Comment travailler de manière productive avec une équipe distante sur plusieurs fuseaux horaires

Avoir une équipe mondiale peut être bénéfique, mais à quoi cela vous servirait-il de puiser dans un vivier de talents riche et diversifié si vous n'avez pas de plan efficace pour tirer parti de ces talents ?

Comment travaillez-vous en synchronisation avec un collègue distant qui se prépare à aller au lit aux Philippines et un autre qui commence sa journée au Royaume-Uni? Plongeons dans quelques façons de tirer le meilleur parti de votre équipe à distance.

Les avantages et les inconvénients d'avoir une équipe mondiale à distance

Avoir une équipe mondiale vous donnera l'opportunité d'acquérir une richesse de connaissances et d'expériences culturelles. En travaillant avec des personnes du monde entier, vous pouvez acquérir une perspective et un aperçu plus larges qui stimulent l'innovation dans votre lieu de travail. Ce n'est pas tout; la possibilité de transcender les frontières signifie également que vous avez des gens qui travaillent 24 heures sur 24 sans avoir besoin d'équipes de nuit.

Cependant, certains défis viennent du fait qu'une équipe travaille à distance sur plusieurs fuseaux horaires, et il est essentiel que vous en soyez conscient. Cela vous permet d'élaborer une stratégie de travail à distance efficace et de trouver les bons outils qui tireront le meilleur parti des forces de votre équipe. Certains de ces défis incluent :

• Possibilités limitées de planifier des réunions qui conviennent à tout le monde.
• Manque de engagement en raison d'un manque d'interaction en personne.
• Perte de motivation et de satisfaction au travail due à travail à distance solitude.
• Réponses tardives aux e-mails et autres communications.
• Plus de personnes travaillant à des heures incommodes et une attente accrue d'être disponible.

Même si les équipes mondiales doivent faire face à quelques obstacles, nous pensons que les avantages l'emportent largement sur les inconvénients. Si vous êtes d'accord, vous souhaiterez peut-être mettre en place des processus et tirer parti des bons outils pour aider à surmonter les défis liés au travail avec des collègues multifuseaux horaires.

Comment travailler avec une équipe à distance dans différents fuseaux horaires

1. Révisez votre processus d'intégration

Il n'y a pas de solution unique pour l'intégration de nouveaux employés, mais vous ne devez pas vous concentrer uniquement sur les talents lorsque vous avez une équipe mondiale. Investir du temps pour améliorer votre processus d'intégration pour embaucher des personnes déjà familiarisées avec la culture du travail à distance ou celles en qui vous pouvez avoir confiance pour travailler avec un minimum de supervision.

En outre, pensez à passer du temps à expliquer le fonctionnement de votre équipe à distance et les attentes que vous avez à son égard. Cela inclut de détailler les processus de communication et les outils dont ils auront besoin pour faire leur travail. N'oubliez pas d'être précis sur les heures de travail afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde dès le départ.

L'autonomie de travail, la proactivité, la flexibilité, l'initiative et une excellente communication sont des compétences essentielles à rechercher.

2. Utiliser les convertisseurs de fuseau horaire

Vous n'avez pas besoin de gaspiller vos ressources cognitives en mémorisant différents fuseaux horaires ou en recherchant sur Google l'heure qu'il est dans votre l'emplacement d'un collègue chaque fois que vous souhaitez planifier une réunion, car il existe une bonne sélection d'outils en ligne disponibles pour vous aider vous faites cela.

Ces solutions numériques vous aident à convertir les fuseaux horaires avant de programmer des conférences téléphoniques, des chats vidéo ou d'autres communications vitales. De cette façon, tout le monde sera conscient des décalages horaires et évitera les conflits potentiels.

Par exemple, votre équipe peut utiliser Fuseau horaire.io pour voir l'heure qu'il est chez l'autre. Cet outil affiche la photo de profil, le nom et l'heure actuelle de chacun sur une seule page, ce qui vous permet d'identifier rapidement dans quel fuseau horaire ils se trouvent.

3. Encouragez la communication asynchrone

Communication asynchrone a révolutionné la façon dont les équipes à distance travaillent. Cette approche permet aux membres de l'équipe de tirer parti de la flexibilité du modèle de travail à distance pour travailler pendant leurs heures les plus heures productives de la journée sans la pression d'être disponible tout le temps ou de répondre aux messages immédiatement.

Cette approche élimine les défis liés à la coordination des horaires sur plusieurs fuseaux horaires. Il réduit également considérablement les distractions liées aux notifications de messagerie pendant et en dehors des heures de travail, permettant aux membres de l'équipe de se concentrer sur leurs tâches, d'être plus productifs et d'atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle.

Vous pouvez utiliser outils de communication asynchrone aimer Voodle, Yac, ou Tourner pour rester en contact avec vos collègues sans interrompre leurs flux de travail. Ces outils vous permettent d'échanger des idées, de donner des commentaires, d'expliquer des concepts compliqués, de collaborer sur des projets et de fournir des mises à jour sans envoyer de ping aux gens en permanence ni planifier de longues réunions.

Vous pouvez également utiliser une application de messagerie comme Pic pour programmer des e-mails moins urgents à des collègues dans d'autres fuseaux horaires en dehors de leurs heures de travail. De plus, vous pouvez créer un wiki interne pour stocker toutes les informations pertinentes de l'entreprise, y compris les notes de réunion, les tutoriels, les politiques de l'entreprise, etc. Cela permet à tous les membres de votre équipe, indépendamment de leur emplacement et de leur heure, d'accéder aux informations dont ils ont besoin pour faire de leur mieux.

Des outils de gestion de projet comme Asana et Trello aidez les équipes à rester organisées, sur la bonne voie et responsables lorsqu'elles travaillent sur des projets avec des collègues distants dans différents fuseaux horaires. Ces outils sont bien adaptés au travail asynchrone car ils vous permettent de créer et d'attribuer des tâches, de fixer des délais, de suivre l'avancement et de stocker toutes les informations liées au projet en un seul endroit.

Ils sont également dotés de fonctionnalités telles que les commentaires pour faciliter la collaboration et garantir que tout le monde est sur la même page. De cette façon, les membres de l'équipe dans différents pays et fuseaux horaires peuvent facilement voir sur quoi les autres travaillent, fournir des commentaires, et résoudre les problèmes une fois qu'ils se connectent à leurs comptes sans communiquer constamment par e-mail ou autre messagerie plates-formes.

5. Adoptez les calendriers partagés et les applications de planification

Les calendriers partagés et les applications de planification aident les équipes distantes à coordonner leurs horaires, à planifier les événements à venir et à éviter les échanges d'e-mails lorsqu'elles essaient de trouver une heure qui convient à tout le monde.

Par exemple, Calendement permet aux collègues distants de partager leur disponibilité et de planifier des réunions entre eux sans avoir à coordonner les horaires manuellement. De cette façon, tout le monde peut facilement voir quand les autres sont en fête nationale, occupés ou libres pour discuter. Vous pouvez également utiliser ces informations pour trouver des heures qui se chevauchent pour planifier des appels ou des réunions de groupe avec tous les membres de votre équipe lorsque vous en avez besoin.

De plus, Calendly permet l'intégration avec d'autres outils populaires tels que Slack, Microsoft Teams, Webex, etc., ce qui le rend encore plus facile à utiliser pour les équipes distantes.

Surmontez les défis du fuseau horaire pour maximiser la productivité de votre équipe

Quelques obstacles ne devraient pas vous dissuader de rechercher les nombreux avantages liés au travail avec une équipe distante dans différents fuseaux horaires.

Avec la bonne approche et les outils ci-dessus, vous pouvez surmonter les défis de travailler avec une télécommande équipe dispersée à travers le monde et récolter les fruits d'une productivité, d'une créativité et d'une innovation.

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