Comment rédiger un e-mail dans Google Docs et l'envoyer à Gmail

Si vous utilisez Google Docs pour le travail, vous savez probablement à quel point cela peut être utile. Vous pouvez l'utiliser pour créer et modifier des documents directement sur votre bureau sans rien installer. Les documents étant enregistrés sur le cloud, vous pouvez également y accéder depuis n'importe quel ordinateur.

De plus, Google Docs permet une collaboration transparente entre les personnes. Les deux peuvent modifier le document en même temps et voir ce que fait l'autre. Mais saviez-vous également que vous pouvez y rédiger des brouillons d'e-mails et les envoyer directement via Gmail ?

Créer un brouillon d'e-mail dans Google Docs

Suivez ces étapes pour rédiger votre brouillon d'e-mail :

1. Connectez-vous à votre Google Docs et démarrez un nouveau document.
2. Aller vers Insertion > Blocs de construction > Brouillon d'e-mail.
3. Alternativement, vous pouvez également taper @e-mail en haut du document, puis sélectionnez E-mail brouillon dans le menu déroulant.
4. Pour ajouter des destinataires dans le Pour rubrique, type @ et recherchez vos contacts par nom.
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5. Vous pouvez également taper l'adresse manuellement, et il en va de même pour CC et BCC.
6. Tapez votre sujet.
7. Saisissez le contenu de votre e-mail.
8. Si vous voulez souligner, utilisez gras, ou tout autre type d'édition, utilisez simplement les commandes Docs habituelles. Vous pouvez également ajouter des images, des tableaux ou des graphiques, vraiment déchainés.
9. Vous avez terminé avec l'e-mail? Appuyez simplement sur le logo bleu Gmail en haut à gauche du brouillon.
10. Le brouillon s'ouvrira dans Gmail, dans une nouvelle fenêtre contextuelle. Si vous ne le voyez pas, vous devez activer les popups sur votre navigateur.
11. Affichez votre e-mail dans Gmail et apportez les corrections que vous souhaitez. Au fait, votre signature sera automatiquement ajoutée à l'e-mail.
12. Une fois que vous êtes satisfait, appuyez sur Envoyer, et tu as fini.

Une chose importante à noter, l'e-mail sera envoyé à partir du compte auquel vous êtes connecté. Ainsi, si vous utilisez Google Docs à partir d'un compte professionnel, il sera envoyé à partir de cette adresse e-mail professionnelle. Et si vous avez plusieurs comptes, vous devriez probablement revérifier avant d'appuyer sur envoyer.

Les avantages de la rédaction d'un brouillon dans Google Docs

Si vous souhaitez simplement écrire un simple e-mail, une réponse ou une requête générale, il est préférable de le faire via Gmail lui-même. Vous pouvez commencer un nouveau brouillon, l'enregistrer et y revenir plus tard si nécessaire. Cependant, lorsque vous utilisez Google Docs pour vos e-mails, vous ouvrez un tout nouveau monde de possibilités.

Tout d'abord, c'est une excellente option si vous souhaitez écrire un e-mail que vous prévoyez d'envoyer plusieurs fois. Au lieu d'ouvrir plusieurs fenêtres et d'utiliser le copier-coller de l'une à l'autre, vous pouvez écrire un brouillon dans Docs une fois et l'envoyer plusieurs fois avec le bouton d'enveloppe.

Le deuxième avantage est l'outil de collaboration. Si vous écrivez des e-mails plus sensibles et qui doivent être approuvés par d'autres, lorsque vous écrivez dans Docs, vous pouvez partager les documents et autoriser les utilisateurs à ajouter des commentaires ou à modifier l'e-mail directement.

En plus de cela, vous pouvez travailler sur Google Docs hors connexion, ce qui n'est pas toujours possible avec Gmail. Et comme nous l'avons évoqué, des fonctionnalités telles que des graphiques, des tableaux et même dessiner sur Google Docs vous aider à personnaliser votre e-mail et clarifier certains points qui peuvent être difficiles à expliquer dans le texte.

Faites travailler Google Docs pour vous

Pour un outil gratuit, Google Docs a beaucoup à offrir. Nous espérons que ce petit guide vous a aidé à mieux comprendre le logiciel et a également éveillé votre curiosité à explorer davantage.

Si vous écrivez régulièrement des e-mails, et surtout si vous communiquez principalement par e-mail dans votre travail quotidien, Google Docs peut constituer un outil puissant.

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