besoin pour le suivi, etc.

Il est préférable d'éviter de supprimer les e-mails liés au travail, car même si quelque chose ne semble pas pertinent maintenant, cela ne signifie pas qu'il ne le sera plus à l'avenir.

Vous ne verrez peut-être pas immédiatement l'avantage d'organiser les communications de cette manière, mais à long terme, cela vous aidera à garder le contrôle de votre charge de travail.

3. Organisez votre lecteur de fichiers

Il n'y a rien de plus préjudiciable à votre productivité qu'un lecteur de fichiers contenant des centaines de fichiers en vrac. Cela rend difficile et écrasante la recherche de ce dont vous avez besoin, ce qui entraîne de la procrastination et de l'évitement.

Tout comme pour vos e-mails, il est important d'organiser vos fichiers dans des dossiers afin que vous puissiez rester au top de votre travail. Essentiellement, vous ne devriez pas avoir de fichiers qui ne soient pas stockés dans un dossier dédié.

En rapport: Outils productifs pour améliorer la concentration dans les bureaux distrayants

Cela ne vous rendra pas automatiquement meilleur dans la gestion de la charge de travail, mais cela vous aidera à gérer votre temps et à rester cohérent. Avez-vous déjà entendu le dicton "une maison bien rangée est un esprit bien rangé"? Il en va de même pour votre espace de travail numérique !

4. Gardez une trace de votre travail

Avoir de l'autonomie au travail signifie que l'on s'attend à ce que vous gardiez une trace de vos propres tâches en cours et de la façon dont cela s'intègre dans l'effort d'équipe plus large. Par conséquent, il va sans dire que vous avez besoin d'un moyen pratique de le faire.

Vous pouvez créer une feuille de calcul qui répertorie tous les progrès de votre travail, des clients avec lesquels vous travaillez à la planification du projet. Microsoft Excel et Google Sheets proposent de nombreux modèles que vous pouvez utiliser ou vous pouvez en créer un à partir de zéro. Idéalement, votre feuille de calcul devrait vous permettre de surveiller :

• Quel est le travail.
• Délais.
• Indicateurs de progrès.
• Tâches qui lui sont associées.

Alternativement, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion du travail, comme Asana, cela fait un peu d'organisation pour vous. Quelle que soit la manière dont vous choisissez de suivre votre travail, si vous êtes seul responsable de votre charge de travail, il est essentiel que vous disposiez d'une sorte d'aperçu visuel.

En rapport: Hacks Asana que vous devez savoir

5. Hiérarchisez efficacement vos tâches

Lorsque personne ne vous dit quoi faire, vous devez déterminer quelles tâches ont la priorité sur les autres. Cette compétence est souvent celle avec laquelle les gens ont le plus de difficultés, car elle nécessite de réfléchir à la situation dans son ensemble et d'anticiper les résultats futurs.

Heureusement, il existe des méthodes éprouvées pour ce faire, pour vous aider. le Méthode MoSCoW vous aide à classer les tâches en tâches indispensables, à avoir, à avoir et à ne pas avoir. Il s'agit d'un système à plusieurs niveaux qui vous permet de déterminer quelles tâches sont essentielles et lesquelles ne le sont pas.

le Matrice d'Eisenhower est une autre méthode qui catégorise vos tâches dans une grille 2x2: urgente, importante, non urgente et non importante. Par conséquent, si votre tâche tombe dans la case Urgent/Important, cela signifie que vous devez la faire maintenant. Alors que s'il tombe dans la case Pas urgent/Pas important, vous pouvez probablement l'ignorer, pour l'instant.

6. Gagnez du temps sur les tâches répétitives

Les gens passent environ 25 % de leur temps au travail sur des tâches répétitives; c'est une énorme portion de temps, et c'est incroyablement inefficace. Il peut s'agir d'e-mails que vous envoyez dont le contenu est identique ou de blocs de texte que vous écrivez dans des rapports.

La bonne nouvelle est que vous pouvez automatiser ce travail de routine en utilisant le Extension Chrome de l'extenseur de texte magique. C'est une application gratuite qui vous permet de créer jusqu'à 10 raccourcis au lieu d'écrire le même texte encore et encore.

En rapport: Tâches quotidiennes que vous pouvez automatiser à l'aide de Zapier

Le déclencheur de raccourci peut être une combinaison de symboles et de lettres. Lorsque vous les tapez, il produit automatiquement le texte intégral dont vous avez besoin. Par exemple, en tapant #rapport produira le rapport squelette complet, et vous pouvez simplement entrer et modifier tous les détails pertinents.

Restez au top de votre charge de travail

Il est très facile de se désorganiser et de faire des erreurs lorsqu'il s'agit de gérer sa propre charge de travail. Par conséquent, il est essentiel de s'assurer que tout est en place pour minimiser cela.

En tant qu'êtres humains, nous ne pouvons stocker qu'une quantité limitée d'informations dans notre cerveau, alors ne vous encombrez pas d'essayer de vous souvenir de tout. En utilisant les conseils explorés ici, vous serez sur la bonne voie pour gérer efficacement votre propre charge de travail, et avec le temps, cela deviendra une seconde nature.

4 applications de tableau numérique pour la collaboration et la planification de projets

Les tableaux de collaboration numérique sont la voie à suivre, mais lequel devriez-vous utiliser? Voici les meilleures applications pour la collaboration et la planification de projets.

Lire la suite

A propos de l'auteur