8 façons d'accueillir une nouvelle recrue dans votre équipe à distance

Donc, vous avez examiné leurs CV, ils ont réussi leur formation et ils sont maintenant prêts à rejoindre votre équipe à distance. Pour vous, il peut être excitant d'avoir de nouveaux membres dans l'équipe, mais du point de vue de la recrue, rejoindre un nouvel environnement de travail peut être écrasant.

Faire en sorte qu'ils se sentent membres de votre équipe dès le départ donne le ton d'une relation de travail réussie. Considérez les idées suivantes :

1. Donnez-leur accès à votre wiki interne

Avant d'accueillir votre recrue le premier jour, il est primordial de configurer son espace de travail virtuel afin qu'il puisse accéder facilement à toutes les informations dont il a besoin.

Suite à votre e-mail de bienvenue, vous pouvez leur envoyer un lien vers votre wiki interne de l'entreprise, qui contiendra toutes les ressources dont ils ont besoin, y compris les politiques de l'entreprise, des didacticiels pratiques pour les logiciels internes, des notes techniques et des documents de formation et d'intégration. Vous pouvez également ajouter toutes leurs informations de connexion aux applications nécessaires qu'ils utiliseront et les aider à créer leurs profils.

Faire tout cela avant qu'ils ne commencent officiellement les aidera à démarrer et à se sentir plus à l'aise dans leur nouveau rôle.

2. Présentez-les à l'équipe

Maintenant qu'ils se sont connectés et se sont familiarisés avec les systèmes et les politiques de l'entreprise, il est temps de les présenter au reste de la meute.

Vous pouvez commencer par tirer parti de votre canal d'accueil Microsoft Teams ou Slack dédié pour présenter la recrue à l'équipe et permettre à tout le monde de dire bonjour.

Si vous utilisez des outils de visioconférence, envisagez d'organiser une réunion de bienvenue à laquelle toute l'équipe peut participer. Bien qu'un appel vidéo ne reproduise pas une interaction en personne, il aidera le nouvel employé à voir les visages de chacun et à mieux comprendre la culture de l'entreprise. Vous pouvez commencer avec les membres de l'équipe ou du service avec lesquels ils travailleront le plus étroitement pour avoir une première interaction moins intimidante.

De plus, essayez de rendre l'interaction aussi chaleureuse et décontractée que possible. Utiliser le plaisir plateformes de team building pour briser la glace et mettre tout le monde à l'aise.

3. Tirez parti du logiciel d'intégration des employés

Si vous recherchez un moyen plus simple et efficace d'intégrer de nouveaux employés, envisagez d'utiliser logiciel d'intégration des employés.

Ces outils aident à la fois les managers et les recrues en rationalisant l'ensemble du processus et en le rendant plus organisé et moins chronophage. Avec la plupart de ces plateformes, vous pouvez personnaliser votre plan d'intégration en fonction des besoins, de la culture et des valeurs de votre entreprise.

De plus, certaines de ces solutions logicielles sont livrées avec une fonction de base de connaissances, qui peut être très utile pour mettre rapidement les recrues au courant. Enfin, ces outils peuvent vous aider à éviter de manquer des étapes de conformité essentielles lors du processus d'intégration.

4. Attribuer un copain d'intégration

Rejoindre un environnement inconnu peut être intimidant. Un excellent moyen de rendre votre nouvel arrivant moins anxieux consiste à lui attribuer un ami d'intégration amical.

Il s'agit d'un membre expérimenté de l'équipe qui sera leur personne de référence pour tout ce qui concerne leur travail et qui pourra les aider à naviguer dans les tenants et les aboutissants de la culture de votre entreprise. Ils peuvent répondre à toutes les questions que la nouvelle recrue peut avoir et fournir un soutien lors de son installation.

Désignez une personne qui n'est pas un superviseur direct, car le nouvel employé peut se sentir mal à l'aise de poser des questions ou de demander de l'aide à son patron. Attribuez un pair patient et amical qui connaît les processus de votre entreprise.

Alternativement, vous pouvez utiliser une application Slack appelée Donut pour automatiser ce processus.

5. Planifiez des vérifications régulières

Dans un environnement éloigné, vous n'allez pas simplement rencontrer au hasard votre nouvel employé dans la salle de pause et discuter de la façon dont s'est passé son week-end. Vous devez être proactif dans le maintien de la communication avec votre équipe.

Vous pouvez programmer des enregistrements réguliers, par exemple toutes les deux semaines. Cela vous permettra de surveiller leurs progrès et de savoir s'ils rencontrent des problèmes.

De plus, vous pouvez rendre cela amusant et renforcer les relations au sein de votre équipe avec des pauses café virtuelles. Vous pouvez jouer à des jeux de team building comme deux vérités et un mensonge, ou préférez-vous. Ces activités permettent à chacun de mieux se connaître et de rendre le travail en commun plus agréable.

Enfin, invitez-les à votre refroidisseur d'eau virtuel canaux, où les gens peuvent avoir des conversations plus informelles sur n'importe quel sujet qui les aident à se sentir comme faisant partie de l'équipe.

6. Planifier une réunion avec le service informatique

Considérant que les cyberattaques sont en augmentation, il est essentiel de s'assurer que votre nouvelle recrue connaît bien les protocoles de sécurité informatique de votre entreprise. Planifiez une réunion avec votre équipe (ou service) informatique pour présenter au nouvel employé les mesures de cybersécurité de l'entreprise. Cela les aidera à comprendre ce qu'ils doivent faire pour accéder aux serveurs et outils pertinents et à protéger les données de l'entreprise.

Ils peuvent également profiter de cette occasion pour dresser une liste des problèmes techniques potentiels qu'ils pourraient rencontrer et s'y préparer à l'avance. Cela peut inclure n'importe quoi, d'avoir un plan de sauvegarde pour leur connexion Internet à apprendre à activer l'assistance à distance sur leur ordinateur pour permettre au service informatique de résoudre rapidement tous les problèmes qu'ils pourraient avoir.

7. Encouragez-les à rejoindre des groupes de ressources pour les employés

Les groupes de ressources d'employés (ERG) sont des organisations bénévoles d'employés qui partagent un intérêt, une identité ou une expérience commune. Ces groupes peuvent inclure, mais sans s'y limiter, l'ethnicité, le sexe, le mode de vie et l'appartenance religieuse, et ils constituent une ressource précieuse pour promouvoir l'inclusion et la diversité sur le lieu de travail.

Rejoindre un groupe de ressources pour les employés offre aux nouveaux arrivants une excellente occasion d'apprendre à connaître des personnes au sein de l'entreprise qui partagent des antécédents et des expériences similaires. De plus, cela peut les aider à se sentir à l'aise et connectés à la culture de l'entreprise.

8. Offrir des commentaires constructifs

Il est essentiel de donner des commentaires positifs et constructifs une fois qu'ils commencent à travailler sur des projets. Cela les aidera à comprendre ce que vous attendez d'eux et leur donnera l'occasion d'améliorer leurs compétences.

De plus, cela montre que vous êtes investi dans leur développement et engagé à les aider à grandir au sein de l'entreprise.

Améliorez votre plan d'intégration pour une meilleure rétention et productivité des employés

Les premières semaines sont cruciales pour l'intégration d'un nouvel employé dans l'entreprise. En prenant le temps de les intégrer correctement, vous pouvez les mettre en place pour réussir et vous assurer qu'ils restent longtemps.

L'amélioration de votre plan d'intégration permettra à vos nouvelles recrues de se sentir à l'aise et confiantes dans leur nouveau rôle, ce qui entraînera de meilleurs taux de rétention des employés et une productivité accrue.

Comment améliorer votre processus d'intégration des employés virtuels: 5 étapes

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