Comment créer un tableau de demande de projet dans ClickUp

Déléguer des tâches ou demander de l'aide peut parfois mettre les gens mal à l'aise. Qu'il s'agisse de l'anxiété de demander le mauvais sens ou de s'inquiéter de ce que quelqu'un d'autre pourrait penser, c'est un défi courant sur le lieu de travail.

Même ceux qui ont l'expérience de la distribution des devoirs pourraient gagner à passer moins de temps à communiquer les détails. Il peut être épuisant de garder une trace de tout ce dont vous avez discuté dans les e-mails, les messages et les réunions, en particulier lorsque vous perdez la trace d'une pièce jointe, d'un détail ou d'une question.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer un tableau de demande de projet dans ClickUp qui rend la délégation rapide et indolore.

Quelles colonnes allez-vous inclure dans votre tableau de demande de projet ?

Lors de la création d'un tableau de demande de projet dans ClickUp, le but est de gagner du temps. Vous devrez préciser à qui vous confiez le projet, quand vous souhaitez qu'il le fasse, et le niveau de priorité, ainsi que qui fait la demande. Vous pouvez le faire rapidement en ajoutant les colonnes

cessionnaire, date d'échéance, priorité, et créé par à votre conseil d'administration.

Si vous vous demandez pourquoi le créé par colonne est importante, c'est pour deux raisons. Cela aide vos coéquipiers à savoir à qui demander s'ils rencontrent une question. Cela leur permet également de savoir à qui ils rendent compte si plusieurs personnes attribuent des projets.

Vous ne pouvez pas changer qui apparaît dans le créé par Ainsi, si vous créez la tâche au nom de quelqu'un d'autre, vous pouvez le noter dans la description.

De plus, vous remarquerez peut-être cessionnaire colonne contient un nom par défaut. Si vous souhaitez affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez activer plusieurs destinataires. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin inférieur gauche, accédez à Réglages, sélectionnez ClickApps, et activez Plusieurs cessionnaires in les options.

Si vous souhaitez faire participer quelqu'un d'autre au projet qui n'y travaille pas activement, vous pouvez l'ajouter en tant que un observateur, ou si vous voulez que vos coéquipiers réclament eux-mêmes des tâches, vous pouvez simplement laisser la colonne vide.

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En plus des quatre colonnes mentionnées ci-dessus, Cliquez vers le haut en propose bien d'autres qui vous aideront à communiquer les spécificités du projet. Par exemple, si vos tâches sont urgentes, vous pouvez utiliser le date créée colonne pour montrer depuis combien de temps il est assis. Vous pouvez également utiliser le estimation du temps colonne pour donner à vos coéquipiers un aperçu de la durée du projet.

Pour déterminer les colonnes que vous souhaitez utiliser, prenez le temps de réfléchir à la façon dont votre équipe distribue déjà les devoirs, choisissez ce qui fonctionne et personnalisez votre tableau en fonction de vos besoins.

Comment configurer un tableau de demande de projet dans ClickUp

La première étape pour créer un tableau de demande de projet consiste à créer une nouvelle liste dans votre espace de travail. Pour ce faire, survolez le nom de votre espace de travail dans la barre latérale et cliquez sur le bouton Ajouter. Nommez votre liste en conséquence.

Ensuite, insérez les colonnes que vous souhaitez utiliser si elles ne sont pas déjà là. Vous en trouverez une longue liste lorsque vous sélectionnez l'option d'ajout dans le coin supérieur droit de votre liste. Gardez à l'esprit, moins c'est plus. Si vous ajoutez trop d'informations à votre tableau, cela risque de dérouter vos collègues, en particulier ceux qui découvrent les logiciels de gestion de projet.

Vous voudrez également adopter une approche minimale avec les statuts. Pour modifier vos statuts, survolez le À faire ou n'importe quel onglet d'état de votre tableau, cliquez sur les trois points à droite et accédez à Gérer les statuts. Sélectionner Douane et créez ceux que vous souhaitez utiliser pour communiquer avec votre équipe.

L'exemple utilise à faire, en cours, et Achevée, mais vous pouvez être plus créatif si vous le souhaitez. Si vous utilisez le tableau pour réclamer des projets, vous pouvez utiliser ouvrir au lieu de faire et avoir un attribué statut pour que vous et les autres sachiez que quelqu'un d'autre est dessus, même s'il n'a pas encore commencé à travailler.

Vous pouvez également utiliser des options telles que bloqué pour communiquer qu'un coéquipier a besoin d'aide, ou en attente pour partager rapidement qu'un projet n'est ni en cours ni terminé.

Comment travailler dans un tableau de demande de projet

L'idée derrière le tableau de demande de projet est de limiter la communication lors de la délégation de tâches. Non pas que vous ne partagerez pas les détails ou ne répondrez pas aux questions, mais vous le ferez au même endroit, afin que vous et votre équipe sachiez où trouver les informations.

Les détails dans les colonnes donnent au cessionnaire un aperçu rapide des attentes du projet. De plus, vous pouvez ajouter des notes détaillées à l'intérieur de la tâche en cliquant sur son nom.

Ici, vous trouverez un endroit où vous pourrez décrire la tâche à votre coéquipier, joindre des fichiers et communiquer dans les commentaires.

Vous pouvez également ajouter un observateur au projet en cliquant sur le symbole de l'œil dans le coin supérieur droit. Faire cela revient à mettre quelqu'un en copie dans un e-mail.

Une fois que votre coéquipier commence à travailler sur la tâche, il change le statut en en cours pour montrer que c'est en cours et Achevée quand ils finissent. ClickUp masque automatiquement les tâches terminées, mais vous pouvez les afficher à tout moment en cliquant sur spectacle fermé dans le coin supérieur droit.

Gardez à l'esprit que n'importe qui peut attribuer des projets dans ClickUp, de sorte que votre tableau de demande de projet fonctionnera dans les deux sens. De cette façon, si vous avez un collègue qui a besoin de votre aide pour quelque chose, il peut également créer une tâche pour vous.

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Si vous travaillez avec une grande équipe et trouvez que votre tableau de demande de projet est trop chargé, vous pouvez créer des tableaux séparés pour chaque département. Vous pouvez également créer des tableaux de demande de projet pour des personnes individuelles si votre entreprise a beaucoup de tâches ou si quelqu'un a besoin d'un peu plus de concentration individuelle.

De plus, si vous trouvez que vous avez des visuels dans votre équipe, vous voudrez peut-être ajouter une vue tableau qui utilise un système de cartes à la place d'une liste.

Concentrez-vous avec un tableau de demande de projet

La création d'un tableau de demande de projet est un projet rapide que les utilisateurs débutants et expérimentés de ClickUp peuvent entreprendre. En utiliser un aidera non seulement à limiter les sauts entre les e-mails et les messages lors de la délégation de tâches, mais cela peut également réduire le temps que vous passez en réunion, planifiée ou non.

Assurez-vous simplement d'expliquer à votre équipe comment cela fonctionne et faites-leur savoir qu'eux aussi peuvent demander de l'aide à vous ou à l'autre lorsqu'ils en ont besoin.

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