Comment comprendre les formules Excel étape par étape

Comprendre les formules peut être difficile lorsque nos fiches techniques deviennent complexes. Heureusement, Excel dispose de plusieurs fonctionnalités d'audit de formules qui nous aident à mieux les comprendre.

Dans cet article, nous examinerons comment la fonctionnalité d'évaluation vous aide à comprendre des formules complexes en les décomposant en étapes, et comment d'autres fonctionnalités d'audit simplifient le processus.

Comment les fonctionnalités d'audit de formule aident-elles à mieux comprendre les formules ?

Voici quelques avantages de l'utilisation des fonctionnalités d'audit pour mieux comprendre les formules :

1. Ils sont utiles lors de l'évaluation des formules utilisées dans les feuilles pré-calculées créées par d'autres.
2. Ils facilitent la localisation et la suppression des erreurs, à la fois des formules et des cellules dont dépend l'exécution de la formule.

Comment fonctionne la fonctionnalité d'évaluation ?

Voici quelques éléments à garder à l'esprit lorsque vous utilisez la fonctionnalité d'évaluation dans Excel :

1. Il souligne la partie de la formule qui sera évaluée à l'étape suivante.
2. Chaque fois que vous cliquez Évaluer, le processus d'évaluation passera à l'étape suivante en calculant les résultats de l'évaluation précédente.
3. Si vous voulez voir à quelle(s) cellule(s) l'entité fait référence dans la partie soulignée, cliquez sur Intervenir.
4. Pressage Sors vous ramènera au processus d'évaluation.

Il est possible d'arrêter le processus d'évaluation en appuyant sur proche, mais vous ne pouvez ignorer aucune étape du processus d'évaluation.

Pour mieux comprendre cela, appliquons-le à un ensemble de données.

Comment utiliser la fonctionnalité d'évaluation de formule pour comprendre les formules étape par étape

À titre d'exemple, considérez la situation suivante où l'éligibilité au bonus a été calculée à l'aide de la formule imbriquée.

Pour voir comment Excel a implémenté cette formule, accédez à la cellule où la formule a été implémentée, cliquez sur le Formules onglet, puis cliquez sur Évaluer la formule dans le ruban.

Continuez à appuyer sur la Évaluer jusqu'à ce que l'évaluation atteigne le résultat final.

Vous trouverez ci-dessous une liste de toutes les étapes impliquées dans le processus.

Plus la formule est compliquée, plus vous trouverez d'étapes dans le processus d'évaluation. Cependant, chaque étape est menée séparément, comme on le voit ici.

Cependant, comme pour toute formule ou fonctionnalité dans Excel, la fonctionnalité d'évaluation présente également certaines limitations. Pour en savoir plus sur ces limitations, consultez la section Remarques du Page d'assistance Microsoft. Si l'une de ces limitations vous empêche de faire votre travail, la possibilité de passer à Alternatives à Excel est toujours disponible.

Autres fonctionnalités d'audit pour mieux comprendre les formules

Quelques autres fonctionnalités d'audit aident à mieux comprendre et analyser la formule en plus de la fonctionnalité d'évaluation. En voici quelques-uns :

1. Tracer des précédents

Trace precedents est une fonctionnalité d'audit de formule qui dessine des flèches indiquant toutes les cellules dont dépend la sortie finale de la cellule sélectionnée.

Pour l'exemple ci-dessus, la cellule D2 la sortie finale dépend des cellules B2 et C2. Dès que vous sélectionnez la cellule souhaitée et cliquez sur le Tracer des précédents option, Excel dessinera des flèches faisant référence aux cellules B2 et C2.

Par conséquent, lorsque vous traitez des ensembles de données complexes avec de nombreuses formules, vous pouvez rapidement vérifier les dépendances de toutes les formules et filtrer les cellules pour apporter les modifications dont vous avez besoin.

2. Suivre les personnes à charge

Les dépendants de trace font le contraire des précédents de trace dans Excel. Il vous montre rapidement quelles formules ou cellules seront affectées si vous modifiez les valeurs dans vos cellules sélectionnées.

Par conséquent, cette fonctionnalité est également utile lors de la modification des valeurs dans l'ensemble de données en traçant les flèches pour éviter de perturber les formules déjà en place.

Comme indiqué dans l'exemple ci-dessus, la modification des valeurs dans la cellule C2 changera la sortie de la formule dans la cellule D2.

Par conséquent, il est utile de retracer leurs personnes à charge et leurs précédents pour mieux comprendre ou évaluer les formules et leurs dépendances. Une fois que vous avez analysé la formule, cliquez sur le Supprimer les flèches pour supprimer les traces.

3. Montrer la formule

Une autre fonctionnalité, Afficher la formule, affiche les formules dans chaque cellule plutôt que les valeurs de sortie. De cette façon, s'il y a beaucoup de formules réparties sur une feuille de calcul, vous pouvez rapidement les consulter pour une compréhension rapide.

4. Vérification des erreurs

Grâce à la vérification des erreurs, vous pouvez identifier rapidement le type d'erreurs dans une formule. Il vous montre l'erreur exacte, de quel type d'erreur il s'agit et une courte description pour vous aider à mieux la comprendre. Ainsi, vous pouvez rapidement identifier les erreurs et les déboguer en quelques clics.

De plus, cette fonctionnalité aide à localiser les erreurs dans des formules complexes qui seraient autrement difficiles à trouver. En outre, cela aide lorsque les formules s'exécutant sur certaines cellules ne parviennent pas à générer de sortie sur d'autres.

Limites des fonctionnalités d'audit de formule

L'une des limitations importantes des quatre fonctionnalités d'audit de formule est qu'elles ne fonctionnent que sur une seule feuille. Alors que les traces dépendantes et les précédents montrent que la formule dépend des cellules d'une autre feuille, elle ne peut pas les localiser comme elle le peut dans la même feuille.

Par conséquent, si vous souhaitez vérifier la dépendance des cellules d'une feuille ou d'un classeur avec des valeurs d'autres feuilles ou classeurs, elles ne vous aideront pas beaucoup et vous devrez les localiser manuellement.

La fenêtre de surveillance, une autre fonctionnalité d'audit d'Excel, vous permet de vérifier les informations sur différentes feuilles sans changer de feuille à plusieurs reprises. Voyons comment cela vous aide à comprendre les formules.

Comment utiliser la fonctionnalité de fenêtre de surveillance pour mieux comprendre les formules

La fenêtre de surveillance agit comme une petite fenêtre contenant les informations que vous avez ajoutées et reste visible lorsque vous changez de feuille dans le même classeur. Vous pouvez l'utiliser pour analyser la dépendance des formules dans une feuille Excel en modifiant les valeurs dans une autre feuille de calcul et en observant l'effet sans basculer entre les feuilles.

Utilisons-le sur un ensemble de données pour clarifier le point. Ci-dessous, vous pouvez voir que la formule de la cellule F3 dépend d'une cellule de la feuille 2. Comme il affiche une erreur, analysons mieux la formule en créant une fenêtre de surveillance.

1. Choisissez la cellule F3 et cliquez sur le Fenêtre de surveillance.
2. Aller à Feuille 2.
3. Vous pouvez corriger l'erreur dans la feuille 2 en utilisant le Vérification des erreurs fonctionnalité.
4. Entrez une nouvelle valeur dans la cellule B4 dans la feuille 2.
5. Succès Entrer.

Les étapes ci-dessus modifieront les données de la feuille 1, qui peuvent être visualisées dans la zone Watch Window sans passer à la feuille 1.

Par conséquent, tout en analysant des formules complexes avec de multiples dépendances sur plusieurs feuilles, vous pouvez créer de nombreuses fenêtres de surveillance, modifiez les valeurs sur différentes feuilles et observez l'impact qui en résulte sur vos formules. Par conséquent, la fonction de fenêtre de surveillance simplifie l'analyse des formules pour nous.

Les fonctionnalités d'Excel nous aident à mieux comprendre les formules, mais vous devriez également mieux organiser vos feuilles de calcul, ils sont donc plus faciles à naviguer.

Utiliser les fonctionnalités d'audit des formules pour mieux comprendre les formules

Les fonctionnalités d'audit des formules vous seront utiles lorsque vous analyserez et comprendrez les formules de vos feuilles de calcul. Utilisez-les à votre convenance pour simplifier la manipulation des feuilles de calcul.

Excel possède de nombreuses fonctionnalités avancées qui simplifient la gestion des données, telles que les fonctionnalités d'audit des formules qui vous aident à mieux comprendre les formules. Il s'agit notamment de la correspondance approximative, de l'importation de statistiques à partir de sites Web, de la suppression des doublons, etc.

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