Comment utiliser le blocage du temps pour limiter les e-mails et les messages distrayants

Une communication efficace est importante sur le lieu de travail, mais elle peut parfois devenir une distraction lorsque vous essayez de vous concentrer. Il est facile de penser que nous devons donner à chaque e-mail ou message une réponse immédiate, qui se transforme parfois en une conversation complète pour laquelle vous n'avez vraiment pas le temps.

Dans cet article, nous vous expliquerons comment vous pouvez bloquer votre communication dans le temps pour vous aider à rester concentré sur la tâche à accomplir.

1. Temps de blocage de votre boîte de réception

Si vous cliquez constamment dans votre boîte de réception chaque fois que vous recevez un e-mail, vous n'accomplirez pas grand-chose. Non seulement vous prenez du temps loin de la tâche à accomplir pour lire et éventuellement répondre à l'e-mail, mais cela vous prend également du temps pour vous recentrer.

Vous voudrez peut-être essayer le blocage du temps.

L'idée derrière le blocage temporel de votre boîte de réception est de ne vérifier vos e-mails que dans des plages horaires dédiées tout au long de la journée. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir pendant une période prolongée avec un minimum d'interruptions.

Bien que vous souhaitiez toujours jeter un coup d'œil à l'expéditeur et à la ligne d'objet de la notification pour ne rien manquer d'important, vous n'agissez pas et sautez immédiatement vers votre boîte de réception. Votre esprit reste concentré sur la tâche à accomplir, car vous savez que vous allez accéder à l'e-mail plus tard, à moins, bien sûr, que ce soit urgent et que vous deviez y accorder votre attention.

Au fur et à mesure que vous vous habituez à la routine de ne pas ouvrir et de ne pas répondre immédiatement, vos clients ou collègues s'y habitueront également. En fait, vous pouvez même donner de meilleures réponses car votre objectif sera de communiquer et de ne pas vous précipiter sur l'élément sur lequel vous travaillez.

À titre de suggestion, vous pouvez commencer chaque visite dans votre boîte de réception en vérifiant d'abord les messages les plus anciens. Tout ce qui est poubelle ou indésirable, traitez-le immédiatement. Si cela ne nécessite pas de réponse, écrivez tous les éléments d'action et classez-les.

Si l'expéditeur n'a besoin que d'une réponse rapide, autant lui répondre sur place, mais s'il a besoin d'un réponse qui prendra plus de temps que le temps que vous avez prévu, marquez l'e-mail ou créez un rappel pour y revenir plus tard. Un objectif à retenir est de gardez votre boîte de réception à zéro messages non lus et évitez de traiter deux fois le même e-mail.

Lorsque le temps bloque votre boîte de réception, vous devez également tenir compte du moment et de la fréquence. Cela variera d'une personne à l'autre en fonction de son volume d'e-mails, de son rôle et de son emploi du temps.

2. Temps de blocage de votre boîte d'envoi

Pour les e-mails qui nécessitent une réponse plus longue, ou ceux que vous devez envoyer vous-même, réservez du temps pour le faire plutôt que de passer une bonne partie de votre temps productif dans votre boîte d'envoi. Cela demande un peu de pratique, mais si vous êtes précis dans vos mails, vous passerez également moins de temps à les écrire.

Commencez chaque session de boîte d'envoi en abordant les messages les plus importants et une fois le temps écoulé, concentrez-vous sur vos autres tâches. Ce n'est pas parce que vous pouvez répondre à quelqu'un tout de suite que vous devez toujours le faire. Bien sûr, il y a des exceptions, mais rompre votre concentration pour répondre à des messages non urgents s'additionne.

Il y a aussi la considération de savoir si le message nécessite même une réponse. Il est facile de se sentir obligé de répondre, mais si l'expéditeur ne vous demande rien ou n'a pas besoin de votre contribution, un simple merci peut faire l'affaire en fonction de la personne qui l'a envoyé.

Que vous répondiez ou non à chaque e-mail que vous recevez est une question d'étiquette sur le lieu de travail et de votre relation avec l'expéditeur. Certaines personnes préfèrent ne recevoir aucune réponse plutôt que d'ouvrir un message de remerciement en deux mots, d'autres peuvent apprécier la note.

3. Mettre vos messages en temporisation

Les messages ne prennent pas autant de temps que les e-mails à lire et à répondre, d'autant plus qu'il est plus acceptable de répondre avec un mot ou un emoji stratégique ou même un gif. Cependant, ils s'additionnent.

Mettre votre messager sur un horaire peut aider à limiter les interruptions. Le blocage du temps de vos messages est un peu différent de vos e-mails car ils ne prendront pas beaucoup de temps à répondre. Au lieu de cela, vous souhaiterez peut-être réserver du temps pour vous concentrer sur vos tâches et laisser vos messages entrants attendre la fin de la session.

Si vous utilisez Slack, vous pouvez montrer que vous vous concentrez sur en utilisant un statut Slack plutôt que de répéter si vous voulez toujours garder un œil sur les notifications. Cependant, si vous finissez par utiliser la répétition, les gens peuvent quand même envoyer le message pour vous faire savoir que c'est urgent.

Si vous envoyez un message à votre collègue et que vous constatez qu'une conversation s'éternise, vous pouvez inviter votre collègue à vous appeler pour obtenir des éclaircissements, car parler au téléphone peut être plus rapide.

4. Établir des limites pour les communications électroniques

D'abord et avant tout, ce n'est pas le rappel préféré de tout le monde, mais vous allez remarquer une augmentation de productivité si vous économisez la vérification de vos messages personnels jusqu'à ce que vous fassiez une pause ou que vous ayez temps d'arrêt.

Les téléphones Apple et Android ont des paramètres de mise au point hautement personnalisables qui peuvent vous aider, vous permettant de désactiver certaines applications lorsque vous allumez ne pas déranger. De cette façon, vous pouvez désactiver les applications et les textes que vous pourriez trouver gênants, mais garder les appels si quelqu'un a besoin de vous joindre.

Vous pouvez également trouver des paramètres similaires sur votre ordinateur. Par exemple, le Avis panneau dans iOS Préférences de système vous permet de programmer Ne pas déranger et d'activer et de désactiver les applications.

Bien sûr, certaines personnes et situations nécessiteront votre attention immédiate, mais certaines choses peuvent attendre que votre session de productivité soit terminée pour que vous les abordiez. Cela variera d'une personne à l'autre, mais essayez de trouver votre propre ensemble de règles sur qui et ce que vous autoriserez à briser votre concentration.

Limitez vos distractions

Avec le nombre d'e-mails et de notifications que vous recevez en une journée, il est facile d'être distrait lorsque vous essayez de vous concentrer. Si vous trouvez que cela est courant, essayez un ou plusieurs de ces conseils pour voir ce qui fonctionne pour vous.

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