Les 7 meilleurs conseils d'étiquette Slack pour les équipes distantes

Slack propose plusieurs fonctionnalités qui en ont fait l'application de messagerie préférée sur le lieu de travail moderne, notamment des intégrations tierces, une prise en charge multimédia riche et des options de personnalisation, pour n'en nommer que quelques-unes.

Cependant, tout dépend de la façon dont vous utilisez Slack. Lorsqu'il est utilisé correctement, Slack peut être un outil précieux pour la communication et la collaboration. Abusez-en et cela deviendra le fléau de votre existence. Dans cet article, nous couvrirons quelques conseils d'étiquette Slack pour aider à augmenter la productivité de votre équipe.

1. Répondre dans le fil

Les fils de discussion sont un excellent moyen de regrouper les messages connexes et d'éviter d'encombrer le canal principal. Ceci est efficace lorsque de nombreuses personnes dans un canal participent à plusieurs discussions qui peuvent rapidement devenir difficiles à suivre.

Lorsque vous répondez dans un fil de discussion, votre message apparaît imbriqué sous le message d'origine, ce qui permet aux membres de votre équipe de suivre plus facilement cette conversation spécifique.

Il vous suffit de cliquer sur le "Répondre dans le fil» dans le coin supérieur droit du message auquel vous souhaitez répondre.

2. Faites passer votre message en un seul message

Considérez que chaque fois que vous envoyez un message direct à vos collègues, ils reçoivent une notification, ce qui peut être perturbant. Séparer vos pensées en différents messages entraîne de multiples notifications et entraîne changement de contexte et baisse de productivité.

Par exemple, envoyer "salut" suivi de "quoi de neuf ?" alors "j'espère que vous allez bien" signifie votre collègue à distance a trois occasions d'être distrait de son travail en attendant que vous tapiez votre message.

Une meilleure façon de le faire serait de taper votre point dans un message direct et de l'envoyer en une seule fois. Essayez d'être concis dans vos messages pour éviter toute confusion ou échanges de va-et-vient. Vous pouvez utiliser des puces et des chiffres pour organiser votre message s'il est trop long.

De cette façon, votre collègue reçoit une notification et peut répondre en une seule fois, plutôt que d'avoir à arrêter ce qu'il fait plusieurs fois pour répondre à vos messages.

3. Soyez conscient des fuseaux horaires

Travailler de manière productive avec une équipe dispersée sur différents fuseaux horaires peut être délicat. En ce qui concerne la messagerie, vous devez être conscient du moment où les gens sont disponibles pour éviter de les déranger pendant leurs heures creuses.

De manière générale, essayez d'éviter d'envoyer des messages aux personnes en dehors de leurs heures de travail, sauf si cela est nécessaire. Heureusement, vous pouvez personnaliser votre calendrier de notification sur Slack.

Pour définir votre calendrier de notification, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit de l'interface Slack, puis sélectionnez Préférences > Avis. À partir de là, vous pouvez choisir les heures auxquelles vous souhaitez recevoir des notifications et même configurer "Ne pas déranger" les heures.

En plus de cela, vous pouvez également programmer des messages à envoyer plus tard (pendant les heures de travail de votre collègue). C'est un moyen plus pratique d'envoyer un message à un collègue distant qui n'est pas disponible. Après avoir saisi le champ du message, cliquez sur l'icône de flèche à côté du Bouton d'envoi et choisissez quand vous voulez que le message soit envoyé.

4. Nommez les chaînes de manière appropriée et ajoutez des descriptions

Nommer les chaînes et ajouter des descriptions aide à garder les choses organisées et permet aux utilisateurs de trouver plus facilement la chaîne adaptée à leurs besoins. L'ajout d'une description est particulièrement utile dans les grandes organisations avec plusieurs canaux portant des noms similaires.

Pour nommer ou ajouter une description à une chaîne, cliquez sur le nom de la chaîne et sélectionnez "Obtenir les détails de la chaîne.” Une fois que vous avez fait cela, il est essentiel que tout le monde utilise chaque canal conformément à sa destination pour éviter toute confusion. Par exemple, vous devez utiliser votre canal d'annonce pour des choses comme les mises à jour de l'entreprise, plutôt que de l'utiliser pour chat de refroidisseur d'eau.

5. Épingler les messages importants dans les canaux

Épingler des messages est un excellent moyen de conserver les informations importantes en haut d'une chaîne. Ceci est particulièrement utile si vos collègues doivent se référer à un message antérieur dans des canaux à fort trafic, où de nouveaux messages peuvent rapidement repousser les plus anciens.

Pour y parvenir, cliquez sur le icône de trois points à côté du message et sélectionnez "Épingler à la chaîne.” Vous pouvez également ajouter un signet pour les liens que vous souhaitez enregistrer pour plus tard ou que d'autres personnes de la chaîne pourraient trouver utiles. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur "Ajouter un signet" dans le coin supérieur gauche de la chaîne.

6. Utilisez @channel et @here de manière appropriée

Le @canal et @ici Les mentions sont idéales pour attirer l'attention des gens, mais vous devez les utiliser avec parcimonie. Chaque fois que vous utilisez le "@” symbole, il prévient certaines personnes, ce qui peut rapidement devenir gênant et distrayant s'il est trop utilisé. De plus, il peut également perdre son efficacité si les gens deviennent immunisés contre lui.

Par conséquent, il est essentiel d'utiliser ces mentions à bon escient et uniquement lorsque cela est nécessaire.

Noter que @canal informera tout le monde sur le canal (y compris les personnes qui ne sont pas actives à ce moment-là), tandis que @ici notifiera uniquement les personnes actives dans Slack.

Cela dit, vous pouvez utiliser @canal lorsque vous devez vous assurer que tout le monde voit votre message, comme une annonce critique à l'échelle de l'entreprise. D'autre part, vous pouvez utiliser @ici lorsque vous avez besoin de recevoir des commentaires rapides sur quelque chose qui ne nécessite pas nécessairement l'attention de tout le monde.

7. N'utilisez pas Slack pour la gestion de projet

Bien que Slack soit une plate-forme riche en fonctionnalités qui vous permet de faire beaucoup de choses, il est cependant préférable d'utiliser des outils de gestion de projet dédiés pour gérer vos tâches.

Slack est un outil efficace pour la communication interne, mais il existe de meilleures options pour gérer vos projets. Utiliser Slack pour gérer vos projets peut rapidement devenir écrasant et difficile à suivre.

Asana et Trello sont d'excellentes alternatives qui offrent plus de fonctionnalités et de fonctionnalités pour la gestion de projet. De plus, ils s'intègrent parfaitement à Slack.

Créer un espace de travail productif et collaboratif à l'aide de Slack

Parfois, supposer des règles tacites ou non écrites peut entraîner des problèmes sur toute la ligne. En prenant le temps d'établir dès le départ quelques bonnes pratiques Slack, vous pouvez vous épargner beaucoup de maux de tête par la suite.

Les conseils ci-dessus peuvent être une base de référence que vous pouvez utiliser pour adapter votre étiquette Slack à votre organisation et tirer le meilleur parti de ce puissant outil de communication.

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