Comment configurer un répondeur de vacances récurrent dans Gmail

Vous connaissez probablement le répondeur d'absence du bureau de Gmail. C'est cet e-mail automatique que vous pouvez activer chaque fois que vous partez en vacances. Il informe vos amis et collègues que vous n'êtes pas à côté de votre ordinateur et vous leur répondez à votre retour.

Aussi utile que soit cette fonctionnalité, elle ne suffit parfois pas. Par exemple, si vous avez un jour de congé régulier pendant la semaine, vous souhaiterez peut-être qu'une notification d'absence du bureau soit toujours exécutée ce jour-là.

Bien que Gmail ne puisse pas le faire tout seul, voici deux autres façons d'obtenir cet e-mail à répétition automatique.

Utilisez Auto Reply Pro pour votre e-mail d'absence du bureau

La première option est un module complémentaire Google Marketplace appelé Réponse automatique Pro. Bien qu'il s'agisse d'une fonctionnalité payante, elle dispose également d'un niveau gratuit, qui vous permet d'envoyer 50 e-mails automatiques par mois. Si votre boîte de réception n'a pas tendance à recevoir autant de trafic, cela pourrait être la solution parfaite pour vous.

Suivez ces étapes pour le configurer :

1. Installez l'application et connectez-la au compte Gmail souhaité.
2. Dans votre compte Gmail, appuyez sur le Réponse automatique Pro icône sur le côté droit de l'écran. Il ressemble à un visage bleu et carré heureux.
3. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Commencer.
4. Cliquez sur Ajouter / gérer des règles dans l'application. Cela lancera une nouvelle fenêtre.
5. Presse Sauter pour atterrir sur l'écran d'accueil de l'application.
6. Sur le côté gauche, cliquez sur Réponse automatique, et dans le menu qui s'ouvre, cliquez sur Ajouter une nouvelle absence du bureau.
7. Nommez la règle et cliquez sur Suivant.
8. Sur cet écran, vous pouvez choisir les conditions. Par exemple, uniquement les e-mails avec un certain sujet ou provenant de destinataires spécifiques. Puisque nous voulons envoyer ceci à tous les e-mails, nous n'avons rien marqué et avons appuyé sur Suivant.
9. Marquer Activer uniquement pour une date et une heure spécifiques.
10. C'est ici que vous pouvez définir quand l'e-mail sera envoyé. Cependant, c'est un peu délicat. Tu peux choisir Permettredu quotidien, qui enverra l'e-mail à des heures précises chaque jour (par exemple, à l'heure du déjeuner et après le travail).
11. Si vous souhaitez bloquer une journée entière, vous devrez choisir Activer pour les événements de calendrier. Ici, vous avez deux options. Soit vous choisissez votre calendrier habituel et y bloquez également régulièrement vos jours de congé, soit vous créez un nouveau calendrier, dédié uniquement au blocage des jours de congé. Gardez à l'esprit que si vous choisissez le premier, l'e-mail sera envoyé à chaque fois que vous avez un événement, même si ce n'est pas votre jour de congé.
12. Après avoir frappé Suivant, Cliquez sur Ajouter une nouvelle action> Créer et envoyer un nouvel e-mail (dans un nouveau fil).
13. C'est là que vous pouvez enfin personnaliser votre e-mail. Ajoutez du contenu, appuyez sur Paramètres supplémentaires de messagerie pour régler le Matière et toute autre personnalisation que vous souhaitez. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer une réponse d'absence du bureau en bas de l'écran.

Ça y est, vous êtes prêt. Si vous ne savez pas comment configurer votre calendrier pour travailler avec le répondeur automatique, en savoir plus sur comment bloquer l'heure sur Google Agenda. Vous pouvez aussi définir des heures de travail spécifiées si vous avez un compte via une organisation.

Comment configurer un répondeur automatique régulier avec Zapier

Une autre bonne option pour définir un répondeur automatique récurrent est Zapier. Cette option nécessite un abonnement payant; cependant, cela peut en valoir la peine pour certaines personnes. Il est beaucoup plus flexible et vous permet d'automatiser de nombreuses parties de vos flux de travail, pas seulement les e-mails.

Voici comment vous créez l'absence du bureau après votre inscription au service :

Créer un nouveau déclencheur

Pour lancer le bal, vous devez dire à Zapier quand vous voulez qu'une action ait lieu. C'est ce qu'on appelle un déclencheur.

1. Cliquez sur Créer un Zap en haut à gauche de l'écran d'accueil.
2. Prendre Gmail comme le Gâchette pour le Zap.
3. Dans le menu déroulant sous Événement déclencheur, choisir nouveau courriel et appuyez sur Continuez.
4. Connectez-vous à votre compte Gmail, pour autoriser l'accès, et une fois cela fait, appuyez sur Continuez.
5. Choisissez le dossier auquel vous souhaitez l'appliquer. Habituellement, l'envoi du répondeur automatique dans votre boîte de réception suffit. Cependant, si vous avez un filtre où les nouveaux e-mails sont directement dirigés vers différentes étiquettes, vous pouvez également les choisir. L'option par défaut est pour tous les e-mails. Presse Continuez.
6. Presse Déclencheur d'essai pour s'assurer que la connexion fonctionne et Continuez.

Appliquer un filtre

Ensuite, vous devez vous assurer que Zapier n'envoie pas la réponse à chaque nouvel e-mail, mais uniquement à ceux envoyés à une date précise. UN Filtre aide à mettre cela en place.

1. En dessous de Action, choisir Filtre.
2. En dessous de Ne continuez que si…, choisissez parmi les menus déroulants Date>(Texte) commence par et sur la dernière case écrivez les trois lettres du jour où vous voulez qu'il soit envoyé. Dans notre exemple, nous posons Sam ou Dim, pour inclure tout le week-end.
3. Une fois que le logiciel a testé le filtre, appuyez sur proche, puis le + pour ajouter l'action.

Définissez votre répondeur

Il est temps de configurer enfin votre répondeur par e-mail et de faire travailler ce bébé.

1. Prendre Gmail à nouveau comme votre Événement d'application.
2. Choisir E-mail envoyé comme votre Événement d'action et appuyez sur Continuez.
3. Puisque vous êtes déjà connecté à votre compte, il vous suffit de le sélectionner dans le menu maintenant et de continuer.
4. Sur cet écran, vous pouvez personnaliser votre e-mail à votre guise. Les deux champs obligatoires sont Matière et Corps. Nous avons également ajouté notre signature habituelle, pour un look plus professionnel.
5. Encore une fois, après avoir frappé Continuez, vous pouvez tester l'e-mail pour vous assurer qu'il s'affiche bien dans Gmail. Vérifier votre Expédié dossier pour voir si vous approuvez.
6. Si vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Activer Zap.

Apprenez à apprécier l'automatisation

L'option d'envoyer un message d'absence récurrent peut être extrêmement utile pour les indépendants et les petites entreprises. Vous ne voulez pas être lié à votre ordinateur, et cela permet de garantir à vos clients que vous leur reviendrez à un moment donné.

Avec ces deux applications, vous pouvez également automatiser d'autres processus et e-mails, pour vous faciliter la vie à long terme. Vous découvrirez bientôt qu'une fois que vous essayez l'automatisation, il est facile de devenir accro.

Les meilleurs outils d'automatisation pour permettre aux indépendants de récupérer leur temps

Lire la suite

A propos de l'auteur