Les meilleures utilisations du champ de recherche Microsoft 365

Le champ de recherche Microsoft est plus puissant que vous ne le pensez. Vous pouvez l'utiliser pour localiser rapidement des informations, des fichiers et des conseils spécifiques au contexte dans l'application Microsoft 365 dans laquelle vous travaillez déjà.

Il existe plusieurs fonctionnalités de zone de recherche partagées entre les applications Microsoft 365. D'autres fonctionnalités sont plus propres aux applications individuelles. Comprendre les principales fonctionnalités ne peut qu'accélérer votre flux de travail, comme nous en discuterons aujourd'hui.

Qu'est-ce que le champ de recherche Microsoft ?

Grâce à Internet, la quantité d'informations à portée de main est illimitée. Tout ce que vous avez à faire est de trouver ce que vous voulez. C'est ce principe qui rend le champ de recherche Microsoft si utile.

Le champ de recherche vous permet d'accéder plus rapidement aux informations, fichiers, photos ou personnes que vous souhaitez et avec moins de basculement entre les applications et les dossiers.

La zone de recherche est disponible dans les applications Microsoft 365. Vous trouvez la case au-dessus du ruban, avec le mot Rechercher vous invitant à entrer. Certains utilisateurs peuvent ne voir qu'un loupe qui se développe dans la boîte lorsque vous cliquez dessus, en fonction de vos paramètres. Selon votre version de Microsoft 365, la zone de recherche peut s'appeler Dis-moi et avoir un ampoule à la place de la loupe.

Cliquez dans la zone de recherche et les recherches et suggestions récentes apparaîtront dans un menu déroulant. Tapez une seule lettre et les suggestions se repeupleront en conséquence.

La meilleure façon d'utiliser le champ de recherche consiste à taper un seul mot ou une seule phrase. Par exemple, tableau croisé dynamique dans Excel ou vue dans Word. Cela affichera des résultats plus pertinents.

Si vous ne voyez pas ce que vous cherchez, cliquez sur Plus de résultats de recherche. Vous êtes susceptible d'y voir ce que vous voulez.

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Pourquoi utiliser le champ de recherche Microsoft ?

Ignorer cette capacité? En quelques clics, vous pouvez cliquer sur le dossier concerné et ouvrir le fichier de votre choix. De même, quelques clics peuvent ouvrir les informations dont vous avez besoin à partir d'un moteur de recherche basé sur un navigateur.

C'est peut-être vrai.

Mais à quand remonte la dernière fois où vous avez réfléchi au temps qu'il vous faut pour accéder à un dossier ou à un élément d'information? Combien de secondes ou combien de clics? Combien de temps la recherche de fichiers ou d'informations prend-elle à travail concentré dans un environnement de travail déjà distrayant?

C'est probablement plus de temps que vous ne le pensiez au départ, surtout lorsque vous pouvez utiliser une alternative très accessible: sauter dans le champ de recherche, taper un mot ou deux et trouver ce dont vous avez besoin.

Le moteur de recherche sur Microsoft 365 fait partie d'une tendance plus large selon laquelle les ordinateurs font un meilleur usage de ce qu'ils savent sur vous. Les capacités de recherche dans Microsoft 365 et Google Workspace sont désormais si puissantes que plus qu'un niveau superficiel de dossiers pour stocker des fichiers peut sembler démodé.

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Fonctionnalités du champ de recherche Microsoft

La zone de recherche comporte plusieurs fonctionnalités principales qui fonctionnent de manière cohérente dans les applications Microsoft 365.

1. Lieu. Vous trouverez le champ de recherche en haut de l'application, au-dessus du ruban, bien qu'il puisse être minimisé sous la forme d'une loupe, selon vos paramètres. Le raccourci clavier Windows est Alt+Q.
2. Mots ou phrases. Vous pouvez saisir un seul mot ou une phrase dans le champ de recherche et obtenir une gamme de résultats spécifiques au contexte. Par exemple, dans Outlook, la boîte affichera les e-mails avant les documents Word.
3. Mémoire. Le champ de recherche apprendra vos comportements et affichera plus intelligemment des informations pour vous. Vos recherches les plus récentes sont enregistrées, vous pouvez donc y accéder à nouveau rapidement.
4. Conseils. Si vous avez besoin de rechercher comment effectuer une tâche spécifique dans une application, tapez simplement un mot associé à la tâche dans la zone. Vous trouverez un document d'aide ou une vidéo pour vous aider.
5. Recherche Internet. Si vous souhaitez effectuer plus de recherches sur un sujet, saisissez-le dans le champ de recherche et les informations de base apparaîtront dans l'application, ainsi que les résultats de recherche Bing qui s'ouvriront dans un navigateur lorsque vous cliquerez dessus.
6. Définitions. Besoin de saisir rapidement la définition d'un mot? Tapez-le simplement et vous obtiendrez une réponse.
7. Accéder aux fichiers. Tapez le nom d'un fichier et votre appareil le trouvera. Vous pouvez insérer le fichier là où vous travaillez actuellement ou sélectionner des informations à partir de celui-ci que vous copiez.
8. Partage. Taper Partage dans le champ de recherche, et vous pourrez partager un lien vers votre fichier actuel avec des collaborateurs.
9. Actions suggérées. Ces raccourcis spécifiques au contexte vous aident à effectuer plus rapidement les actions recommandées. Ils apparaissent lorsque vous cliquez dans le champ de recherche.
10. Accédez rapidement aux paramètres. Tapez simplement une lettre dans le champ de recherche et vous pouvez accéder rapidement à un paramètre ou à un outil que vous pourriez autrement passer quelques secondes de trop à rechercher. Par exemple, vous souhaitez accéder aux paramètres de paragraphe dans Word, mais vous ne vous souvenez pas exactement où ils se trouvent? Mettre en P et Paramètres de paragraphe apparaîtra.

Fonctionnalités de Microsoft Search Box par application

La zone de recherche présente des fonctionnalités uniques dans chacune des applications Microsoft 365. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples pour vous aider à démarrer.

Perspectives

• Cci. Vous souhaitez ajouter rapidement un Cci à un e-mail? Si vous n'avez pas activé cette fonctionnalité pour qu'elle soit toujours activée, saisissez BCC dans la zone de recherche. Une ligne pour BCC sera ajoutée à l'e-mail.
• Étapes rapides. Avez-vous configuré les étapes rapides pour mieux gérer votre boîte de réception? Tapez la lettre Q dans le champ de recherche et les options Quick Step apparaîtront.
• Insérer un sondage. Besoin d'interroger rapidement un groupe de collègues? Ouvrez un nouvel e-mail, saisissez Voter dans le champ de recherche, utilisez le bouton de vote et choisissez votre style de sondage préféré.

Mot

• Réutiliser le contenu. La possibilité de réutiliser le contenu d'un fichier spécifique se démarque vraiment dans Word. Lorsque vous travaillez dans un document, vous souhaiterez peut-être insérer un peu de texte d'un autre. Utilisez la zone de recherche pour trouver le fichier et ouvrez-le dans le volet de recherche. Cliquez sur les trois points à droite du fichier, avant d'appuyer sur Réutiliser le contenu. Ensuite, copiez et collez le texte dont vous avez besoin dans votre document actuel.
• Vues. Vous pouvez rapidement changer de vue. Tapez "Afficher" dans le champ de recherche et vous verrez des options pour Vue Grille, Page entière, Afficher le quadrillage, Afficher le quadrillage du tableau, et Afficher le plan.

Exceller

• Figer les volets. Tapez F dans le champ de recherche > Figer les volets. Vous garderez visibles les lignes et les colonnes actuellement sélectionnées pendant que le reste de la feuille défile.
• Parlez. Tapez Speak et vous obtenez des options pour parler les cellules par lignes ou colonnes.

Power Point

• Entraîneur conférencier. Tapez "Coach" et vous verrez une action pour sauter dans une session avec Speaker Coach, qui peut améliorer vos compétences de présentation.
• Masque des diapositives. Tapez S dans le champ de recherche > Masque des diapositives et vous êtes prêt à commencer à éditer les diapositives principales, une fonctionnalité notoirement difficile à trouver pour les utilisateurs irréguliers de PowerPoint.

Utilisez la zone de recherche Microsoft pour travailler plus rapidement

Gagnez du temps et arrêtez de parcourir le ruban pour trouver le bon réglage ou de chercher dans les dossiers des fichiers spécifiques. Au lieu de cela, restez dans l'application Microsoft 365 dans laquelle vous travaillez et tapez quelques mots dans la zone de recherche Microsoft pour obtenir des résultats spécifiques au contexte. Vous trouverez ce que vous cherchez beaucoup plus rapidement.

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