6 façons créatives d'utiliser Google Forms au travail

Google Forms est un logiciel de création d'enquêtes inclus dans Google Workspace, et a un large potentiel d'utilisation. Il est conçu pour être convivial et facile à créer et à partager des sondages au travail, et peut constituer une partie importante de votre boîte à outils sur le lieu de travail.

Peu importe que vous soyez novice dans l'utilisation de cette application ou que vous l'utilisiez régulièrement. Nous examinons ici ce qu'est Google Forms et comment l'utiliser de manière créative au travail.

Qu'est-ce que Google Forms ?

Google Forms est un logiciel de sondage qui vous permet de créer différentes enquêtes et partagez-les avec votre équipe. Vous avez le choix entre plusieurs options lors de la création de votre formulaire, afin d'obtenir les réponses dont vous avez besoin. Cela inclut les réponses aux paragraphes et au texte enrichi, les cases à cocher et les choix multiples, les grilles, les téléchargements de fichiers et les échelles numériques.

Tu peux télécharger des images sur votre formulaire

, pour le faire ressortir, et ajoutez des contributeurs, afin que vous puissiez collaborer avec d'autres sur les réponses que vous recevez. Une fois votre formulaire rempli, il ne vous reste plus qu'à cliquer Envoyer en haut à droite de l'écran, et choisissez si vous souhaitez le diffuser par e-mail, le lien ou utiliser un code d'intégration.

1. Obtenez des commentaires sur les nouveaux processus

Lorsque de nouveaux processus sont mis en œuvre au travail, il y a souvent une période de temps où les gens doivent s'adapter, et parfois cela peut révéler des problèmes ou des difficultés qui n'avaient pas été signalés auparavant. Dans ces cas, vous voudrez peut-être obtenir des commentaires sur la façon dont les choses se passent.

La création d'un formulaire Google pour cela donne au personnel la possibilité de faire entendre sa voix. Cependant, c'est aussi l'occasion de résoudre les problèmes avant qu'ils ne se généralisent.

Pour ce type d'enquête, vous pouvez envisager d'utiliser les fonctionnalités ci-dessous de Forms :

• Échelle linéaire—pour ajouter des notes ou des options d'accord/pas d'accord.
• Cases à cocher—pour avoir une idée des fonctionnalités favorisées ou défavorisées.
• Réponse courte ou alors Paragraphe—pour des informations détaillées.

2. Demander des idées pour un projet

Au cours de la phase de planification initiale d'un projet, il est important d'obtenir les points de vue du personnel de votre public cible. Ce n'est pas parce que quelque chose a du sens pour votre équipe de projet que cela fonctionnera pour tout le monde. De plus, il peut y avoir des idées bénéfiques auxquelles vous n'aviez pas pensé.

Si vous voulez des idées, vous voudrez vous assurer que le formulaire Google autorise les réponses en texte libre, plutôt que de limiter les réponses à choix multiples. Pour cette raison, Réponse courte ou alors Paragraphe sont des options de format idéales.

Cependant, gardez à l'esprit que si vous envoyez le formulaire à un large public, vous devrez parcourir de nombreuses informations. Selon l'envergure de votre projet, ce type d'enquête peut être plus adapté à un petit groupe de personnes.

3. Rationaliser les communications

Dans les grandes entreprises où il y a plusieurs départements, vous voudrez essayer de rationaliser autant que possible les communications. Sinon, vous pourriez trouver du personnel bombardé d'e-mails et de mises à jour de ces différents départements, sans véritable ordre des choses.

Pour ce faire, vous souhaiterez créer un modèle de formulaire Google standard auquel les départements pourront soumettre leurs communications. Ensuite, toutes les deux semaines ou tous les mois, vous pouvez compiler ces informations dans un seul e-mail à envoyer à l'équipe.

Vous pourrez voir toutes les informations de la Réponses onglet sur le formulaire Google, et copiez et collez simplement au besoin.

4. Formulaires de demande pour le personnel

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles le personnel peut avoir besoin de remplir un formulaire pour demander quelque chose. Il peut s'agir de nouveaux équipements, d'assistance, de réunions avec d'autres départements et bien plus encore.

Au lieu d'utiliser Google Docs pour ces demandes, vous pouvez créer un formulaire Google. Cela vous permettra de mieux conserver les enregistrements de qui demande quoi et de conserver les informations en un seul endroit, plutôt que de les répartir sur plusieurs documents.

Les formulaires de demande conviennent mieux à un mélange de Choix multiple, Cases à cocher, Réponse courte, et Paragraphe, mais vous pouvez également utiliser le Date et Case options, en fonction des informations dont vous avez besoin.

5. Soumettre des requêtes et des problèmes informatiques

Votre lieu de travail dispose peut-être déjà d'une ligne téléphonique ou d'une messagerie électronique pour répondre aux problèmes informatiques, mais l'utilisation de Google Forms pour gérer ces informations peut s'avérer très utile. Non seulement vous pourrez définir des questions spécifiques pour vous aider à recueillir des informations sur le problème, mais vous pourrez également voir les tendances.

Par exemple, vous pouvez inclure Choix multiple questions telles que :

• Avez-vous actualisé la page ou redémarré votre ordinateur?
• Vous rencontrez des problèmes de connexion internet?
• Est-ce la première fois que vous rencontrez ce problème?

Et puis, avoir un espace en bas pour un Réponse courte ou alors Paragraphe, pour que le personnel écrive plus de détails sur le problème qu'il rencontre.

6. Rassembler des données

Vous devrez peut-être collecter des données sur des domaines spécifiques de votre entreprise et sur la manière dont les choses fonctionnent. Il peut s'agir de la façon dont le personnel perçoit le bien-être offert au travail ou de la charge de travail hebdomadaire. Quelle que soit la raison, un formulaire Google est un moyen simple et rapide de le faire, sans avoir à tenir des réunions ou des groupes de travail chronophages. Cela vous permet également de réagir de manière proactive plutôt que réactive.

Pour cela, vous voudrez utiliser des questions qui donnent une réponse numérique, afin que vous puissiez rassembler les données de manière transparente, plutôt que d'avoir à travailler sur beaucoup de texte. Pour cette raison, Échelle linéaire, choix multiples, et Cases à cocher sont les meilleures options.

Vous pouvez également inclure Réponse courte ou alors Paragraphe si vous êtes intéressé par des données qualitatives, mais encore une fois, soyez conscient de la taille de votre public cible et de ce que cela pourrait signifier pour la rédaction de rapports.

Utiliser Google Forms à son potentiel

Vous pouvez utiliser Google Forms pour pratiquement n'importe quelle raison, où vous avez besoin de réponses d'autres personnes. Vous pouvez gagner du temps sur les réunions et créer plusieurs documents distincts sur le lieu de travail en optant plutôt pour un formulaire.

Si vous n'avez pas encore essayé Google Forms pour les exemples ci-dessus, essayez-le et voyez si cela correspond à vos objectifs.

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