Les 6 meilleurs outils pour surmonter les pertes de temps courantes sur le lieu de travail

Quelques sauts occasionnels au cours de votre journée de travail sont inévitables. Mais si ces distractions deviennent des habitudes constantes, elles peuvent nuire à la qualité de votre travail et à votre productivité.

Alors que certains tueurs de productivité sont apparents, d'autres se déguisent en tâches nécessaires. Si vous ne faites pas attention, ces pertes de temps peuvent facilement se faufiler dans votre journée et vous faire perdre des heures. Reconnaître ces activités et utiliser les outils appropriés pour les contrer peut vous aider à reprendre le contrôle de votre temps.

1. Pic pour réduire la surcharge des e-mails

Lire et répondre aux e-mails fait partie de ces activités professionnelles qui peuvent sembler anodines, mais qui peuvent rapidement vous faire perdre du temps si elles ne sont pas gérées correctement. Surcharge d'e-mails peut être causé par plusieurs facteurs, comme une boîte de réception débordante, un manque d'organisation ou la non-utilisation d'outils de communication interne appropriés. Si rien n'est fait, la surcharge d'e-mails peut également devenir une source importante de stress et d'anxiété.

Entrez Spike, un outil de messagerie collaboratif convivial mais robuste qui peut vous aider à obtenir un gérez votre boîte de réception débordante et augmentez votre productivité. Pour commencer, Spike vous permet d'unifier tous vos comptes de messagerie en un seul endroit, afin que vous puissiez facilement gérer tous vos messages à partir du même tableau de bord. Il fournit également une multitude de fonctionnalités pour vous aider à organiser et hiérarchiser vos e-mails, telles que Boîte de réception prioritaire, qui sépare les messages importants des e-mails non prioritaires, vous permettant de vous concentrer sur votre communication la plus importante.

De plus, vous avez un contrôle total sur vos notifications par e-mail. Vous pouvez également tirer parti des fonctions de répétition et de rappel de Spike pour réserver du temps pour lire et répondre. aux e-mails (groupez votre activité de messagerie), plutôt que de les laisser perdre les heures productives de votre journée de travail.

Télécharger: Spike pour Android|iOS | les fenêtres | macOS (Comptes premium gratuits disponibles)

Un tour d'horizon des pertes de temps les plus courantes sur le lieu de travail ne serait pas complet sans mentionner les médias sociaux. Il peut être difficile de résister à l'attrait de consulter Facebook, Twitter ou TikTok, mais ces activités peuvent rapidement grignoter votre journée de travail sans que vous vous rendiez compte du temps que vous avez perdu.

Si vous avez du mal à rester concentré au travail, Unpluq est un outil qui peut vous aider à surmonter les applications gênantes en vous empêchant de les utiliser. Tout ce que vous avez à faire est d'ajouter l'application que vous souhaitez bloquer et de sélectionner votre barrière de distraction, par exemple, en scannant un code QR, en secouant votre téléphone pendant 5 secondes ou en appuyant sur 7 boutons. Vous pouvez également personnaliser les niveaux de difficulté de ces barrières.

Unpluq bloquera toutes les notifications de l'application et vous empêchera de l'ouvrir jusqu'à ce que l'heure définie soit écoulée ou que vous effectuiez consciemment la barrière de distraction. L'objectif est de vous aider à briser l'habitude de faire défiler sans réfléchir vos flux de médias sociaux et de vous concentrer plutôt sur votre travail.

Télécharger: Unpluq pour Android (Gratuit, offres en achats)

3. IFTTT pour automatiser les tâches répétitives

Comme votre activité de messagerie, les tâches répétitives peuvent devenir les loups déguisés en brebis de votre journée de travail, se faufilant et dévorant votre temps sans que vous vous en rendiez compte. Répéter les mêmes tâches peut être une source importante de perte de temps et d'ennui sur le lieu de travail, surtout si vous pouvez automatiser ces processus pour utiliser votre temps et vos compétences sur des tâches de grande valeur.

IFTTT est une plate-forme qui vous permet de connecter différentes applications et appareils pour créer des "recettes" qui automatisent les tâches. Vous n'avez pas besoin d'être un programmeur pour utiliser IFTTT; tout ce dont vous avez besoin est un compréhension de base de la création d'une recette.

Par exemple, vous pouvez l'utiliser pour publier automatiquement des rappels quotidiens sur votre chaîne Slack ou ajouter des tâches Asana terminées à une feuille de calcul Google, plutôt que d'avoir à le faire manuellement. Vous pouvez utiliser l'une des nombreuses recettes déjà créées ou créer la vôtre en fonction de vos besoins spécifiques.

Cet outil automatise efficacement les tâches banales et répétitives qui autrement gaspilleraient votre temps et votre énergie.

Télécharger: IFTTT pour Android | iOS (Version gratuite et premium disponible)

4. Yac pour réduire le temps passé en réunion

Les réunions peuvent être une partie essentielle du lieu de travail, mais elles peuvent aussi rapidement devenir une perte de temps si vous ne les gérez pas bien. Les travailleurs à distance sont particulièrement touchés par les réunions inutiles, car elles sont devenues un moyen courant pour les équipes de rester au courant.

L'un des principaux problèmes des réunions, en particulier dans les lieux de travail distants avec des équipes dispersées dans le monde entier, est qu'elles exiger que tous les participants soient en ligne et disponibles simultanément, ce qui peut être difficile à réaliser en raison du fuseau horaire différences. De plus, la communication synchrone n'est pas toujours la façon la plus productive de travailler, car elle peut entraîner des distractions et des interruptions.

Vous pouvez utiliser outils de communication asynchrone comme Yac pour réduire votre temps passé en réunion. Yac est une application de chat qui vous permet d'enregistrer et de partager des messages vocaux avec votre équipe.

Vous souhaitez donner votre avis sur une conception ou expliquer un processus? Au lieu de démarrer une autre réunion Zoom, vous pouvez enregistrer un message Yac rapide et tirer parti de ses capacités de partage d'écran pour illustrer votre propos.

L'envoi d'un message vocal est plus rapide que la saisie, et sa nature asynchrone signifie que les gens peuvent l'écouter à leur convenance, vous aidant à éviter les réunions inutiles et à gagner du temps.

Télécharger: Yac pour Android | iOS | les fenêtres | macOS (Version gratuite et premium disponible)

5. Temps de récupération pour éviter le multitâche et détecter les autres pertes de temps

Le multitâche est souvent présenté comme un stimulant de la productivité, mais le recherche raconte une autre histoire. Le multitâche peut en fait entraîner une baisse de productivité en raison d'une surcharge cognitive. De plus, le multitâche peut être une source importante de distractions, vous amenant à perdre votre concentration et à passer plus de temps sur des tâches dont vous n'avez pas besoin.

RecueTime est une application de suivi du temps qui peut vous aider à suivre la façon dont vous passez votre temps et à bloquer vos plus grandes distractions pour vous aider maître monotâche. Il s'exécute en arrière-plan de vos appareils pour suivre les applications et les sites Web que vous utilisez le plus, ainsi que le temps que vous passez sur chacun d'eux.

Ces informations peuvent vous aider à identifier les tâches qui prennent le plus de temps et les activités qui vous font perdre votre concentration. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour détecter et éliminer d'autres pertes de temps. RescueTime dispose également d'un Travail de concentration fonctionnalité qui vous permet de vous concentrer sur votre travail pendant une période définie.

Télécharger:RecueTime pour Android | iOS | les fenêtres | macOS (Essai gratuit, version premium disponible)

6. Casque ANC pour réduire le bruit de fond

Trouver un espace calme pour se concentrer sur son travail dans les bureaux à aire ouverte d'aujourd'hui peut être difficile. Les travailleurs à distance peuvent également être aux prises avec le bruit des animaux domestiques, des enfants ou d'autres personnes. Le bruit de fond peut être une distraction importante qui vous empêche d'entrer dans la zone.

Les écouteurs ANC (Active Noise Cancelling) peuvent être un excellent moyen de réduire le bruit de fond et d'améliorer votre concentration. En annulant le son de votre environnement, les écouteurs ANC créent un espace de travail sans bruit, vous permettant de rester concentré sur la tâche à accomplir.

Reprenez le contrôle de votre temps pour améliorer votre productivité

Se mettre dans une position de force qui vous permet d'en faire plus en moins de temps est la clé du succès dans n'importe quel domaine. Pour reprendre le contrôle de votre temps et améliorer votre productivité, vous devez être proactif en reconnaissant les pertes de temps courantes sur le lieu de travail et en trouvant des outils et des stratégies pour les éliminer. Les outils que nous avons mentionnés dans cet article peuvent vous aider à faire exactement cela.

Comment éviter la surutilisation des outils de communication et de collaboration

Vous êtes-vous déjà senti dépassé par le grand nombre d'outils de collaboration dont vous disposez? Voici comment vous pouvez l'éviter.

Lire la suite

A propos de l'auteur