4 conseils de productivité pour vérifier votre boîte de réception

Nous y avons tous été. Vous êtes concentré sur la tâche à accomplir lorsque vous recevez un e-mail d'un collègue qui détourne votre attention de la tâche à accomplir. Curieux, vous cliquez dessus pour voir comment vous pouvez aider, mais ce n'est vraiment pas quelque chose qui nécessite une réponse immédiate.

Pourtant, vous vous demandez peut-être si vous devriez y revenir maintenant ou essayer de retrouver votre concentration, ce qui peut être particulièrement difficile lorsque cela revient souvent tout au long de la journée.

Dans cet article, nous vous expliquerons quelques conseils qui peuvent vous aider à rester productif lorsque vous consultez vos e-mails.

1. Limitez le nombre de fois où vous consultez votre boîte de réception quotidiennement

Si vous cliquez sur votre boîte de réception chaque fois que vous recevez un e-mail ou que vous en anticipez un, vous perdez constamment votre concentration. Vous devez également tenir compte du temps qu'il vous faut pour reprendre le travail après avoir été interrompu, surtout si vous répondez immédiatement à chaque e-mail.

Même si vous vous sentez occupé, ce va-et-vient n'est peut-être pas la façon la plus productive de travailler. Vous souhaitez vérifier votre boîte de réception avec l'intention de vider votre liste d'e-mails.

À moins que votre travail n'exige vraiment une réponse immédiate à tous les e-mails, essayez de limiter le nombre de fois que vous consultez votre boîte de réception quotidiennement. À titre de suggestion, vous voudrez peut-être vérifier et hiérarchiser vos e-mails deux à trois fois par jour - une fois lorsque vous arrivez au travail, une fois après votre pause déjeuner et peut-être une heure avant la fin de la journée.

Cependant, il est préférable de trouver une routine qui fonctionne avec votre emploi du temps et ceux avec qui vous travaillez. Bien que vous puissiez donner des réponses immédiates, cela ne signifie pas que vous devez toujours le faire, surtout si vous êtes concentré sur une tâche ou une échéance importante.

Bien sûr, vous allez avoir des gens avec qui vous devrez revenir plus tôt que tard, que ce soit votre patron, un client ou un collègue prioritaire. Lorsque vous consultez votre boîte de réception, faites de votre réponse une priorité. Vous pouvez également activer des alertes lorsque cette personne vous envoie un e-mail sur Ne pas déranger ou simplement ajuster le nombre de fois que votre boîte de réception vérifie l'arrivée de nouveaux messages.

C'est à vous de décider si vous souhaitez ajuster vos paramètres de notification pour faire taire certains e-mails. Cependant, pour éviter de manquer quelque chose de très important, vous pouvez simplement jeter un coup d'œil sur le destinataire et la ligne d'objet de la notification et revenir rapidement sur la bonne voie si cela peut attendre.

2. Évitez de traiter deux fois le même e-mail

Avez-vous déjà ouvert et lu plusieurs fois le même e-mail pour vous rafraîchir avant d'agir? Cela peut être une perte de temps et de concentration.

Vous pouvez éviter cela en prenant des mesures chaque fois que vous en ouvrez un. Décidez si cela nécessite une réponse, vous pouvez le classer ou l'archiver, ou s'il s'agit de courrier indésirable ou de quelque chose que vous pouvez simplement supprimer.

Décider d'y répondre ne signifie pas que cela doit se produire tout de suite, mais ajoutez un indicateur ou une sorte de rappel afin que vous sachiez que vous devez le faire la prochaine fois que vous traiterez vos e-mails.

Votre boîte de réception peut également avoir une fonctionnalité pour les rappels par e-mail. Par exemple, Spark vous permet de mettre en attente des messages pendant un certain temps, et il vous les rappellera à une date et une heure spécifiques. Il vous permet également de définir un rappel pour le suivi d'un e-mail envoyé si vous n'avez pas encore reçu de réponse du destinataire.

Tout ce qui se trouve dans votre boîte de réception et qui ne nécessite pas de réponse, de fichier, de courrier indésirable ou de suppression immédiate - la plupart des fournisseurs de messagerie rendent cela très facile, il est donc préférable de le faire et de le faire.

Il est également utile de définir certaines règles pour vous-même en fonction du volume d'e-mails que vous recevez. Par exemple, qui est prioritaire et votre temps de réponse. D'autres s'y habitueront également et sauront que vous leur donnerez une excellente réponse, mais pas tout de suite.

Si vous trouvez qu'il y a un e-mail que vous avez remis à plus tard, utilisez le manger la méthode de la grenouille pour le faire.

3. Se désabonner des newsletters et des e-mails marketing inutiles

Il est probable que vous receviez suffisamment de notifications dans la journée sans le bruit supplémentaire des newsletters et des e-mails marketing. Il est facile de les laisser glisser et de les laisser s'accumuler dans votre boîte de réception parce que vous êtes occupé.

Cependant, les passer au crible est une autre tâche qui vous privera de concentration et de productivité. Cela est particulièrement vrai si l'expéditeur a écrit l'e-mail suffisamment bien pour que vous puissiez cliquer dessus et le lire sans vraiment savoir pourquoi vous l'êtes.

À moins que ce ne soit quelque chose sur lequel vous allez vraiment agir, comme lire le contenu du créateur ou profiter des ventes de l'entreprise, désabonnez-vous. Économisez le temps et l'énergie que vous consacreriez à ces e-mails et consacrez-les à quelque chose de plus significatif ou relaxant.

Si vous avez des newsletters et des e-mails marketing que vous aimez lire, vous pouvez essayer un fournisseur de messagerie comme Spark qui propose Smart Inbox.

La fonction Smart Inbox sépare les newsletters et les messages des services des e-mails personnels. Il coupe également les notifications des étrangers et les messages automatisés.

4. Bloquer les e-mails indésirables—Adresses et domaines

Lorsqu'il s'agit de filtrer le courrier indésirable, certains fournisseurs de messagerie font un meilleur travail que d'autres. Même un choix populaire comme Outlook n'est pas parfait, ce qui permet à certains courriers indésirables de passer.

Cependant, si quelqu'un vous spamme, vous pouvez bloquer son adresse e-mail. Vous pouvez également bloquer l'intégralité du domaine si vous constatez que vous recevez des e-mails de différents noms d'utilisateur, mais de la même adresse Web.

Si vous utilisez Outlook, vous pouvez trouver cette fonctionnalité dans le Courrier indésirable partie de la Courrier sous Paramètres et Afficher tous les paramètres Outlook. Gmail est un autre fournisseur qui vous permet de bloquer facilement les adresses e-mail et les entreprises.

Si vous utilisez un autre fournisseur de messagerie, vérifiez cette fonctionnalité en recherchant bloquer le domaine de messagerie et le nom du fournisseur que vous utilisez.

Gardez à l'esprit qu'il est préférable de ne pas cliquer sur se désabonner dans un spam, car cela pourrait vous conduire à un site sommaire cherchant à obtenir vos informations personnelles. En fait, évitez du tout d'interagir avec eux, sauf si vous les marquez comme spam ou si vous les supprimez.

Boostez votre productivité en limitant les e-mails

Un e-mail est un outil utile dans la communication. Cependant, cela peut aussi devenir une distraction lorsque nous ne prêtons pas une attention particulière.

Si vous constatez que vous passez beaucoup de temps dans votre boîte de réception, pourquoi ne pas essayer un ou plusieurs de ces conseils pour voir si cela vous aide ?

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