Tâches Outlook vs. Microsoft To Do: qu'est-ce qui est le mieux ?

Microsoft propose deux applications de gestion des tâches. Microsoft To Do est préinstallé sur les ordinateurs Windows et est également disponible en ligne. Son client de messagerie et de calendrier, Outlook, comprend également une fonctionnalité de tâches robuste.

Mais qu'est-ce qui est le mieux pour gérer votre liste de tâches? La concurrence est plus serrée que vous ne le pensez. Cet article compare Microsoft To Do et Microsoft Outlook en tant qu'applications de gestion des tâches pour déterminer quel est le meilleur choix.

Le plus accessible

To Do, qui était autrefois Wunderlist, est une application gratuite incluse avec Windows 10 et 11. Vous pouvez également accéder à Microsoft To Do dans votre navigateur. Pour Perspectives, la fonctionnalité Tâche n'est disponible que dans l'application de bureau Premium. Dans la version Web gratuite, il s'intègre à la place à To Do.

Pour les personnes handicapées, les deux sont favorables à Lecteurs d'écran intégrés à Windows. Le texte et les icônes d'Outlook sont plus petits. Cela peut être frustrant pour les personnes ayant une déficience visuelle ou des problèmes de dextérité. Mais vous pouvez les agrandir dans les paramètres Windows.

Les valeurs par défaut de To Do sont plus claires et plus grandes. L'utilisation de couleurs et de graphiques sur le texte facilite également la mise au point. Un bel avantage pour ceux qui ont des problèmes de santé mentale qui affectent l'attention. Les menus simplifiés accélèrent également la navigation du lecteur d'écran, car il y a moins à parcourir.

Les deux applications ont des versions mobiles gratuites pour Android et iOS. Les applications sont les mêmes en termes d'accessibilité et contiennent une grande partie des mêmes fonctionnalités que les versions de bureau. Les deux applications incluent également des widgets de page d'accueil pour un accès rapide.

Mais l'aspect Tâches est absent de la version de l'application d'Outlook. Tous les éléments créés dans les tâches sont copiés dans le calendrier en tant qu'événements. Vous pouvez afficher ces événements de calendrier dans l'application Outlook, mais vous ne pouvez pas utiliser les rapports de progression ou d'autres fonctionnalités spécifiques aux tâches.

Pour faciliter l'utilisation, la mise en page d'Outlook comporte de nombreuses options et des menus multicouches. To Do est beaucoup plus facile à apprendre et à gérer. Son design épuré et ses fonctions simplifiées facilitent la navigation. C'est simple même pour un novice en informatique.

Gagnant: Faire

Idéal pour les projets de groupe

Outlook est un puissant outil de collaboration pour la gestion de projet. Il s'intègre au calendrier Outlook et à la messagerie Outlook. Cela simplifie l'attribution des contacts et la planification du travail.

Vous obtenez également beaucoup de détails sur la progression de chaque tâche. Vous pouvez suivre les heures travaillées, le pourcentage d'achèvement et les statuts tels que "attendre quelqu'un d'autre". Si vous partagez la tâche avec une seule autre personne, vous êtes informé des modifications apportées par cette personne.

Outlook vous permet également d'envoyer des demandes de tâches. C'est lorsque vous envoyez un e-mail à un contact, lui demandant de démarrer une tâche et de l'affecter automatiquement. À votre choix, vous pouvez conserver une copie de la tâche et obtenir une mise à jour lorsqu'elle est marquée comme terminée de leur côté.

Enfin, Outlook dispose d'un bouton rapide pour envoyer des rapports d'état. Celles-ci résument les paramètres d'état de la tâche dans un e-mail. Vous pouvez envoyer cet e-mail directement à partir de la fenêtre de tâche et joindre toutes les notes supplémentaires que vous souhaitez.

To Do propose également de bons outils de collaboration. Vous pouvez affecter d'autres personnes à une tâche via un lien partageable. Vous pouvez partager l'accès à une liste créée ou uniquement à une tâche spécifique. Cela facilite le contrôle des accès.

Si les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager sont dans votre liste de contacts, c'est encore plus simple. Lorsque vous partagez une liste, To Do génère une liste de vos contacts Windows Mail. Vous pouvez également rechercher des contacts à partir de OneNote.

To Do présente également un avantage pour les projets complexes. Il vous permet de décomposer une tâche en étapes. Cela peut améliorer la motivation et rendre la tâche plus réalisable. Les tâches Outlook n'incluent pas de fonctionnalité Étapes.

Gagnant: Tâches Outlook

La meilleure organisation

La fonctionnalité Tâches de Microsoft Outlook devient vraiment spécifique avec son organisation. Que ce soit une bonne chose ou non dépend de la façon dont vous travaillez. Outlook Tasks prend en charge les dossiers avec des sous-dossiers et des systèmes de tri automatisés. To Do adopte une approche plus simple.

Dans Outlook, vous pouvez utiliser des règles pour envoyer certains e-mails ou événements de calendrier à un dossier Tâches spécifique. Il vous permet également de définir des niveaux de priorité spécifiques. Vous pouvez également coder les tâches par couleur avec les catégories.

To Do offre toutes les mêmes fonctionnalités qu'Outlook, mais les simplifie. To Do a des dossiers, mais pas de sous-dossiers. Il vous permet de marquer la priorité, mais est limité à un système binaire: les éléments avec une étoile sont importants, les éléments sans ne le sont pas.

To Do prend également en charge les catégories sous la forme de hashtags interrogeables. L'ajout d'un hashtag n'importe où dans une tâche crée une catégorie du même nom. La meilleure fonctionnalité de To Do, qui manque à Outlook, est la Ma journée fonctionnalité.

Ma journée est un dossier intelligent dans Microsoft To Do. Il s'agit d'un agenda d'une journée que vous pouvez remplir manuellement ou choisir parmi les suggestions de To Do. Les suggestions se concentreront sur les tâches à échéance prochaine, marquées comme importantes ou sur celles que vous n'avez pas touchées depuis un certain temps.

Cet agenda intelligent devance To Do sur les tâches Outlook, mais il est très proche. Si vous voulez ou avez besoin d'un niveau de détail supplémentaire, optez plutôt pour Outlook.

Gagnant: Faire

La meilleure personnalisation

To Do et Outlook vous permettent de joindre des fichiers et de lier la tâche à un e-mail. Dans To Do, vous devez marquer l'e-mail, puis déplacer la tâche des e-mails marqués vers la liste de votre choix. Les deux vous permettent également d'ajouter des notes de texte à la tâche et de joindre des fichiers multimédias à la tâche.

Seul Outlook vous permet d'utiliser une mise en forme de texte enrichi et des images dans la description de la tâche. Mais ces éléments de conception sont esthétiques, donc les ajouter à chaque tâche peut être une perte de temps. De plus, vous devez cliquer sur la tâche pour les voir.

Joindre des fichiers est plus utile. Seul Outlook vous permet de lier des tâches entre elles. Pour ce faire, utilisez l'option Joindre un élément Outlook. Cette capacité cruciale à lier des tâches connexes fait défaut dans To Do.

La personnalisation de To Do est surtout esthétique. Vous pouvez sélectionner la couleur d'arrière-plan d'une liste et créer des listes personnalisées. Vous pouvez également sélectionner des modèles de tri de base, tels que par date d'échéance ou par date de création.

To Do génère également diverses listes intelligentes, telles que les e-mails marqués et attribués à moi. Vous pouvez les activer ou les désactiver. Pour ceux qui ont besoin d'affiner leurs tâches, Outlook est clairement le gagnant.

Gagnant: Tâches Outlook

La meilleure application de productivité de Microsoft

Pour un usage personnel et des projets à petite échelle, To Do fonctionne bien. Mais dans l'ensemble, la liste de fonctionnalités plus robuste d'Outlook l'emporte. Le détail supplémentaire prend en charge un niveau de professionnalisme plus élevé et la personnalisation de haut niveau est imbattable.

Surtout si vous gérez un projet complexe, Microsoft Outlook est votre meilleur pari pour une application de gestion de tâches.

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