Fatigue des fonctionnalités: comment éviter d'être submergé par un logiciel de gestion de projet

Trouver le bon logiciel de gestion de projet peut être un défi. Chaque choix s'accompagne d'une longue liste de fonctionnalités et de fonctions avec des noms différents et parfois un objectif peu clair.

Lorsque vous faites une comparaison, il est facile d'être dépassé, mais ce n'est pas obligatoire. Dans cet article, nous vous expliquerons quelques conseils pour réduire la fatigue des fonctionnalités lorsqu'il s'agit de choisir le bon logiciel de gestion de projet pour vous.

1. Faites un plan pour votre logiciel de gestion de projet avant d'essayer ou d'acheter

Vous avez déjà pris la décision d'essayer un logiciel de gestion de projet, ou du moins vous l'envisagez. Avec autant d'excellentes options disponibles, vous vous rendrez un grand service en décrivant ce que vous aimeriez en faire avant d'examiner les capacités et les fonctionnalités de chaque logiciel.

Non seulement cela vous aidera à trouver le bon logiciel, mais cela vous aidera également à identifier et à exclure les mauvais.

Pensez aux façons dont vous et vos collègues communiquez les tâches maintenant. Souhaitez-vous que le logiciel remplace certains types d'e-mails, de réunions et de mémos? Quels types de détails incluez-vous généralement et quel est le processus dans lequel vous attribuez des tâches ?

Une autre partie importante de la description de la façon dont vous l'utiliserez consiste à identifier qui l'utilisera. Combien de personnes avez-vous dans votre équipe? De quels types de rôles et d'autorisations aurez-vous besoin pour le compte de chaque membre de l'équipe? Aurez-vous besoin d'inclure des comptes invités pour les clients ou les sous-traitants ?

Vous pouvez également envisager si vous aurez besoin d'espaces de travail privés dans votre logiciel. Par exemple, vous pouvez définir les listes que vous créez dans vos espaces de travail ClickUp comme partagées ou privées par défaut et basculer à tout moment. La notion est à l'opposé, où les pages sont privées jusqu'à ce que vous les partagiez avec des invités, sauf si vous optez pour le compte d'équipe.

Bien que de nombreux logiciels de gestion de projet puissent sembler identiques, répondre à ces questions vous aidera à comprendre les fonctionnalités que vous devrez rechercher dans votre budget.

2. Décidez des fonctionnalités dont vous avez besoin, en fonction de ce que vous faites déjà

Voici où les choses peuvent devenir un peu délicates. Il existe de nombreux choix de logiciels de gestion de projet, et avec cela, chaque logiciel a une longue liste de fonctionnalités.

Quelque chose à garder à l'esprit ici est que moins c'est plus. Vous pouvez même décrire les tâches répétitives ou les flux de travail avec juste un tableau et quelques listes de contrôle, comme indiqué dans l'exemple utilisant Notion ci-dessous. Tout dépend de la façon dont vous et votre équipe travaillez ensemble.

Utiliser le suivi du temps comme exemple, ce n'est pas parce que vous pouvez le faire dans certains logiciels de gestion de projet que vous devriez le faire. Si vous avez déjà une méthode de suivi du temps qui fonctionne, ou si vous ne suivez pas actuellement votre temps, et que ce n'est pas grave, pourquoi opter pour celle avec suivi plutôt qu'une sans ?

Votre logiciel de gestion de projet ne doit pas ajouter de friction à vos tâches quotidiennes. Avant tout, c'est un outil que vous pouvez utiliser pour communiquer efficacement les projets, pensez donc à la manière dont vous procédez actuellement et aux fonctionnalités qui vous seraient les plus utiles.

Il est facile de se laisser distraire par des fonctionnalités supplémentaires, non seulement parce que vous passez du temps à les configurer et à ne pas les utiliser, mais elles encombreront votre espace de travail. Cela nous amène au point suivant.

3. Si c'est flashy, décidez si c'est durable

Si une certaine fonctionnalité attire votre attention et que vous décidez de l'utiliser, demandez-vous si c'est quelque chose que vous garderez à long terme. Par exemple, la ferme Llama et les widgets de batterie de Monday.com sont des ajouts assez amusants au tableau de bord car ils rendent vos objectifs un peu semblables à ceux d'un jeu, mais l'excitation peut facilement s'estomper.

En fait, vous voudrez peut-être éviter de regarder du tout dans les widgets, car Monday, ClickUp, Notion et Asana sont tous d'excellents choix sans eux. L'image ci-dessous est un exemple simple d'un tableau de demande de projet en utilisant seulement quelques-unes des nombreuses fonctionnalités disponibles dans la version gratuite de ClickUp.

Il est préférable de choisir votre logiciel de gestion de projet en fonction de sa base et non de ses cloches et de ses sifflets, surtout s'ils ne font que nuire à votre productivité.

Un autre élément à noter ici est les intégrations. Comme les widgets, il est probable que vous puissiez utiliser le logiciel sans eux. Cependant, si vous aimez qu'il s'intègre à un autre logiciel, examinez les tâches qu'il peut accomplir avant de laisser cela devenir un facteur décisif. L'intégration peut n'être qu'une autre notification ou étape à franchir.

4. Quelques fonctionnalités de base utiles à rechercher

Avant d'aborder les bases, il est important de noter que lorsque vous comparez les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de projet, vous visitez chaque site Web individuellement. Chaque logiciel peut utiliser un système de dénomination différent pour la même fonctionnalité, ce qui donne l'impression que l'autre n'a pas de capacité spécifique lors d'une comparaison directe. La concurrence pourrait bien l'appeler quelque chose de différent.

Le meilleur exemple en est Notion. Bien que vous ne trouviez pas une liste massive de chaque élément de contenu, vous pouvez ajouter des tâches, des statuts ou des tableaux à vos pages. À l'aide de blocs, vous pouvez créer un système de gestion de projet efficace.

Peu importe le nom, certaines bases utiles que vous voudrez surveiller sont :

• Tâches, pages ou impulsions— quelle que soit la terminologie utilisée par le logiciel, ce sont les cartes vierges du logiciel de gestion de projet où vous pouvez ajouter la description, la date d'échéance, la priorité, le destinataire et les pièces jointes lors de la création d'un mission.
• Outils de communication—plutôt que de basculer entre votre logiciel de gestion de projet et le courrier électronique, avoir le les outils pour commenter, répondre et marquer les autres sont extrêmement utiles lors de la collaboration ou de la délégation projets.
• Statuts- une partie de ce qui rend les outils de gestion de projet formidables est que vous et votre équipe pouvez vous dire que vous travaillez sur quelque chose, sans faire d'annonce publique.
• Rappels– vous souhaiterez probablement les ajuster en fonction de vos besoins, mais vous serez reconnaissant d'avoir des rappels dans votre logiciel de gestion de projet, en particulier dans les moments où vous en aurez besoin.
• Interface épurée— un design épuré et minimal vous aidera à vous concentrer sur les tâches les plus importantes à accomplir.

Ne laissez pas les fonctionnalités entraver la fonction

Un logiciel de gestion de projet peut sembler intimidant au premier abord, mais ce n'est pas forcément le cas. Si vous partez avec un plan et que vous vous y tenez, vous trouverez le meilleur pour vous et votre équipe.

Mieux encore, la plupart des éditeurs de logiciels de gestion de projet proposent un essai gratuit, vous pouvez donc le tester avant de payer quoi que ce soit. Pourquoi ne pas en essayer quelques-uns en créant un tableau de projet dans chacun ?

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