Comment rédiger un e-mail de référence de personnage

Postuler pour un nouvel emploi ou une nouvelle opportunité est éprouvant pour les nerfs, mais une référence de caractère positive augmente votre confiance et vos chances de l'obtenir. Ainsi, lorsque vous faites le référencement, faites de votre mieux pour soutenir le candidat.

Lorsqu'il s'agit d'écrire un e-mail de référence de caractère, la logique est la même que celle d'une lettre, seule la mise en page est légèrement différente. Voici quelques conseils clés à garder à l'esprit afin que vous et le candidat fassiez une bonne impression sur le destinataire de l'e-mail.

1. Rédigez des références de personnages pour les candidats que vous connaissez

En tant que cadre, par exemple, vous devez établir des relations avec votre équipe. Cela ne fait pas que renforcer l'organisation, cela facilite également la rédaction des e-mails de référence de personnage.

En mettant grandes plateformes de team building en ligne à bon escient, notez les réalisations, les qualités et les anecdotes des travailleurs. De cette façon, lorsque l'un d'eux vous demandera une référence de personnage, vous saurez quoi dire à son sujet.

Évitez d'écrire des références pour des personnes avec lesquelles vous n'avez pas ou peu de relations. Bien que vous puissiez remplir les e-mails avec les détails d'un collègue, vous n'aurez pas d'expériences personnelles à partager. Cela affaiblira la référence.

2. Obtenez des détails précis sur le destinataire et l'opportunité de l'e-mail

La recherche est essentielle pour composer un bon e-mail de référence de personnage. Demandez au candidat des informations sur qui il postule et pour quoi.

Ont-ils besoin d'une référence professionnelle, académique ou personnelle? S'il y a une description de poste, elle peut vous dire ce que l'employeur recherche et quels détails feraient briller votre candidat. Les noms d'entreprise et de contact sont également parfaits pour trouver des informations supplémentaires grâce à la recherche sur Internet.

En fin de compte, vous devez adapter l'e-mail aux exigences de l'opportunité et essayer de parler directement au destinataire sans être informel.

3. Structurer le droit d'e-mail de référence de caractère

Il existe un moyen idéal de structurer les e-mails pour les références de personnages. Faites attention à leur mise en page et à leur contenu.

Contrairement à une lettre, un e-mail n'a pas besoin de vos coordonnées ou de celles du destinataire en haut. Commencez simplement par une salutation formelle et passez directement au corps du texte.

Vos informations viennent à la fin de l'e-mail. Fermez-le avec votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et tout autre détail de contact que vous jugez approprié. Inclure votre nom et votre signature.

II. Soyez clair et concis

En ce qui concerne la structure globale de l'e-mail, choisissez vos mots avec soin. La référence du personnage doit être informative mais brève et facile à lire.

Choisissez les points clés que vous voulez faire avant de commencer à écrire. Mettez-les dans une liste à puces pour chaque section qui constituera l'e-mail.

III. Détaillez votre relation avec le candidat

Commencez l'e-mail en indiquant comment vous connaissez le candidat et pendant combien de temps. Expliquez votre rôle et votre relation. Restez simple, mais si vous avez quelque chose de positif à partager, comme votre première impression du candidat, n'hésitez pas à le faire en quelques mots.

Cela dit, tenez-vous en aux détails professionnels. Le destinataire de la référence n'a pas besoin de savoir où le candidat est parti en vacances ni comment il prend son café.

Concentrez l'e-mail sur ce qui les rend bons pour le poste pour lequel ils postulent.

IV. Détaillez les qualités positives du candidat

C'est la partie la plus importante de la référence de caractère. Si vous avez fait vos recherches, vous devriez savoir ce que le travail ou l'opportunité exige et quelles qualités du candidat correspondent à la facture.

Comme déjà mentionné, la préparation peut rendre ce processus beaucoup plus facile. Par exemple, vous pourriez demander à vos employés suivre et atteindre des plans d'objectifs intelligents, qui peuvent servir de preuve de leurs réalisations et de leur engagement.

Il ne suffit pas d'énumérer les qualités gagnantes du candidat. Si vous avez des anecdotes qui démontrent leurs compétences et leurs succès, intégrez-les dans l'e-mail. Cela montre que leurs actions sont aussi remarquables que leurs capacités et leur personnalité.

V Adaptez votre déclaration de recommandation à l'opportunité

La dernière section de votre e-mail de référence de personnage devrait être votre recommandation.

Comme pour tout le reste, vous devez vous assurer qu'il reflète l'opportunité. En utilisant ses exigences pour vous diriger, expliquez exactement pourquoi votre travailleur, étudiant ou ami convient.

Ne vous précipitez pas à leur sujet, cependant. Faites une déclaration qui va droit au but, de manière claire et concise, expliquant pourquoi le destinataire devrait sérieusement envisager le candidat.

Vos informations d'identification et vos coordonnées qui suivent devraient établir l'e-mail comme une référence de personnage très fiable.

4. Envisagez d'utiliser des modèles de référence de caractères

Si vous souhaitez des conseils supplémentaires sur la manière de rédiger un e-mail de référence de personnage, explorez les exemples et les modèles téléchargeables disponibles en ligne. Beaucoup d'entre eux sont au format lettre, mais vous pouvez rapidement les ajuster à la mise en page d'un e-mail.

Workable a quelques modèles qui pourraient vous intéresser, y compris une lettre de recommandation d'employé, une lettre de recommandation générale et une spécifiquement pour un enseignant.

Le Corporate Finance Institute peut également vous aider avec son modèle de lettre de recommandation. Il vous suffit de vous inscrire à la plateforme avant de télécharger cette ressource gratuite.

Le modèle contient une petite sélection de lettres de référence de caractères, certaines au format Word et d'autres au format PDF. Téléchargez-les et modifiez-les comme bon vous semble.

Une autre page Web à consulter est le guide de référence des personnages sur The Balance Careers. Il contient de nombreux conseils, mais aussi des exemples et des modèles d'e-mails ainsi que des lettres.

Si vous travaillez beaucoup sur Word, jetez un œil au modèle de lettre de recommandation de Microsoft. Vous pouvez le télécharger gratuitement et apporter les modifications dont vous avez besoin.

Voyez ce que des sites Web de qualité comme ceux-ci ont à offrir en termes de conseils et d'outils. Soyez simplement prêt à modifier leurs modèles en fonction de votre situation, certains plus que d'autres.

5. Relisez plusieurs fois votre e-mail de référence de personnage

Les candidatures les plus prometteuses pour toute opportunité sont celles qui se rapprochent le plus de la perfection, vous ne voulez donc pas qu'une erreur mineure ruine les chances de votre candidat.

Après avoir terminé l'e-mail de référence du personnage, ne l'envoyez pas immédiatement. Mettez-le de côté pendant un moment et revisitez-le, en recherchant les erreurs et les redondances. Tout doit bien tenir sur une seule page.

Relisez l'e-mail plusieurs fois et recherchez des problèmes spécifiques à chaque passage. Demandez à quelqu'un d'autre de l'inspecter également. N'hésitez pas à choisir le meilleur outil de vérification grammaticale et combinez ses capacités avec votre souci du détail.

Mais vous ne regardez pas seulement l'orthographe et la grammaire. Avez-vous bien saisi le nom du destinataire? Qu'en est-il du titre du poste? Vos coordonnées sont-elles correctes et à jour ?

Plus vous parcourez l'e-mail, plus vous pouvez l'affiner. Vous trouverez des erreurs et des possibilités d'amélioration.

Les candidats doivent s'efforcer dans chaque partie de leur candidature

Une recommandation élogieuse d'un employeur, d'un collègue ou d'un universitaire peut faire des merveilles pour les perspectives d'un candidat. Si vous êtes celui qui écrit l'e-mail de référence du personnage, prenez la tâche au sérieux.

Mais vous ne pouvez booster un candidat que jusqu'à présent. Ils doivent eux-mêmes faire des efforts pour atteindre leurs objectifs, rédiger des lettres de motivation, réussir des entretiens, etc. Cela dit, le soutien de votre part et des services en ligne est inestimable.

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