Les 4 meilleurs conseils pour réduire la surcharge des e-mails

Dans la plupart des cas, passer des heures de votre journée de travail à la communication n'est pas l'utilisation la plus productive de votre temps. Idéalement, les outils de communication comme le courrier électronique devraient vous permettre de faire de votre mieux, et non l'inverse.

Malheureusement, le courrier électronique est devenu une forme de communication globale qui peut facilement monopoliser votre journée, vous priver de votre temps et de votre productivité.

Dans cet article, nous présenterons quelques stratégies et outils pratiques pour lutter contre la surcharge d'e-mails.

Qu'est-ce que la surcharge d'e-mails et comment affecte-t-elle votre productivité ?

La surcharge d'e-mails est l'incapacité de suivre le nombre d'e-mails que vous recevez ou envoyez. Cela se produit lorsque vous avez plus de messages dans votre boîte de réception que vous ne pouvez raisonnablement en traiter.

Alors, quels sont les signes indiquant que vous êtes aux prises avec une surcharge d'e-mails ?

• Vous avez l'impression d'être constamment en retard sur votre courrier électronique et vous ne semblez jamais pouvoir vous rattraper.
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• Vous êtes stressé à chaque fois que vous consultez vos e-mails car vous avez beaucoup de messages à traiter.
• Vous recevez trop d'e-mails de suivi parce que vous avez du mal à suivre vos messages.
• Vous avez une forte envie de consulter constamment vos e-mails, même lorsque vous êtes occupé par d'autres tâches ou même lorsque vous essayez de vous détendre à la maison.

Vous n'êtes pas seul si vous éprouvez certains de ces symptômes. La surcharge d'e-mails est un problème courant auquel de nombreuses personnes sont confrontées, mais comment en sommes-nous arrivés là? Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles la surcharge des e-mails est devenue une telle préoccupation, notamment l'adoption généralisée des e-mails comme principal moyen de communication interne sur le lieu de travail.

La situation s'est aggravée avec l'expansion de la main-d'œuvre à distance, car les interactions en personne se sont tournées vers la communication par courrier électronique. Enfin et surtout, la culture de travail en temps réel et toujours active signifie que les personnes doivent toujours être disponibles pour répondre aux e-mails, même en dehors des heures de travail.

Tous ces facteurs ont abouti à une situation où les gens passent de plus en plus de temps sur les e-mails, entraînant plusieurs conséquences négatives, notamment :

• Niveaux de stress accrus
• Difficulté à rester concentré
• Difficulté à respecter les délais
• Augmentation des sentiments d'accablement
• Diminué productivité grâce au changement de contexte.

Ces conséquences ne se limitent pas aux individus, car elles peuvent avoir un effet d'entraînement sur l'équipe ou l'entreprise. Alors, comment lutter contre la surcharge d'e-mails et reprendre le contrôle de votre temps et de votre productivité ?

Les meilleurs conseils pour faire face à la surcharge d'e-mails

1. Activité d'e-mail par lots

Le groupement de tâches est une technique de productivité efficace qui implique de regrouper des tâches similaires et de les terminer dans les délais impartis. Vous pouvez appliquer cette approche aux e-mails en regroupant toutes les activités liées aux e-mails dans des plages horaires spécifiques.

Étant donné que lire ou répondre aux e-mails n'est pas nécessairement une tâche mentalement exigeante, vous pouvez définir l'heure hors de vos heures productives pour le faire, par exemple, tôt le matin ou tard dans l'après-midi, en fonction de votre chronotype. Cette stratégie peut vous aider à éviter la tentation de vérifier constamment vos e-mails et d'être aspiré dans un vortex d'e-mails.

Vous pouvez utiliser applications de traitement par lots aimer Google Agenda pour bloquer du temps pour les activités liées aux e-mails. Vous pouvez également personnaliser vos notifications par e-mail pour qu'elles n'arrivent que pendant les plages horaires de votre activité de messagerie.

2. Se désabonner des e-mails inutiles

Toutes ces newsletters et e-mails promotionnels embêtants auxquels vous vous êtes abonné il y a des années mais que vous n'avez jamais lus peuvent être une source importante de surcharge d'e-mails. Se désabonner de ces e-mails peut désencombrer votre boîte de réception.

Il existe de nombreuses façons de se désabonner des e-mails, mais la plus courante consiste à trouver un lien « se désabonner » au bas de l'e-mail. Cependant, si vous vous êtes abonné à des centaines d'e-mails, vous désabonner un par un peut être une tâche ardue. Si c'est le cas, il y a beaucoup des outils qui peuvent vous aider à organiser vos e-mails, y compris Déroulez.moi, qui vous permet de vous désabonner en masse des e-mails en quelques clics.

Enfin, vous pouvez également configurer un compte de messagerie distinct pour les messages promotionnels afin de désencombrer votre boîte de réception principale. De cette façon, vous limitez l'accès à votre adresse e-mail principale/professionnelle aux seuls messages importants.

3. Configurer les filtres de messagerie

Les filtres gèrent efficacement votre courrier électronique en triant automatiquement vos messages dans des dossiers spécifiques en fonction de certains critères. Par exemple, vous pouvez configurer un filtre pour supprimer automatiquement les e-mails d'un expéditeur particulier avant qu'ils n'atteignent votre boîte de réception.

Les filtres peuvent vous aider à gérer votre messagerie plus efficacement en :

• Vous aider à rester organisé.
• Empêcher les e-mails non pertinents d'encombrer votre boîte de réception.
• Vous permettant de trouver rapidement des e-mails en fonction de critères spécifiques.

Vous pouvez configurer des filtres dans votre client de messagerie; par exemple, vous pouvez tirer parti de ces filtres Gmail intelligents ou utilisez un service de filtrage des e-mails comme SaneBox.

Idéalement, le courrier électronique ne devrait pas être le seul moyen de communication sur votre lieu de travail. Vous pouvez utiliser le courrier électronique à des fins spécifiques, par exemple, pour informer un client sur un projet ou pour fournir un contenu long.

Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser d'autres outils de communication interne, tels que :

• Mou est une application de messagerie professionnelle qui vous permet de communiquer avec des collègues et des équipes. Vous pouvez l'utiliser à diverses fins, telles que le partage de fichiers, la tenue de conversations de groupe et la création de canaux pour des projets spécifiques.
• Tourner est un outil de communication asynchrone qui permet aux collègues d'échanger des messages sans pression ni attente d'une réponse instantanée. Il est idéal pour les équipes qui souhaitent surmonter les interruptions constantes des notifications et avoir plus de contrôle sur leur temps.
• Asana est un outil de gestion de projet qui vous permet de suivre l'avancement des tâches, de partager des fichiers et de communiquer avec les membres de l'équipe. C'est un excellent outil pour le travail par projet ou les équipes qui ont besoin de collaborer sur des tâches.
• Pic est une solution de messagerie tout-en-un qui peut vous aider surmonter la surcharge d'e-mails et augmenter la productivité. Vous pouvez utiliser Spike pour intégrer tous vos comptes de messagerie existants, organiser votre boîte de réception, collaborer avec des collègues, etc.

Reprenez le contrôle de votre boîte de réception pour booster votre productivité

La surcharge des e-mails peut être un tueur majeur de productivité. Cependant, en tirant parti des stratégies et des outils décrits dans cet article, vous pouvez réduire l'encombrement dans votre boîte de réception et reprenez le contrôle de vos communications par e-mail, augmentant ainsi votre productivité.

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