Les 4 meilleures applications de calendrier partagé pour votre équipe à distance

Les équipes distantes les plus productives partagent la même vision, les mêmes buts et objectifs, ainsi qu'un calendrier qui les aide à coordonner leur disponibilité, leur travail et à rester sur la bonne voie.

Étant donné que vous travaillez dans différentes parties du monde, il est essentiel d'avoir une base à partir de laquelle vous pouvez tous voir ce qui doit être fait et quand. Dans cet article, nous couvrirons certaines des meilleures applications de calendrier partagé pour les équipes distribuées.

5 fonctionnalités à prendre en compte lors de la recherche d'une application de calendrier partagé

Un calendrier partagé est un outil en ligne qui permet aux membres d'une équipe distribuée d'afficher et de mettre à jour leurs horaires. Cela peut être utile pour coordonner les congés, les heures de travail, les réunions et les échéances des projets.

Lorsque vous choisissez une application de calendrier partagé pour votre équipe distante, vous devez rechercher quelques fonctionnalités clés :

1. Facilité d'utilisation: L'ajout de nouvelles solutions numériques à votre flux de travail peut être un défi et une source de stress pour ceux qui ne sont pas férus de technologie. Les applications de calendrier les mieux partagées sont faciles à utiliser et ne nécessitent pas beaucoup de temps pour apprendre à naviguer. Vous voudrez donc vous assurer que l'application que vous choisissez est conviviale.
2. Compatibilité: Nous parions que les membres de votre équipe utilisent différents appareils et systèmes d'exploitation. Lorsque vous choisissez une application de calendrier pour votre équipe, assurez-vous qu'elle est compatible avec les appareils de tout le monde.
3. L'intégration: Les applications de calendrier les mieux partagées offrent des intégrations avec d'autres applications et services que votre équipe pourrait utiliser. De cette façon, vous pouvez conserver tous vos rendez-vous et flux de travail au même endroit, tout en éviter de surutiliser vos outils de communication et de collaboration.
4. Synchronisation automatisée des horaires: L'une des fonctionnalités essentielles d'une application de calendrier partagé est la possibilité de synchroniser automatiquement votre calendrier avec tous les membres de votre équipe. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de saisir manuellement vos disponibilités dans les calendriers de chacun. Les meilleures applications se synchroniseront automatiquement avec tous les appareils.
5. Personnalisation: Une bonne application de calendrier partagé offrira un certain degré de personnalisation, afin que vous puissiez l'adapter aux besoins spécifiques de votre équipe. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter des notes ou des couleurs à différents événements pour vous aider à vous rappeler à quoi ils servent.

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qu'il faut rechercher dans une application de calendrier partagé, examinons certaines des meilleures options pour votre équipe distante.

Les 4 meilleures applications de calendrier partagé pour les équipes distantes

C'est une décision facile si vous souhaitez profiter de Google Workspace écosystème d'applications et de services de productivité. Google Agenda est très convivial et il est facile d'ajouter de nouveaux événements ou d'inviter des membres de l'équipe à des événements existants. Vous pouvez également créer des événements récurrents, de sorte que vous n'ayez pas à les saisir manuellement à chaque fois.

Google Agenda permet à votre équipe de rester synchronisée en vous permettant de vérifier et de connaître l'emploi du temps de chacun en un coup d'œil. Comme il est déjà intégré à votre compte Gmail, vous pouvez l'utiliser pour programmer une visioconférence Google Meet, accéder aux informations de votre Google Drive, envoyer un SMS rapide et collaborer avec les membres de l'équipe sur Google Chat, et Suite.

Google Agenda est une option fiable, surtout si vous recherchez la simplicité et une large gamme d'intégrations.

Télécharger: Google Agenda pour Android | iOS (Gratuit, compte professionnel disponible)

TimeTree est un calendrier partagé convivial avec une belle interface intuitive. C'est un outil polyvalent qui vous permet de gérer vos horaires personnels, professionnels ou familiaux en un seul endroit.

TimeTree est idéal pour la collaboration en équipe car il offre une variété de fonctionnalités, telles que la possibilité de partager des calendriers avec d'autres, d'ajouter des événements et des tâches, de personnaliser les notifications, etc. Il dispose également d'une fonction mémo pour vous aider, vous et vos collègues distants, à vous souvenir des détails essentiels ou à planifier les projets à venir.

Tout ce dont vous avez besoin pour commencer est de vous inscrire à un compte TimeTree, puis d'inviter les membres de votre équipe à vous rejoindre. Il dispose également d'une version mobile pour vous permettre de rester organisé lors de vos déplacements.

Télécharger: TimeTree pour Android | iOS (Libre)

Toggl Plan est un outil de gestion de projet robuste et convivial qui offre une fonctionnalité de calendrier partagé. C'est un excellent outil pour les petites et moyennes entreprises ou les équipes qui doivent gérer plusieurs projets et tâches.

Le calendrier partagé de Toggl Plan vous permet de voir tous les événements et tâches de votre équipe pour mieux comprendre ce que vous devez faire et quand. Vous pouvez également créer de nouvelles tâches, attribuer des tâches aux membres de l'équipe, définir des délais, etc. De plus, vous pouvez créer différentes équipes et inviter des membres à collaborer.

Cet outil vous permet d'ajouter des pièces jointes, des commentaires et des notes aux tâches, ce qui le rend parfait pour le travail collaboratif. Vous pouvez également intégrer Toggl Plan à d'autres outils populaires tels que Slack, Toggl et Calendar.

Toggl Plan est un excellent choix si vous recherchez un outil de gestion de projet avec un calendrier partagé intégré.

Télécharger: Basculer Planifier pour Android | iOS (Essai gratuit, version premium disponible)

Calendly est un excellent outil pour gérer votre propre emploi du temps ainsi que la coordination avec les autres. Il possède une interface claire et intuitive qui permet de voir facilement vos événements à venir et d'en programmer de nouveaux. Il offre également une variété de fonctionnalités, telles que Préférences de disponibilité, qui vous permet de personnaliser quand vous souhaitez être contacté.

Cet outil dispose également d'un Planification de l'équipe fonctionnalité qui vous permet de gagner du temps sur les tâches manuelles et redondantes telles que l'attribution de réunions, la détermination des heures de réunion, etc. Une fois que tout le monde a personnalisé ses préférences de disponibilité, Calendly générera automatiquement un calendrier de réunion qui fonctionne pour tous. Cependant, vous pouvez toujours choisir d'envoyer des sondages de réunion pour affiner le meilleur moment pour tout le monde.

Calendly s'intègre à d'autres applications de calendrier partagé populaires telles que Google Calendar, iCal, Outlook, pour n'en nommer que quelques-unes, et recoupe les horaires pour éviter les doubles réservations. Il dispose également d'une application mobile qui vous permet de gérer votre emploi du temps lors de vos déplacements.

Télécharger: Calendly pour Android | iOS (Version gratuite et premium disponible)

Mettez votre équipe distribuée sur la même page avec un calendrier partagé

Que vous choisissiez d'opter pour une application de calendrier partagé qui fait partie d'une suite d'outils plus complète ou d'un outil de gestion de projet tout-en-un avec une fonction de calendrier, il y a certainement quelque chose pour vous sur ce liste.

Bien qu'il soit difficile de choisir l'une par rapport à l'autre car cela dépend de vos besoins spécifiques, toutes ces applications sont d'excellentes options qui vous permettront de mieux gérer votre temps et votre emploi du temps.

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