8 erreurs de communication courantes à éviter dans les équipes virtuelles (et que faire à la place)

Après avoir changé le fonctionnement de votre organisation, il est primordial que vous preniez le temps de favoriser une bonne culture de communication dans votre espace de travail virtuel. En effet, la façon dont vous interagissiez avec vos collègues dans un environnement de bureau traditionnel ne se traduit pas nécessairement dans le monde virtuel.

Par conséquent, réécrire votre manuel de communication est la clé du succès dans une équipe virtuelle, et une façon d'y parvenir est de savoir ce qu'il ne faut pas faire.

1. Utiliser le courrier électronique comme principal mode de communication

Bien que le courrier électronique ait toujours un rôle à jouer dans le travail à distance d'aujourd'hui, il ne devrait pas être votre principal mode de communication. Vous pouvez rapidement perdre la trace des messages lorsqu'ils sont enfouis dans votre boîte de réception, ce qui entraîne une baisse de productivité.

Vous pouvez toujours utiliser le courrier électronique pour communiquer avec les clients et les prospects cibles. Cependant, il existe d'autres

des outils pratiques de communication mieux adaptés à la messagerie et à la collaboration avec vos collègues distants.

Des outils de messagerie instantanée comme Mou sont bons pour les conversations rapides et pour créer des canaux pour des sujets ou des projets spécifiques. Vous pouvez également utiliser des applications de messagerie telles que Tourner pour communiquer de manière asynchrone, tandis que les outils de gestion de projet comme Trello ou alors Asana vous permettent de créer, d'assigner et de suivre des tâches.

2. Ne pas planifier les différences de fuseau horaire

Dans un bureau traditionnel, les gens travaillent généralement dans le même espace et pendant les mêmes heures de travail. Cependant, lorsque vous avez des membres d'équipe virtuels sur différents fuseaux horaires, les choses peuvent devenir plus compliquées à moins que vous ne le prévoyiez.

Vous devez être conscient des décalages horaires et trouver des heures qui se chevauchent pour planifier des réunions. Cependant, vous n'avez pas besoin de mémoriser les fuseaux horaires ou les emplacements de vos collègues pour y parvenir. Vous pouvez utiliser des convertisseurs de fuseau horaire comme Fuseau horaire.io ou des applications de calendrier partagé comme Calendement pour planifier et gérer les heures de réunion. Cela vous permet de bloquer le temps qui convient à tout le monde.

3. Trop compter sur la communication textuelle

La communication textuelle est dépourvue d'indices non verbaux comme le langage corporel, le contact visuel et les expressions faciales, ce qui peut facilement conduire à des interprétations erronées et à des conflits. Dans un environnement virtuel, il est essentiel d'utiliser divers supports de communication pour faire passer votre message, y compris des outils de visioconférence comme Google Meet ou Zoom.

Considérant que vous ne pourrez peut-être pas vous rencontrer physiquement, ces outils offrent la meilleure chose en vous permettant de voir et d'entendre vos collègues. En plus de créer des liens plus personnels, les appels vidéo expliquent également mieux les tâches complexes.

Cependant, vous ne pouvez pas toujours sauter sur un appel vidéo, en particulier lorsque vous travaillez avec des personnes dans d'autres fuseaux horaires. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un outil vidéo asynchrone comme Voodle pour enregistrer et envoyer des messages vidéo.

4. S'attendre à ce que tout le monde soit disponible tout le temps

En raison de tous les outils de communication à portée de main et de l'adoption de politiques de travail à distance, les frontières entre le travail et la vie personnelle sont de plus en plus floues. Cela a donné lieu à la culture de travail « toujours active »: les attentes irréalistes selon lesquelles les gens devraient être disponibles pour répondre aux messages liés au travail ou répondre aux exigences du travail à tout moment.

Pour éviter cela, vous devez définir des limites. Ceci comprend créer un horaire de travail à distance personnalisé, définir votre disponibilité dans les outils de communication de votre lieu de travail et désactiver les notifications pour les messages non urgents en dehors des heures de travail.

5. Ne pas être conscient des différences culturelles/religieuses

Étant donné que le travail à distance vous permet de recruter des talents dans différentes parties du monde, vous devez être conscient des différences culturelles et religieuses qui peuvent nuire à la communication et à l'équipe dynamique.

Par exemple, les personnes de cultures et de religions distinctes peuvent observer des jours fériés spécifiques et peuvent ne pas être disponibles pour travailler ou avoir des horaires de travail différents pendant ces périodes. Ainsi, vous devrez peut-être suivre ces jours et ajuster les délais ou les plans de communication en conséquence.

6. Ne pas créer de place pour les conversations informelles

Dans un environnement de travail à domicile, il peut être facile de négliger le besoin d'interaction sociale entre collègues. Cependant, travail à distance solitude est une préoccupation sérieuse qui peut diminuer la productivité et la satisfaction au travail.

Pour lutter contre cela, vous devez trouver des moyens d'encourager les conversations informelles. Vous pouvez y parvenir en créant des opportunités de refroidisseurs d'eau virtuels. Par exemple, créer un groupe distinct pour les conversations informelles dans votre outil de chat en milieu de travail. C'est là que vous parlez de sujets non liés au travail, comme vos projets de week-end, votre émission préférée ou vos passe-temps.

Vous pouvez encore renforcer l'engagement au sein de votre équipe avec ces idées de pause café.

7. Avoir trop de réunions

Bien qu'il soit important d'avoir des vérifications régulières avec votre équipe, vous ne voulez pas en faire trop avec les réunions. La réalité est que certaines réunions ne valent pas votre temps et peuvent même nuire à votre productivité.

Alors, avant de programmer une énième réunion, demandez-vous si c'est vraiment nécessaire et s'il n'y a pas d'autres moyens de faire passer votre message. Lorsque vous choisissez d'avoir une réunion, essayez de vous assurer qu'elle est aussi productive que possible en créant un ordre du jour et en le partageant à l'avance, en le gardant bref et en ne faisant participer que les personnes nécessaires.

De plus, affectez quelqu'un pour documenter correctement les procès-verbaux de la réunion et enregistrez-les dans un emplacement central où tout le monde peut y accéder. Cela aidera à réduire le besoin de réunions futures pour discuter de ce qui s'est passé lors des sessions précédentes.

8. Ne pas reconnaître les jalons et célébrer les succès

Reconnaître et célébrer les succès de votre équipe est essentiel pour stimuler le moral et l'engagement. Le travail à domicile n'est pas une raison pour négliger cette activité essentielle de consolidation d'équipe.

Vous pouvez compter sur des outils de reconnaissance des employés comme En prime pour célébrer les succès de votre équipe et reconnaître les réalisations individuelles. Vous pouvez également l'intégrer à votre espace de travail Slack, afin que les membres de l'équipe puissent donner et recevoir des félicitations plus facilement.

Évitez ces erreurs pour améliorer la communication de l'équipe à distance

Bien que l'environnement de travail à distance comporte ses défis, il offre également de nombreuses opportunités de croissance et de réussite. Pour la plupart, nous apprenons encore comment naviguer au mieux dans cette nouvelle façon de travailler.

Connaître ces pièges courants peut vous aider à les éviter et à créer un environnement de travail à distance réussi pour vous et votre équipe.

5 outils pour surmonter les défis de communication des équipes à distance

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