Comment utiliser la vue Tableau dans le calendrier de Microsoft 365

Tout le monde a parfois du mal à trouver des informations, même dans ses propres systèmes de fichiers et applications. Le calendrier dans Microsoft 365 pour le web inclut un outil souvent négligé qui peut vous aider.

Board View vous permet de gérer votre emploi du temps et vos tâches en un seul endroit tout en pouvant accéder rapidement aux fichiers, notes et objectifs associés. Il exécute bon nombre des mêmes tâches liées à la gestion de projet que Trello et OmniFocus. Mais pour les personnes qui utilisent Microsoft 365, il peut servir de moteur organisationnel.

Comment utiliser la vue Tableau dans Microsoft 365

Board View est disponible dans Microsoft 365 sur le web. Ouvrez le calendrier Outlook et cliquez sur n'importe quel voir vous utilisez (jour, semaine, mois). Au bas du menu déroulant, vous verrez Planche.

Cliquer sur Défaut pour afficher votre calendrier principal et toutes vos tâches. Alternativement, vous pouvez cliquer sur Nouveau Conseil pour créer un conseil axé sur un projet spécifique.

La vue tableau ouvre un canevas sur lequel vous pouvez cliquer pour vous déplacer. Vous pouvez zoomer avec Ctrl + ] et dehors, Ctrl + [. Utile, Board View dispose de nombreux raccourcis clavier pour naviguer rapidement.

Vous verrez probablement quelques widgets préchargés lors du chargement du canevas. Vous pouvez les redimensionner et les déplacer sur le canevas. Pour ajouter plus de widgets, cliquez sur Ajouter au tableau en haut à gauche. Vous verrez les widgets suivants dans la liste déroulante :

• Calendrier
• Noter
• Liste de tâches
• Collection
• But
• Fichier
• Lien
• Temps
• L'horloge
• La personne
• Lieu

Cliquez sur l'un de ces widgets pour les ajouter au canevas. Pour supprimer un widget, cliquez sur le trois points sur son dessus et sélectionnez Retirer du tableau.

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Chacun des widgets Board View a ses propres utilisations pour la gestion de projet.

1. Calendrier

Le widget de calendrier peut sembler explicite. Vous pouvez changer de vue pour voir votre ordre du jour général, semaine de travail, semaine ou mois. Un examen plus approfondi révèle d'autres possibilités de personnalisation à noter.

Il n'y a pas seulement la possibilité de créer un calendrier pour un projet spécifique. Vous pouvez vous abonner à un calendrier en dehors de Microsoft 365 via un lien ou télécharger un calendrier à partir d'un fichier .ics.

En clin d'œil à la nature géographiquement dispersée du travail moderne, il est possible d'ajouter des jours fériés internationaux de pays du monde entier. Fonction de planification particulièrement utile, cela signifie que les travailleurs basés aux États-Unis ne doivent plus être surpris de découvrir que leurs collègues européens sont à nouveau absents du bureau lors d'un autre jour férié !

Vous pouvez également ajouter des calendriers pour les émissions de télévision et les sports que vous suivez, utile pour décider ce qui pourrait valoir la peine d'être regardé.

2. Noter

Les notes créées dans la vue Tableau apparaîtront également dans votre flux OneNote. Vous pouvez effectuer une mise en forme de base du texte de chaque note et insérer une image. Il est même possible de rendre votre tableau un peu plus vivant en changeant la couleur de chaque note.

Vous pouvez également attribuer une date d'échéance aux notes. Marquez-le comme terminé ou supprimez la date d'échéance, le tout dans la vue Tableau.

3. Liste de tâches

Le widget Liste des tâches est destiné à servir de hub, affichant les tâches enregistrées dans l'application To Do de Microsoft et les notes avec les dates d'échéance. La liste des tâches se synchronise avec To Do, vous pouvez donc voir les tâches d'un tableau donné dans cette application. Chaque conseil reçoit sa propre liste.

Les tâches que vous créez dans une liste d'affichage du tableau dans To Do seront synchronisées avec cette liste de tâches, l'un des rares éléments compatibles avec les appareils mobiles de cet outil, comme nous le verrons ci-dessous.

4. Collection

Vous pouvez créer une collection pour regrouper les widgets associés. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez sur un projet en plusieurs étapes ou sur une longue période.

Après avoir placé une collection sur le canevas, vous pouvez y faire glisser d'autres widgets. La collection s'agrandit au fur et à mesure que vous ajoutez des widgets. Vous pouvez nommer chaque collection que vous créez.

5. But

Cette fonctionnalité vise à vous garder concentré. Vous pouvez ajouter des objectifs à votre canevas Board View ou à des collections individuelles.

Attribuez une date d'échéance et un compte à rebours avec le nombre de jours restants apparaîtra. L'objectif sera automatiquement ajouté à votre calendrier. Vous pouvez également modifier la couleur de fond de chaque objectif.

6. Des dossiers

Vous souhaitez accéder à un fichier spécifique? Vous pouvez l'ajouter sous forme de vignette et créer un lien directement vers le canevas ou une collection.

Il s'agit d'un véritable gain de temps, car il évite de cliquer dans OneDrive ou même de rechercher un fichier par son nom. Si vous collaborez avec des collègues ou des membres de votre famille, vous pouvez vous assurer qu'ils ont accès au bon fichier en le plaçant directement sur la toile.

Ici, vous pouvez placer un lien sur la toile. Le titre de la page et une image sont tirés sur le tableau. Encore une fois, l'utilité ici est de mettre les informations pertinentes pour votre projet en un seul endroit, ce qui rend la fonction de lien agréable à avoir.

8. Météo et horloge

Ces deux sont parfaits lorsque vous travaillez avec une équipe dispersée à l'échelle internationale. Vous pouvez ajouter la météo actuelle et l'heure locale à un autre endroit.

Des fonctionnalités comme celles-ci peuvent au mieux vous donner un contexte sur une autre personne, et au moins vous assurer de ne pas l'appeler au milieu de la nuit.

9. La personne

Vous souhaitez contacter cette personne rapidement? Vous pouvez ajouter leurs coordonnées directement dans le canevas, en quelques clics seulement. La fonctionnalité est particulièrement utile si vos projets impliquent un support externe ne figurant pas dans l'annuaire de l'entreprise.

10. Lieu

La fonction de localisation est également utile pour comprendre la situation des autres, car elle vous permet d'enregistrer des adresses directement dans le canevas. Vous pouvez ensuite copier l'adresse ou ouvrir les directions vers l'emplacement à l'aide de Bing Maps.

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La vue du tableau fait défaut sur le mobile

Board View possède de nombreuses fonctionnalités de gestion de projet puissantes. Cependant, un écueil majeur est le manque d'intégration mobile, même si l'outil est censé donner un aperçu à 360 degrés de ce que vous devez faire.

Vous pouvez voir les tâches de la vue tableau dans les tâches, les objectifs dans le calendrier et les notes dans OneNote. Pourtant, ne pas avoir d'option mobile pour Board View donne l'impression d'être un outil encore en développement.

Le fait de ne pas disposer d'une forte capacité mobile pour un outil qui inclut des fonctionnalités de localisation renforce cette impression et soulève des questions sur l'engagement de Microsoft à maintenir Board View. Heureusement, Microsoft n'est pas si prompt à tuer les outils, contrairement à son concurrent Google, tristement célèbre pour démarrer des projets puis les tuer.

La vue du tableau rassemble tout

Board View offre un aperçu immersif de vos projets en un seul endroit. Bien que l'absence d'une application mobile dédiée soit frustrante, si vous utilisez Microsoft 365 sur le Web, c'est un outil riche en fonctionnalités pour gérer ce que vous devez faire.

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