Comment éviter la surutilisation des outils de communication et de collaboration

Les outils de collaboration et de communication sont essentiels à la réussite de tout projet, en particulier pour les équipes distantes. Ils contribuent à augmenter la productivité et les connexions entre les employés tout en leur permettant d'accéder aux informations de n'importe où et à tout moment.

Cependant, trop d'options peuvent devenir stressantes, surtout lorsque vous devez commencer chaque journée de travail à jongler entre divers outils pour rester au courant. Cet article explore quelques conseils et outils pour vous aider à utiliser les outils de collaboration plus efficacement.

Surcharger votre équipe de collaboration outils n'est pas la solution pour une meilleure productivité; au contraire, cela peut entraîner :

• Diminuez la productivité, car votre équipe passe plus de temps à rechercher des informations sur plusieurs plates-formes qu'à effectuer des tâches.
• Projets retardés parce que la communication tombe entre les mailles du filet.
• Collaboration réduite car certaines personnes peuvent avoir du mal à se familiariser avec plusieurs plates-formes de collaboration.
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• Accès difficile à l'information lorsque vous en avez besoin.
• Jongler entre de nombreuses applications de collaboration peut conduire à changement de contexte et moindre efficacité.
• Des dépenses inutiles car bon nombre de ces solutions logicielles ont des fonctionnalités qui se chevauchent et nécessitent des frais d'abonnement.

Alors, si les outils de collaboration sont cruciaux pour le travail d'équipe, comment éviter ces problèmes ?

1. Priorisez les besoins de votre équipe et de votre entreprise

Il est important de commencer par réaliser qu'une collaboration efficace n'est pas une question de technologie, mais plutôt de vos employés et de la façon dont ils interagissent pour atteindre des objectifs communs. Les outils de collaboration et de communication interviennent pour permettre et faciliter cela.

Par conséquent, vous devriez commencer par évaluer les besoins de votre entreprise et le type de culture que vous souhaitez créer pour votre équipe. De plus, obtenez une vision claire du type de tâches que votre équipe effectue au jour le jour et des meilleures façons d'interagir les unes avec les autres.

Par exemple, si vous souhaitez favoriser la confiance et la liberté de travailler selon des horaires flexibles, choisissez des solutions numériques qui permettent une communication asynchrone et la collaboration, comme Tourner et Yac, pourrait mieux fonctionner. Ces outils permettent à vos employés de rester concentrés pendant leur chronologie la plus productive.

D'un autre côté, si votre équipe est principalement en déplacement et que vous appréciez la communication en temps réel, les outils qui facilitent la communication synchrone et offrent un accès à la fois sur ordinateur et sur mobile, comme Mou, pourrait être votre meilleure option.

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins et du type de culture que vous souhaitez promouvoir, il est plus facile de réduire le nombre d'options qui correspondent à votre approche de travail. Choisir un outil uniquement parce qu'il est populaire peut modifier par inadvertance la culture et le système d'exploitation de votre entreprise, entraînant des résultats improductifs.

2. Tirez parti des suites d'espaces de travail

Après avoir évalué les besoins de votre entreprise et dans le but de réduire le nombre d'outils de collaboration que vous utilisez, vous pourrait commencer par examiner des plates-formes tout-en-un ou polyvalentes qui offrent une gamme de fonctionnalités nécessaires pour faire fonctionner votre affaires.

Ces solutions sont spécifiquement conçues pour tout rassembler en combinant les fonctionnalités essentielles et fonctionnalités de plusieurs applications sur une seule plate-forme, éliminant ainsi les tracas liés à l'ouverture de plusieurs programmes pour y accéder information.

Ce faisant, ils permettent d'économiser du temps et de l'argent tout en permettant à chacun de faire avancer les choses plus facilement sans manquer aucune mise à jour. Ils sont idéaux pour les petites et moyennes entreprises qui n'ont pas nécessairement besoin des dernières cloches et sifflets, mais plutôt d'une solution simple et directe qui les aide à fonctionner en douceur.

Ces outils vous permettent d'échanger des messages, d'appeler, de prendre des notes, d'attribuer des tâches et même de planifier des projets, le tout à partir d'un seul endroit. Quelques exemples de meilleures suites d'espace de travail qui offrent plusieurs fonctionnalités pour rationaliser votre flux de travail incluent Pic ou Même page. Vous pouvez utiliser l'un de ces outils pour regrouper toutes vos activités.

Supposons que votre organisation se spécialise dans un domaine d'activité spécifique et que votre plateforme polyvalente semble être un « homme à tout faire, maître de rien." Dans ce cas, vous devriez envisager de trouver les meilleures solutions adaptées aux fonctions individuelles qui peuvent être facilement intégrées à chaque autre.

Si la gestion de projet est votre objectif principal, vous voudrez peut-être vous pencher sur des outils dotés de fonctionnalités telles que la création de tâches et affectation, fonctionnalités de recherche robustes, plusieurs vues de tableau de bord, rapports sur l'état du projet et projet modèles.

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Cependant, vous devriez également envisager des solutions de gestion de projet qui offrent des possibilités d'intégration avec d'autres outils, par exemple, Ruche, lundi.com, ou Wrike. De cette façon, vous pouvez utiliser quelques outils adaptés à des fins spécifiques et les connecter pour obtenir des résultats encore meilleurs.

De plus, ces outils sont conviviaux, ce qui permet à chacun de les apprendre et de les utiliser efficacement.

4. Créer un référentiel de connaissances centralisé

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, l'un des principaux inconvénients d'utiliser trop d'outils de collaboration est que les employés perdent un temps précieux sauter d'une plateforme à l'autre pour accéder à des informations ou embêter d'autres collègues avec des questions auxquelles plusieurs réponses ont été apportées fois.

Pour éviter cela, vous pouvez stocker toutes les informations essentielles dans une base de connaissances centralisée facilement accessible de n'importe où. Vous pouvez utiliser un wiki interne de l'entreprise outil comme tétra pour tout conserver, des politiques à l'échelle de l'entreprise et des didacticiels pratiques aux informations spécifiques sur les produits. Toute personne autorisée peut ajouter et modifier des fichiers, créant ainsi une plateforme de collaboration intuitive qui aide les employés à partager des informations entre eux.

L'idée est que chaque membre de l'équipe peut accéder directement à cette base de connaissances pour trouver des informations et obtenir des réponses à toutes les questions ou problèmes qu'ils pourraient avoir.

Commencez dès maintenant votre parcours vers une communication et une collaboration efficaces

Si vous êtes actuellement confronté à trop d'encombrement en ce qui concerne les outils de communication et de collaboration, envisagez de mettre en œuvre les solutions ci-dessus.

En utilisant les meilleures solutions et stratégies numériques de collaboration possibles pour votre entreprise, vous prenez un grand pas en avant pour devenir plus productif, économiser de l'argent à long terme et améliorer les performances globales.

À mesure que vous grandissez et que votre entreprise devient plus exigeante, vous pouvez toujours revoir vos processus pour répondre à vos besoins changeants.

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