Comment utiliser les notes autocollantes avec Outlook pour de meilleurs e-mails

La vérification des e-mails fait partie de la routine de travail quotidienne de la plupart des professionnels. Il est donc avantageux de trouver des moyens d'accélérer ce processus et de le rendre un peu moins stressant.

Une façon de vous simplifier la vie consiste à utiliser les notes autocollantes Microsoft sur votre compte de messagerie Outlook. Découvrons comment.

Premiers pas avec l'utilisation de Microsoft Sticky Notes sur Outlook

Selon Sondage 2018 d'Adobe, les Américains passent environ 3,1 heures par jour sur les e-mails. C'est ainsi que vous pouvez utiliser les notes autocollantes intégrées dans Outlook pour accélérer votre correspondance par e-mail.

Comme son nom l'indique, il s'agit d'une application de prise de notes que vous pouvez utiliser à diverses fins. Mais avant de pouvoir commencer à prendre des notes dessus, vous devez d'abord le configurer.

Il est important de savoir que cela ne fonctionne que pour Windows 10 et 11. Pour commencer:

1. Téléchargez l'application Sticky Notes depuis la boutique Microsoft.
instagram viewer
2. Connectez-vous à l'application Sticky Notes avec votre compte Microsoft.
3. Connectez-vous à votre compte Outlook.
4. Sélectionnez l'option Notes donnée dans le menu sur le côté gauche.
5. Cliquer sur Nouvelle note pour en créer un.
6. Double-cliquez sur la note existante pour la modifier.
7. Cliquer sur trois points pour supprimer ou changer la couleur d'une note particulière.

Toutes les notes que vous créez ici seront synchronisées avec l'application Sticky Notes que vous avez téléchargée depuis le Microsoft Store. De plus, pour accéder à ces notes sur vos appareils mobiles (Android ou iPhone), vous devrez télécharger Microsoft OneNote. Une fois que vous avez configuré l'application, les notes s'y synchroniseront également automatiquement.

De cette façon, vous pouvez y accéder quand et où vous le souhaitez.

Une fois que vous l'avez défini, vous pouvez commencer à l'utiliser à différentes fins. Certaines façons créatives de l'utiliser sont répertoriées ci-dessous.

Télécharger: Notes autocollantes pour les fenêtres (Libre)

Télécharger: Microsoft OneNote pour Android | iOS (Libre)

Prenez des notes pour gagner du temps

La première et la plus simple chose que vous puissiez faire avec cette application est de prendre des notes avec elle pour les réunions, les e-mails, les éléments essentiels à inclure dans un e-mail, etc.

De plus, si vous recevez souvent de longs commentaires par e-mail et que vous faites généralement des allers-retours pour vérifier si vous avez tout abordé avant de soumettre votre projet, Sticky Notes peut vous faire gagner du temps et effort. L'ajout de ces commentaires sous forme de puces dans vos notes autocollantes peut être un excellent moyen d'éviter ce tracas.

De plus, vous pouvez également utiliser ces notes pour garder une trace des commentaires que vous recevez pour améliorer votre travail. Par exemple, il se peut que vous ne puissiez pas parcourir l'intégralité des fils de discussion pour chacun des projets soumis à la fin de l'examen.

Par conséquent, résumez les commentaires que vous recevez à la fin de chaque devoir en quelques lignes et ajoutez-les à vos notes autocollantes. À la fin du mois, vous aurez une liste complète des choses sur lesquelles vous devez travailler ou que vous avez déjà améliorées.

En outre, vous pouvez également conserver des notes pour les e-mails que vous envoyez chaque semaine avec d'autres informations telles que le nom et l'adresse e-mail du destinataire et le but de l'e-mail. Barrez simplement la liste au fur et à mesure que vous finissez de les envoyer. Il peut considérablement vous aider à prenez le contrôle de votre boîte de réception.

Ajouter des rappels

Utilisez Sticky Notes pour ajouter des rappels de petites choses que vous devez faire aujourd'hui et que vous ne voulez pas ajouter à votre calendrier.

Vous pouvez également définir des rappels sur les e-mails que vous devez envoyer aujourd'hui, les suivis, les entretiens ou les réunions auxquelles vous devez assister.

Répondre plus rapidement aux e-mails

De nombreuses personnes passent des minutes, voire des heures, à réfléchir à la manière de répondre à un e-mail. Cela prend souvent une grande partie de notre temps.

Les notes autocollantes sont l'endroit idéal pour ajouter des lignes rapides que vous pouvez utiliser pour répondre à différents types d'e-mails. Tout ce que vous aurez à faire est de copier-coller le texte à partir d'ici.

C'est particulièrement vrai si vous recevez régulièrement des requêtes similaires sous différentes formes. Vous pouvez simplement créer un modèle à utiliser pour eux et modifier les détails si nécessaire.

Créer des modèles à des fins différentes

En plus de répondre aux requêtes, nous devons écrire des e-mails pour plusieurs autres occasions. Nous passons par le même processus de réflexion à chaque fois pour nous assurer que le résultat final est professionnel.

Par conséquent, créez des modèles d'e-mails prédéfinis pour ces événements afin de ne pas perdre suffisamment de temps à penser à ce qu'il faut écrire. Au lieu de cela, copiez-le et collez-le à partir de vos notes autocollantes. Voici quelques-unes des occasions pour lesquelles vous devriez avoir un e-mail préfabriqué :

• Présenter des excuses par e-mail.
• Remercier votre patron ou collègue.
• Accepter un nouveau projet.
• Demander un arrêt maladie.
• Demander une prolongation de délai.
• Suivi des e-mails.
• Demander des mises à jour sur le projet à des collègues.

Gardez une liste de contrôle des e-mails

Si vous êtes dans la vente, à la recherche d'un nouvel emploi ou si vous travaillez comme entrepreneur et avez besoin d'envoyer des e-mails régulièrement, vous pouvez expérimenter et déterminer lesquels de vos e-mails apportent d'excellents résultats et lesquels tomber à plat. Enfin, analysez les détails que vous y avez couverts.

Sur cette base, créez une liste de contrôle dans vos notes autocollantes pour savoir ce qu'il faut inclure dans vos e-mails et ce qu'il faut éviter. Vous pouvez recouper chacun des nouveaux e-mails que vous composez avec cette liste de contrôle avant de les envoyer pour garantir de meilleurs résultats. Par example:

1. Ma ligne d'objet s'adresse-t-elle directement au destinataire?
2. Ai-je salué le destinataire?
3. Y a-t-il un bon crochet au début?
4. Mes intentions avec cet e-mail sont-elles claires?
5. Est-ce que je l'ai relu?
6. Ai-je joint les documents ou liens essentiels?
7. Inclut-il un bon appel à l'action?
8. La signature est-elle suffisante?

Gardez une liste de lignes d'objet prêtes à l'emploi

Semblable aux modèles d'e-mail, vous pouvez également conserver une liste de lignes d'objet puissantes pour vous faciliter la tâche et accélérer le processus. Pour vous assurer que vous pouvez en trouver un pour un moment précis, vous pouvez les classer en gras et les utiliser comme vous le souhaitez.

Par example,

• Merci [Nom complet]
• La confusion dans mon dernier e-mail
• Heureux d'accepter le nouveau projet

Notes collantes dans Outlook pour vous faciliter la vie

Les e-mails peuvent prendre du temps, mais c'est quelque chose que nous ne pouvons tout simplement pas ignorer. Par conséquent, l'utilisation d'un outil comme Sticky Notes peut vous aider à les envoyer et à y répondre plus rapidement qu'auparavant.

De plus, la synchronisation de toutes vos notes avec OneNote sur mobile et l'application Sticky Notes sur Windows est un autre excellent ajout.

Si vous n'êtes toujours pas familiarisé avec les fonctionnalités de Microsoft OneNote, envisagez également de les lire.

12 fonctionnalités peu connues de Microsoft OneNote que vous allez adorer

Lire la suite

A propos de l'auteur