Comment utiliser plus efficacement les applications de messagerie de votre lieu de travail

Les applications de messagerie ont sans aucun doute changé la façon dont nous communiquons au travail, en particulier pendant notre transition vers le travail à distance et loin du courrier électronique, qui a été l'outil de communication de facto pendant tant longue.

Malgré les nombreuses fonctionnalités d'amélioration de la productivité qu'offrent bon nombre de ces applications, nous pouvons également affirmer qu'elles ont tendance à faire le contraire.

Les applications de messagerie tuent-elles votre productivité? Ou, peut-être, c'est la façon dont vous les utilisez? Plongeons plus profondément.

5 façons différentes dont les applications de messagerie en milieu de travail peuvent limiter votre productivité

1. Surcharge d'information

Comme si surcharge de messagerie n'était pas un problème assez important, vous devez maintenant faire face au flux constant de messages dans vos applications de chat, qui sont, pour la plupart, devenues les nouvelles boîtes de réception. Comme tous les courriers indésirables dans votre boîte de réception, tous les messages de vos applications de chat ne méritent pas votre attention.

Vous vous êtes probablement retrouvé dans une chaîne Slack dans laquelle vous n'étiez pas censé être ou dans une chaîne surpeuplée participants, ou vous avez des collègues qui discutent des derniers potins de célébrités sur une chaîne destinée aux professionnels questions.

Il en résulte une surcharge d'informations, qui peut être tout aussi débilitante qu'une boîte de réception de courrier électronique débordante, entraînant une fatigue décisionnelle, du stress et, en fin de compte, une productivité réduite.

2. Des informations vitales se perdent

L'un des effets secondaires de la surcharge d'informations est que certaines informations vitales se perdent dans le mélange. Si vous ne parvenez pas à adopter les bons processus, les informations liées au travail peuvent rapidement être enfouies sous une pile de discussions à la cool ou de discussions hors sujet.

Vous finissez par passer la majeure partie de votre journée de travail à parcourir une mer de messages d'un canal ou d'une application de communication à un autre dans l'espoir de trouver l'information essentielle dont vous avez besoin. Cela peut être un exercice futile et un énorme perte de temps au travail.

3. Trop d'applications de communication

Quel outil de communication interne utilisez-vous pour communiquer avec vos collègues distants? Les équipes Microsoft? Mou? E-mail? WhatsApp ?

Peut-être un mélange de tout ce qui précède?

Dans votre recherche de l'application de messagerie professionnelle la plus récente et la plus riche en fonctionnalités, vous en avez peut-être installé trop, ce qui peut rapidement se transformer en un cauchemar de productivité.

Si vous sautez constamment d'une application à l'autre tout au long de la journée, vous perdez du temps et fragmentez votre attention, ce qui rend difficile la concentration sur une tâche.

Cela dit, vous voudrez peut-être trouver des moyens de éviter la surutilisation des applications de communication et de collaboration dans votre lieu de travail.

4. Vous êtes "toujours actif"

La connectivité constante et les attentes d'être disponible à tout moment pour répondre aux messages sont devenues la norme sur le lieu de travail d'aujourd'hui. Cependant, cette culture d'être toujours "actif" et de travailler en dehors des limites des heures de travail traditionnelles peut entraîner plusieurs conséquences indésirables.

Premièrement, travailler de plus longues heures ne signifie pas nécessairement être plus productif. En fait, cela a souvent l'effet inverse. Si vous vous retrouvez à travailler tard la nuit ou le week-end, vous risquez de vous épuiser rapidement, ce qui entraînera une baisse de la qualité et des performances du travail.

Mais il ne s'agit pas seulement de votre vie professionnelle, car votre vie personnelle peut aussi rapidement en pâtir. Il y a peu de temps pour la détente et le rajeunissement lorsque vous êtes toujours « actif », ce qui entraîne des problèmes de santé mentale et physique.

5. Notifications sans fin

Dans votre quête pour être plus connecté dans l'espoir d'augmenter votre productivité, vous vous êtes peut-être inscrit par inadvertance pour un flux sans fin de notifications de vos applications de chat. À première vue, ces petits pop-ups rouges et dings peuvent sembler anodins, mais ils peuvent rapidement devenir une énorme distraction, entraînant involontairement au changement de contexte et à la baisse de productivité.

Parfois, le simple fait de voir ces fenêtres contextuelles rouges (même si vous ne lisez pas les messages) peut suffire à vous faire perdre votre concentration et à perturber votre flux.

Alors, que pouvez-vous faire pour éviter ces pièges de productivité ?

Principales stratégies pour parvenir à une communication productive sur le lieu de travail

1. Adoptez la communication asynchrone

Mettre trop l'accent sur les réponses immédiates et la communication en temps réel, en particulier lorsque les membres de l'équipe travaillent dans des fuseaux horaires différents, peut finir par faire plus de mal que de bien.

Au lieu d'attendre (ou pire, d'exiger) des réponses instantanées, embrassez communication asynchrone. Ce style de communication vous permet de répondre aux messages à votre rythme, ce qui réduit les interruptions et vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Vous n'avez pas toujours besoin d'ajouter une autre application de communication à votre arsenal lorsque vous en trouvez une nouvelle. Il faut du temps à tous les membres de votre équipe pour s'habituer à un nouvel outil, il est donc souvent préférable de s'en tenir à ce que vous avez, surtout lorsqu'il offre déjà les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Au lieu de vous inscrire à une autre application, prenez le temps d'évaluer vos outils existants pour voir si vous pouvez les intégrer aux autres applications que vous utilisez pour rationaliser votre flux de travail. De cette façon, vous n'aurez pas besoin de changer d'application aussi souvent et vous pourrez éviter la perte de productivité associée.

3. Créer un wiki interne

Un wiki interne est un référentiel central pour les connaissances et les informations de votre équipe. C'est un excellent moyen de garder toutes vos informations vitales organisées et accessibles en un seul endroit.

Un wiki peut aider à réduire le besoin de communication constante en permettant aux membres de l'équipe de trouver facilement des réponses à leurs questions. Vous pouvez également tirer parti de votre wiki interne pour créer un manuel de communication avec votre équipe afin de documenter les meilleures pratiques et les directives à l'échelle de l'entreprise.

Cela peut inclure n'importe quoi, depuis comment et quand utiliser des outils spécifiques, jusqu'à la définition de ce que vous considérez comme une communication « urgente » et le temps de réponse idéal.

La façon dont vous utilisez vos outils de communication et de collaboration peut avoir un impact significatif sur votre productivité. Si vous êtes constamment interrompu par des notifications, essayez de personnaliser vos paramètres pour minimiser les distractions.

Par exemple, vous pouvez désactiver les notifications pour des canaux ou des conversations spécifiques, configurer des heures Ne pas déranger ou même répéter complètement les notifications pendant votre temps de mise au point programmé. En personnalisant au mieux vos outils selon vos besoins, vous reprenez le contrôle de votre productivité.

De plus, si vous utilisez Slack, vous pouvez ajouter le @Extension à lire absolument à votre espace de travail pour vous assurer que les messages urgents sont toujours vus. Cette application Slack vous permet de marquer des messages spécifiques comme des lectures incontournables, et les membres de l'équipe auront tous leurs messages critiques en un seul lot pour éviter de perdre du temps à faire défiler l'historique des discussions.

Utilisez vos applications de messagerie de la bonne façon pour maximiser la productivité

Bien que les applications de chat puissent être un excellent moyen d'augmenter la productivité, elles peuvent également être une distraction importante si elles ne sont pas utilisées correctement. Nous pouvons conclure que cela dépend principalement de la façon dont vous utilisez ces outils.

En suivant les stratégies ci-dessus, vous pouvez reprendre le contrôle de votre productivité et éviter ces pièges de productivité.

Comment surmonter la surcharge de collaboration sur votre lieu de travail

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