Comment définir des jalons de projet pour une productivité accrue

Commencer un projet sans jalons, c'est comme travailler toute la journée sans pause. En plus de vous épuiser, vous vous ennuierez à mourir.

Les jalons du projet vous donnent des raisons d'être enthousiasmé par votre projet, même lorsque la fin est loin. Ils vous montrent les récompenses de vos efforts et vous incitent à travailler plus dur.

Dans cet article, nous discuterons de l'importance des jalons du projet et de la manière de définir des jalons de projet efficaces pour réussir.

Qu'est-ce qu'un jalon de projet ?

Les jalons du projet sont des points spécifiques qui indiquent quand un événement, une phase ou un objectif est terminé dans un projet. Des jalons efficaces vous aident à suivre un projet et les éléments nécessaires pour le terminer.

Les jalons du projet couvrent toute la durée de vie d'un projet, du début à la fin. Tout comme les panneaux de signalisation sur la route, ils vous incitent à terminer un projet.

Certains exemples courants de jalons de projet sont l'approbation du projet, le financement du projet et la constitution des membres de l'équipe de projet.

Pourquoi les jalons du projet sont-ils importants ?

Les jalons sont les piliers qui maintiennent un projet réussi. Sans jalons de projet, votre projet pourrait commencer à se sentir fatigant ou ennuyeux. C'est le cas, en particulier pour les grands projets qui prennent beaucoup de temps à exécuter. Les jalons du projet font partie des éléments qui maintiennent la motivation de votre équipe tout au long du parcours.

Voici quelques exemples de l'importance des jalons du projet.

1. Collaboration efficace

Avoir des jalons dans un projet vous aide à déléguer des tâches pour cocher les jalons. Au lieu d'avoir des membres de l'équipe qui restent inactifs, ils seront constamment impliqués, apportant des contributions positives au projet.

Il y aura une augmentation de la productivité lorsqu'il y aura collaboration au sein de l'équipe, et chacun sait ce qu'il doit faire à chaque instant. Les résultats seront évidents dans leurs performances.

Les jalons qui impliquent des tests et des inspections encourageront les employés à gérer correctement leurs tâches pour réussir le test.

2. Maintenir des normes élevées

Quelle norme souhaitez-vous atteindre dans votre projet? Viser une norme particulière dans le résultat final de votre projet sans jalons n'est pas faisable. Il est plus facile de respecter les normes convenues lorsque vous les mesurez à différentes étapes.

Assurez-vous que les étapes atteignent les normes établies avant de les cocher comme terminées. Vous ne pouvez pas atteindre les normes établies lorsque la qualité des jalons est inférieure aux attentes.

3. Prendre des décisions de gestion éclairées

Fixer des jalons vous aide à prendre de meilleures décisions de groupe pour terminer votre projet à temps. Vous connaîtrez les étapes à suivre, les ressources nécessaires et le temps dont vous avez besoin pour le projet. Être conscient de ces facteurs importants réduira la paresse et la perte de temps.

Votre équipe peut aller de l'avant avec un projet même en votre absence car elle sait qu'elle a les ressources pour prendre les bonnes décisions. Cela améliorera également la productivité et rendra votre équipe plus orientée vers l'action.

4. Identifier les défis possibles

Un moyen efficace de résoudre un problème consiste à identifier le problème à l'avance, et les jalons vous aident à le faire. Les défis au sein de votre projet peuvent être un budget insuffisant, un manque de ressources ou de membres de l'équipe.

Vous pouvez identifier les défis qui peuvent entraver la réussite d'une étape et les relever immédiatement. Si vous négligez ces défis, les conséquences peuvent survenir au moment où vous vous y attendez le moins.

5. Motiver l'équipe

La motivation des équipes est essentielle à la réussite d'un projet. En tant que chef de projet, vous devez motiver votre équipe pour continuer à pousser, et vous pouvez le faire avec des jalons.

Les jalons révèlent l'étape actuelle d'un projet et encouragent l'équipe à faire plus d'efforts pour le terminer. En l'absence de jalons, votre équipe ne peut pas mesurer ses performances.

6. Surveiller les délais

Vous souhaitez avoir le contrôle sur les délais de votre projet? Les jalons vous permettent de savoir quand vous devez commencer et terminer une tâche particulière. Le suivi de votre projet vous permettra de respecter le délai et terminer les tâches sans pression inutile.

Ne pas contrôler vos délais peut entraîner une faible productivité et vous finirez par ne pas terminer le projet.

5 conseils pour définir des jalons de projet efficaces

Avant de finaliser les jalons de votre projet, vous devez vous assurer qu'ils sont réalistes et réalisables. Fixer des jalons pour vous exciter est contre-productif. Vous serez déçu si vous ne pouvez pas accomplir les jalons, et cela affectera votre attitude envers l'ensemble du projet.

Voici quelques conseils pour définir des jalons de projet efficaces.

1. Choisissez le bon moment

Avoir vos jalons trop proches les uns des autres crée un faux sentiment de progrès. Espacez suffisamment vos jalons pour que les résultats soient significatifs pour l'ensemble du projet.

Assurez-vous que vos jalons sont stimulants et prenez un certain temps pour les terminer. Cependant, ne les éloignez pas trop car cela pourrait entraîner une perte de motivation.

Vous ne savez pas comment espacer votre projet? Utilisez un outil comme ProofHub pour diviser votre projet en plusieurs jalons et suivre le temps d'exécution.

2. Viser la progression

Pour que vos jalons soient efficaces, vous devez vous assurer qu'ils vous rapprochent de plusieurs étapes de la fin de votre projet. Une bonne étape vous déplace du point A au point B. Si un jalon vous laisse au même endroit, il n'est pas progressif.

Pour rendre vos jalons progressifs, vous devez vous assurer qu'ils ne se chevauchent pas. Chaque jalon doit être indépendant d'un autre. Utilisez des outils de gestion de projet comme Brightpod pour vous assurer que vos jalons ne se chevauchent pas pour maintenir le flux de travail en mouvement.

3. Simplifiez les jalons

Les jalons les plus efficaces sont simples et facilement compréhensibles par tous les membres de l'équipe. Si les membres de l'équipe ne comprennent pas les composants d'un jalon et comment l'accomplir, ils auront du mal à le faire.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que Planificateur d'étapes pour simplifier vos jalons en éléments complets pour une compréhension facile.

4. Créer une accessibilité facile

En tant que chef de projet, vous devez toujours mettre les jalons de votre projet à la disposition des membres de votre équipe. Le masquage d'une partie du jalon entraînera un retard dans le flux de travail. À moins qu'il ne s'agisse d'un projet privé, gardez vos jalons ouverts afin que les membres de l'équipe suivent la progression. Ils exerceront plus de pression pour atteindre des jalons proches.

Utiliser un outil de gestion de projet comme Kissflow pour mettre les jalons de votre projet à la disposition des membres de votre équipe. Ils peuvent accéder à distance à tout moment au tableau de bord de votre projet sur son stockage basé sur le cloud.

Les jalons de votre projet ne seront pas efficaces si personne ne les prend au sérieux. Faites comprendre aux membres de votre équipe l'importance d'accomplir chaque étape en les tenant responsables.

Si l'équipe ne parvient pas à atteindre un jalon, quelqu'un ou un groupe de personnes doit en être tenu responsable. Sinon, vos employés seront réticents à faire le travail.

Restez motivé avec les jalons du projet

La satisfaction qui accompagne la réussite d'un projet n'a pas de prix. Les membres de l'équipe se sentiront si fiers d'eux-mêmes pour avoir fait un excellent travail.

Les jalons du projet sont des indicateurs que vous et votre équipe êtes sur la bonne voie. Lorsque le projet devient difficile et que vous avez envie d'arrêter, les étapes que vous avez franchies vous motiveront à continuer. Si vous pouvez accomplir ces jalons, vous pouvez accomplir ceux qui vous attendent.

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