7 façons de vaincre votre dépendance aux e-mails et d'augmenter votre productivité

Votre boîte de réception est l'une des plus insidieuses de votre journée. Même lorsque vous savez que vous n'avez reçu aucun message (parce que vous venez de vérifier), vous ne pouvez pas résister à l'envie de vous rafraîchir et de voir si quelque chose de nouveau est arrivé.

Bien que cette habitude obsessionnelle de vérification de la boîte de réception semble anodine et même parfois nécessaire, c'est comme toutes les autres dépendances; cela peut affecter négativement votre bien-être et votre productivité. Cet article vous fournira quelques conseils pour vous aider à sortir de votre boîte de réception.

1. Regroupez votre activité de messagerie

Plutôt que de vous laisser devenir la proie de l'appel des sirènes de votre boîte de réception et éventuellement d'un aveugle faites défiler vos messages, reprenez le contrôle de votre concentration et de votre temps en regroupant votre activité de messagerie.

Regroupement de tâches est une technique de gestion du temps pratique et efficace que vous pouvez utiliser pour à peu près n'importe quelle tâche, y compris la vérification, la lecture et la réponse aux e-mails. L'idée de base est de planifier des blocs de temps spécifiques pour des activités similaires, dans ce cas, tout ce qui concerne le courrier électronique. Ainsi, plutôt que de vérifier votre boîte de réception toutes les quelques minutes (ou heures, si vous avez de la chance), vous définiriez plusieurs fois, idéalement une ou deux fois, tout au long de la journée pour vérifier et répondre aux messages.

Cette approche vous permet de rester concentré sur vos tâches vitales de la journée et vous aide à devenir plus intentionnel dans votre utilisation du courrier électronique. Si vous avez besoin d'un peu d'aide pour commencer, essayez d'utiliser une application de messagerie comme Boomerang. Cet outil propose plusieurs fonctionnalités pour vous aider à simplifier votre expérience de messagerie, mais la plus pertinente pour cette discussion est Pause de la boîte de réception, qui vous permet de suspendre les messages entrants et de programmer le moment où vous souhaitez qu'ils soient livrés dans votre boîte de réception.

2. Se désabonner des e-mails inutiles

Tous les pings par e-mail ne sont pas égaux. En fait, la plupart d'entre eux ne sont que du bruit qui ne sert qu'à vous distraire de messages plus importants et à faire de votre mieux.

Une façon d'apprivoiser votre dépendance aux e-mails consiste à réduire le nombre d'e-mails que vous recevez en premier lieu en vous désabonnant de toute liste de diffusion inutile.

Avez-vous vraiment besoin de recevoir des mises à jour de cette newsletter à laquelle vous vous êtes abonné il y a des années? Ou, que diriez-vous de ces e-mails promotionnels d'entreprises auxquelles vous ne vous souvenez même pas de vous être inscrit ?

Si vous ne vous souvenez pas pourquoi vous recevez un e-mail, il y a de fortes chances qu'il ne vous serve pas, alors cliquez sur désabonner et désencombrez votre boîte de réception pour réduire la surcharge des e-mails. Vous pouvez utiliser des outils comme Dérouler. Moi si vous avez besoin d'aide pour vous désabonner de plusieurs listes de diffusion à la fois.

3. Évitez de vérifier votre boîte de réception dès le matin

Étant donné que vous utilisez probablement votre téléphone comme réveil, il est trop facile de se retourner et de vérifier immédiatement vos e-mails dès le matin. Cependant, vérifier votre boîte de réception avant de dormir ou à la première heure du matin est un habitude du smartphone qui ruine votre productivité et alimente votre dépendance aux e-mails.

Les rituels du matin donnent le ton à toute votre journée, donc au lieu de commencer votre matinée en mode réactif en vérifier et répondre aux messages, définir l'intention de votre journée en faisant des choses qui nourrissent votre bien-être. Créer une routine matinale productive qui vous permet de commencer votre journée selon vos conditions.

4. Désactiver les alertes et les badges de notification

En parlant d'être en mode réactif, les alertes par e-mail et les badges de notification sont un moyen infaillible de conditionner votre cerveau à rechercher constamment de nouveaux messages, comme les chiens de Pavlov salivant au son de une cloche.

Ces notifications sont conçues pour attirer votre attention et déclencher une réponse pavlovienne de vérification compulsive. Bien que vous ne puissiez pas contrôler quand les gens vous envoient des e-mails, vous pouvez contrôler la façon dont vos appareils vous informent de l'arrivée de nouveaux messages. Cela dit, prenez le temps de personnaliser vos notifications par e-mail pour répondre au mieux à vos besoins et préserver votre santé mentale.

5. Organisez votre boîte de réception à l'aide de libellés

L'organisation de votre boîte de réception peut vous aider à prendre le contrôle de votre courrier électronique, plutôt que de le laisser vous contrôler. Par regrouper des e-mails similaires à l'aide de libellés, vous pouvez facilement trouver les messages dont vous avez besoin sans faire défiler une liste interminable de messages.

Ce système facilite également le triage de vos e-mails, de sorte que vous pouvez rapidement analyser et supprimer tous les messages sans importance. L'utilisation de couleurs sur vos étiquettes Gmail facilite également la séparation visuelle des différents types de messages en un coup d'œil.

Vous pouvez réduire votre dépendance au courrier électronique en utilisant d'autres outils de communication, en particulier si vous travaillez dans un lieu de travail distant qui repose généralement fortement sur la communication virtuelle.

Par exemple, Slack est un excellent outil pour la messagerie en temps réel et la collaboration avec votre équipe, tandis que les applications comme Twist adoptent la communication asynchrone, vous donnant la liberté de répondre aux messages par vous-même temps.

Cependant, vous ne pourrez peut-être pas échapper complètement au courrier électronique, car il a toujours ses propres avantages uniques. Mais vous pouvez tirer parti d'applications telles que Spike pour améliorer votre expérience de messagerie et votre productivité. Cet outil vous permet de regrouper tous vos messages provenant de différents comptes de messagerie en un seul endroit, ainsi que de trier, rechercher et programmer des messages.

7. Prendre une pause

Dans les cas les plus graves de dépendance au courrier électronique, vous devrez peut-être vous éloigner complètement de votre boîte de réception et faire une pause dans le courrier électronique. Cela peut être difficile si vous comptez sur le courrier électronique pour le travail, mais cela peut être nécessaire pour vous aider à briser votre dépendance.

Cependant, si vous ne pouvez pas vous éloigner complètement des e-mails, vous pouvez les supprimer de tous vos appareils personnels et ne les consulter qu'à partir de vos appareils professionnels. Cela vous permet de tracer une ligne claire entre votre travail et votre vie personnelle et d'échapper à la les attentes « toujours actives » du lieu de travail moderne.

Brisez votre dépendance aux e-mails pour améliorer votre bien-être et votre productivité

Nous vivons à une époque où la communication est instantanée, constante et toujours disponible à portée de main. Bien que cela puisse être une bonne chose avec modération, cela peut également entraîner une dépendance au courrier électronique et tous les effets indésirables qui en découlent.

Idéalement, votre boîte de réception devrait servir de moyen pour une fin plus productive, plutôt qu'une source constante de stress. Donc, si vous passez la plupart de votre temps dans votre boîte de réception, il est temps de prendre du recul, de réévaluer votre relation avec le courrier électronique et d'apporter quelques modifications. Utilisez les conseils et les applications ci-dessus pour vous aider à briser votre dépendance aux e-mails et à reprendre le contrôle de votre journée.

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