Les 5 meilleurs outils de suivi des présences des employés pour votre lieu de travail

Il est très fastidieux de suivre manuellement la présence des employés. Malgré le temps qu'il faut pour conserver les dossiers, il y a toujours des risques d'erreurs. Il est facile de mettre fin aux erreurs et d'économiser du temps et des tracas en utilisant un logiciel de suivi des présences qui automatise le processus.

Avec ces outils, vous pouvez suivre les arrivées et les départs d'un employé, tenir un registre des heures de travail ou gérer les heures supplémentaires, les demi-congés, les jours de congé d'un employé et bien plus encore.

Voici quatre des meilleurs outils de suivi des présences des employés que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd'hui pour votre entreprise.

Le suivi des présences de Zoho People fait passer le suivi des présences au niveau supérieur. Il permet aux employés du bureau de s'enregistrer et de sortir facilement à l'aide de l'application ou du site Web, tandis que les employés distants qui n'ont peut-être pas accès à un appareil autorisé peuvent utiliser la reconnaissance faciale pour s'enregistrer.

La meilleure partie est que Zoho People est intégré à des appareils biométriques, ce qui facilite plus que jamais le suivi des enregistrements et des départs. Chaque fois que la présence d'un employé n'est pas suivie ou mal marquée, on peut demander une régularisation en quelques clics. Les responsables et les employés peuvent voir les heures d'arrivée et de départ, les heures de travail, les jours de congé, etc., dans une simple vue de calendrier.

De plus, en définissant les paramètres de présence sur stricts et indulgents, vous pouvez faire la différence entre les employés surchargés et sous-employés et les tenir responsables en fonction de cela. De plus, la planification des absences permet de marquer facilement les employés absents et de spécifier le type d'absence, comme les congés occasionnels, les congés de maladie, etc.

Comme toutes ces données sont introduites dans le système, vous pouvez également filtrer facilement les employés qui arrivent en retard ou prennent plus de jours de congé afin de pouvoir les signaler aux supérieurs avec des rapports automatiques. Enfin, cet outil fait un excellent travail de calcul des heures de travail totales de l'employé en excluant le jour de congé. Cela rend le processus de paiement plus efficace.

La version gratuite de Zoho People est limitée à bien des égards. Pour cette raison, si vous souhaitez un accès complet à toutes ses fonctionnalités, vous devez opter pour l'un de ses forfaits payants. Voir le Page de tarification de Zoho People pour plus de détails.

L'outil DeskTime combine le suivi du temps et la gestion de projet avec la planification du travail et des présences pour en faire un outil de gestion incontournable pour les équipes. Avec l'outil, les employés peuvent saisir leurs heures de travail, afficher les quarts de travail qui leur sont assignés et demander les heures de quart qu'ils seront disponibles pour l'approbation de l'administrateur.

Ce faisant, on peut informer le gestionnaire à l'avance du nombre d'heures que vous serez disponible, auquel les administrateurs peuvent l'approuver, le modifier ou le rejeter en fonction de leurs besoins. Cela permet aux employés de planifier plus facilement leurs heures de travail. Dans le même temps, cela donne également aux managers une idée plus claire du nombre d'employés qui seront disponibles un jour donné pour répartir le travail en conséquence.

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Dans le calendrier des absences, les employés peuvent informer les managers de leurs vacances, de leurs jours de congé et ajouter des demandes d'absence de toute nature. Lorsque vous demandez un congé, les responsables peuvent voir le type de congé que vous recherchez, ainsi qu'une brève description, sur la base de laquelle ils peuvent approuver ou rejeter votre demande.

En utilisant les mêmes données collectées pendant l'absence et l'horaire de travail, le responsable peut générer des factures qui rendent le processus de paiement plus efficace. De plus, une section de rapport distincte permet aux employés de suivre leur temps au travail, le temps hors ligne, les heures supplémentaires ils ont mis un jour, une semaine ou un mois donné, et exportent les données de suivi de la fréquentation en quelques clics lorsque nécessaire.

Avec un suivi flexible des présences et une planification du travail à bord, ainsi qu'un suivi du temps et une gestion de projet, DeskTime peut répondre à tous vos besoins en matière de gestion des employés. Il existe une version gratuite de base de DeskTime, et vous pouvez vérifier son page de tarification pour voir ce qu'il offre pour les plans payants.

Les Timenotes permettent à chaque membre de votre équipe d'avoir un compte séparé. Les utilisateurs peuvent soit enregistrer le temps pour des activités spécifiques avant de commencer à travailler sur ces tâches, soit configurer l'outil pour suivre le temps pour des tâches individuelles après leur arrivée au travail. Cela rationalise le processus de déclaration des heures de travail réelles aux gestionnaires.

Les rapports sur les feuilles de temps permettent aux gestionnaires de surveiller l'assiduité des employés, les heures de travail, les congés, etc. Avec la section dédiée aux absences, les employés peuvent signaler leurs absences et spécifier le type d'absence, par exemple, les congés de maladie, les problèmes de garde d'enfants, etc. A partir de ce moment, le manager peut soit accepter soit refuser les congés et en informer ses salariés dans les Timenotes.

Des sections de rapports dédiées permettent aux responsables de partager facilement les rapports de journalisation des heures des employés individuels avec leurs supérieurs. Ils peuvent filtrer les rapports de temps par projets ou employés spécifiques, ajouter des heures de facturation et calculer le coût du projet. De plus, les filtres faciles à utiliser facilitent la recherche d'informations pertinentes. Un simple Exportation vous permet de télécharger le rapport et de le partager avec la personne appropriée.

Les notes de temps n'offrent pas de plan gratuit, mais vous pouvez essayer l'essai de tous les plans payants pour comprendre comment cela fonctionne. Pour plus d'informations, visitez le Page de tarification Timenotes. Timenotes a une extension Chrome qui est une excellente option pour ceux qui sont trop paresseux pour se connecter à leur compte à chaque fois pour ajouter de nouveaux journaux de temps.

Comme DeskTime, TimeCamp est livré avec un outil de suivi des présences permettant aux gestionnaires de suivre les présences de leurs employés. Les employés peuvent pointer leurs entrées et leurs sorties à l'aide de son interface simple pour informer leurs responsables de leurs heures de travail. En quelques clics, les employés peuvent signaler leurs vacances et n'importe quel jour de congé et spécifier la raison avec des options pré-remplies dans la liste déroulante.

En tant que manager, vous pouvez facilement suivre le nombre d'heures travaillées par un employé dans la journée, le temps pendant lequel son ordinateur a été activé et désactivé, le nombre total d'heures de travail au cours d'une certaine période et le nombre d'heures de vacances utilisées par un certain employé.

Les journaux de temps, le nombre total d'heures de travail et d'autres données de présence pertinentes sont compilés dans une feuille de temps facile à naviguer, permettant aux responsables de rationaliser les processus de facturation et de facturation des employés. De plus, les employés peuvent ajouter leurs heures facturables dans une feuille de temps, que les responsables peuvent approuver ou refuser.

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En plus du suivi des présences, TimeCamp vous permet également de suivre le temps, de gérer des projets et bien plus encore. Par conséquent, si vous recherchez un outil pour gérer l'activité de l'équipe, TimeCamp est une bonne option. Visitez son page de tarification pour en savoir plus sur ses projets.

Suivez facilement la présence de vos employés

Vous pouvez automatiser le suivi des présences des employés avec chaque outil de la liste. Comme ils sont tous très bon marché, vous devriez tous les essayer et découvrir celui qui convient le mieux à votre équipe.

Vous avez souvent du mal à intégrer de nouveaux collaborateurs? Si tel est le cas, vous devriez explorer des logiciels d'intégration tels que Bamboo HR, Zenefits, Freshteam et bien d'autres pour aider vos nouvelles recrues à s'installer rapidement.

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