Comment réduire les réunions sur le lieu de travail à l'aide de la documentation de flux de travail de Tango

Les réunions en temps réel rongent-elles votre journée? Ces interactions peuvent occuper inutilement votre emploi du temps lorsque vous travaillez à distance. Bien sûr, certaines réunions sont précieuses, et nous ne dirions jamais le contraire.

Mais si vous avez déjà atteint la fin d'un appel vidéo et considéré que c'était une perte de temps, ou pire encore, j'aurais aimé prendre plus de notes, vous serez ravi d'apprendre qu'il existe une alternative: la documentation du flux de travail de Tango outil.

Comment les réunions en temps réel drainent-elles la productivité ?

Les outils de vidéoconférence sont devenus la norme dans les cultures de travail à distance. Des logiciels comme Zoom, Microsoft Teams et Google Meet ont joué un rôle essentiel pour maintenir les équipes distribuées connectées et engagées. Mais travaillent-ils? La recherche suggère le contraire.

Une étude en milieu de travail, "L'enquête par webcam: épuisée ou engagée ?", a examiné l'impact négatif de l'utilisation d'un logiciel de visioconférence. 49 % de la main-d'œuvre américaine, soit 32 millions de personnes, ont ressenti

Épuisement du zoom en raison de l'augmentation des réunions combinées à la pression d'utiliser leur webcam tout au long.

Le retour au travail après un appel vidéo n'est pas simple non plus. Fortune rapporte qu'il faut 25 minutes pour reprendre le focus lorsqu'une réunion fragmente votre flux de travail.

Et un Étude de Stanford révèle qu'un tiers des travailleurs n'ont pas la référence minimale de 90 % de connectivité Internet requise pour assister à des réunions virtuelles en premier lieu. Cela peut être stressant pour les employés qui ne peuvent pas collaborer efficacement avec leurs coéquipiers.

Comment la documentation du flux de travail atténue-t-elle la pression des visioconférences ?

Vous pensez peut-être "si seulement il y avait un autre moyen". Et c'est là que l'outil de documentation du flux de travail de Tango entre en jeu. Tango est une extension de navigateur Chrome gratuite qui crée une documentation de flux de travail, y compris des instructions et des guides.

La documentation du flux de travail ne remplace pas toutes les réunions virtuelles. Mais si vous êtes impliqué dans des interactions en temps réel où vous devez partager votre écran lors d'une réunion Zoom ou expliquer un processus à vos coéquipiers, alors Tango est une alternative fantastique à utiliser de manière asynchrone.

À l'aide de l'extension de navigateur, vous enregistrerez le flux de travail de votre bureau et passerez en revue les actions exactes que vous devez entreprendre. Le logiciel crée un résumé détaillé de ces actions, que vous pouvez exporter et partager avec votre public. Ils examineront cela de manière asynchrone à leur rythme, sans le stress d'essayer de planifier une réunion en temps réel avec vous.

Quel type de réunions le tango élimine-t-il ?

Le tango est une excellente alternative aux types de réunions suivants :

1. Intégration

Créez une documentation de flux de travail Tango pour montrer à vos nouvelles recrues comment naviguer dans vos systèmes. Vous fournirez des notes sur tout, de la première connexion aux applications à la personnalisation de leur tableau de bord. Attendez-vous à moins de problèmes de démarrage et à un processus d'intégration plus fluide en ayant une documentation cohérente en place.

2. Guides de formation

Tango peut également créer une documentation de formation interne à conserver dans une ressource partagée accessible à votre personnel.

Exemple: si vous avez besoin d'apprendre à votre équipe comment utiliser un nouvel outil de données, utilisez Tango pour créer un guide étape par étape. Vous pouvez également présenter les meilleures pratiques de travail et comment utiliser les fonctionnalités mises à jour du produit.

3. Démonstrations de produits

Si vous avez un produit SaaS incroyable à partager avec vos clients, Tango simplifie la démonstration de son utilisation. Intégrez cette documentation de flux de travail dans des études de cas et partagez-la dans le cadre de votre présentation.

4. Arguments de vente

Si vous envoyez des pitchs froids à des clients ou partenaires potentiels, vous savez déjà que faire en sorte que le destinataire ouvre votre e-mail est une bataille en soi. Mais une fois qu'ils auront lu votre message, ils ne pourront pas s'empêcher de regarder une démo rapide dans le cadre de votre argumentaire.

Comment créer une documentation sans réunion à l'aide de Tango

Prêt à commencer? La première étape consiste à s'inscrire à un compte Tango gratuit, puis installez l'extension de navigateur Tango Chrome.

1. Installez l'extension de navigateur Tango Chrome

Téléchargez Tango depuis le Boutique en ligne Google Chrome. Ensuite, épinglez votre extension en allant dans la barre du navigateur et en cliquant sur le Puzzle pièce. Localisez l'extension Tango et cliquez sur l'épingle pour l'enregistrer dans votre navigateur.

2. Capturez votre flux de travail à l'aide de Tango

Accédez à l'onglet où vous souhaitez commencer à enregistrer votre flux de travail et cliquez sur l'épingle Tango dans la barre de votre navigateur. Appuyez sur le gros bouton violet pour commencer à capturer votre flux de travail lorsque vous êtes prêt, puis parcourez les étapes que vous souhaitez enregistrer.

Tango fonctionnera en arrière-plan pour capturer des captures d'écran et générer automatiquement des descriptions de votre flux de travail. Besoin de faire des ajustements ?

Utilisez le contrôleur de flux de travail dans le coin inférieur gauche de votre écran pour mettre en pause et reprendre votre flux de travail, le terminer ou le supprimer si vous êtes satisfait de la première capture. Une fois que vous êtes satisfait, appuyez sur la coche verte pour terminer votre projet.

3. Modifier votre flux de travail Tango

À partir de l'écran de l'éditeur Tango, vous verrez votre workflow généré automatiquement. Pour fournir un contexte supplémentaire, essayez d'ajouter du texte, de créer ou de supprimer des étapes, de télécharger des captures d'écran supplémentaires ou de réorganiser les étapes si vous préférez.

Vous craignez que des informations sensibles ne soient visibles? Passez à l'édition Tango Pro pour 16 $ par mois et vous pouvez utiliser soit Flou en direct mode ou le Se brouiller section dans l'éditeur d'images lorsque vous parcourez le flux de travail capturé.

Besoin d'accorder une attention supplémentaire à quelque chose? Ajoutez des flèches ou des cases utiles en cliquant sur Annoter.

4. Partagez votre documentation de flux de travail

La dernière étape de la création d'une documentation de flux de travail professionnelle consiste à l'exporter et à la partager. Les étapes sont les mêmes, que vous souhaitiez le distribuer à votre patron, vos coéquipiers ou vos clients ou même le publier sur les réseaux sociaux ou sur votre site Web.

Presse Partager et exporter dans le coin supérieur droit et choisissez les options suivantes :

• Partager: ajoutez un e-mail avec les autorisations de lecteur (ou d'éditeur avec la version Pro)
• Copie Magique: collez le lien dans Google Docs, Notion, Confluence, etc., ou tout ce qui prend en charge HTML.
• Télécharger: exportez votre workflow au format PDF.
• Intégrer: copiez un code d'intégration public et collez-le dans votre outil préféré.

Passer de la conférence à la capture

La prochaine fois que vous préparerez une réunion par appel vidéo à distance, demandez-vous si vous allez guider votre public à travers des processus étape par étape. Si tel est le cas, vous bénéficierez de la création d'une documentation de flux de travail au lieu d'essayer d'expliquer vos actions lors d'un appel en direct.

Utilisez Tango comme outil de communication asynchrone essentiel dans votre arsenal de productivité pour capturer votre flux de travail et le distribuer selon vos besoins.

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