Vous voulez rendre vos réunions d'affaires beaucoup plus intéressantes? Exécutez-les en réalité virtuelle, ce qui est particulièrement utile si vous avez des membres de l'équipe à distance. Les réunions VR peuvent être amusantes, créatives et productives, mais vous devez bien vous préparer. Sinon, vous risquez un dépannage de dernière minute, ne rien faire et perdre un temps et de l'argent précieux.
Voici les meilleurs conseils à garder à l'esprit lors de la planification de réunions VR, du choix des bons outils et applications à l'organisation de votre équipe.
Le premier investissement que vous devrez faire pour vos réunions VR est les casques. Ce ne sera pas bon marché, mais vous pouvez être intelligent à ce sujet. Le meilleur modèle sur le marché est le Meta Quest 2 (anciennement Oculus Quest 2), car il est puissant et étonnamment moins cher que les casques alternatifs.
Quoi que vous choisissiez, assurez-vous qu'il est fiable - vérifiez attentivement les avis et les exigences.
Pour faciliter la planification de la réunion virtuelle, vous pouvez obtenir le même appareil en masse pour tous les membres de votre équipe. Mais si quelqu'un préfère ou a déjà un casque différent, c'est bien, tant qu'il est compatible avec les activités que vous avez planifiées.
Aussi, explorez meilleurs accessoires VR pour rendre les utilisateurs plus confortables. L'accessibilité est importante pour que tous les membres de votre personnel se sentent les bienvenus. Sur ce point, évitez de flasher des images ou tout autre contenu qui pourrait déranger les gens.
2. Assurez-vous que les appareils de chacun fonctionnent avant la réunion
C'est une bonne idée de tester tout l'équipement VR avant votre réunion, car même les systèmes les mieux notés peuvent vous causer des problèmes sans raison apparente. Demandez à votre équipe d'essayer leurs casques, de vérifier leur connectivité Wi-Fi et Bluetooth et de se familiariser avec leur environnement virtuel: comment se déplacer, utiliser les manettes, naviguer dans les menus, etc.
Chaque membre peut le faire en solo et signaler tout problème, ou vous pouvez fixer une date pour un test de groupe. De cette façon, vous pourrez vous conseiller mutuellement sur place. Que vous ayez des problèmes ou non, il existe de nombreuses astuces à essayer. Par exemple, apprenez comment utiliser l'Oculus Quest 2 avec votre PS4 et même comment utiliser votre téléphone Android en VR.
3. Choisissez la meilleure application pour les réunions VR
Les rassemblements en ligne sont devenus très populaires au fil des ans. En réalité, Le rapport statistique de Zippia a constaté que 53 % des employés préfèrent actuellement les réunions virtuelles.
Avec l'essor des métaverses, la demande d'appareils et d'applications pertinents a explosé, de sorte que les développeurs VR sont occupés à produire les meilleurs environnements possibles pour toutes les occasions, y compris les réunions professionnelles.
Les salles de travail Horizon de Meta Quest est un excellent exemple. Il vous permet de créer un avatar, de rencontrer vos collègues et de collaborer comme vous le feriez dans le monde réel. Il y a aussi Spatial, où vous pouvez créer votre environnement de travail virtuel idéal et organiser une réunion inoubliable.
Recherchez des services comme ceux-ci pour vos réunions VR. Ils sont impressionnants et vous trouverez de nombreuses options gratuites. Assurez-vous simplement de ne pas exagérer avec votre conception. L'environnement virtuel et les activités doivent être stimulants mais contrôlés et productifs.
4. Choisissez des fonctionnalités pour rendre la réunion intéressante
Le plus grand avantage d'avoir des réunions en réalité virtuelle réside dans les nombreuses fonctionnalités différentes que vous pouvez inclure. Un logiciel spécialement conçu pour les réunions de groupe professionnelles aura beaucoup à offrir.
Par exemple, un tableau blanc virtuel est standard, mais voyez si vous pouvez ajouter des éléments tels que des vidéos, des graphiques et de l'audio. Créez des avatars VR sur Ready Player Me et personnalisez encore plus l'expérience. Vous pouvez également utiliser des outils virtuels. Si vous souhaitez transformer la réunion en atelier, vous pouvez utiliser ou créer un environnement VR qui vous permet de pratiquer diverses compétences.
DiscoursVirtuel, par exemple, propose des formations soft skills en VR. Les utilisateurs peuvent perfectionner leur présentation et leur communication pendant que vous, en tant que formateur, suivez leurs performances. D'autres plateformes peuvent vous apprendre les premiers secours, la manipulation manuelle, la sécurité alimentaire, la chirurgie, etc.
Encore une fois, essayez de ne pas submerger votre équipe en incluant trop de fonctionnalités et d'activités. Choisissez les outils les plus appropriés et les plus constructifs. Prévenez également si les membres ont besoin d'espace dans le monde réel.
5. Planifiez la réunion pour que tout le monde puisse y assister
Une partie importante de la planification d'une réunion VR consiste à s'assurer que tout le monde se présentera. Organisez un jour et une heure qui conviendront au plus grand nombre de personnes possible. Cela devrait également vous donner suffisamment de temps pour configurer l'expérience VR.
Ensuite, envoyez des rappels réguliers ou laissez un logiciel pratique vous aider à tout gérer. Utilisez des applications comme Connecteam ou Outil de planification de Microsoft Team pour tenir tous les participants au courant.
À moins que vous ne vous soyez beaucoup entraîné ou que vous ayez déjà eu plusieurs réunions VR, c'est aussi une bonne idée de rassembler l'équipe au moins 30 minutes avant l'heure de début officielle. Vous pouvez résoudre les problèmes de dernière minute et lancer la réunion en douceur.
6. Assurez-vous que la réunion VR est productive
Un dernier conseil concerne le résultat de votre réunion. En supposant qu'il y ait une bonne raison de l'avoir, que ce soit pour une formation ou une collaboration sur un projet, établissez un plan productif, ainsi qu'un moyen de prendre des minutes.
Pendant la réunion VR, restez sur la bonne voie tout au long de vos discussions et activités, tout en notant les points clés et les résultats.
Pour ce dernier travail, utilisez votre tableau blanc virtuel, des notes autocollantes ou tout autre outil pertinent disponible sur la plateforme de votre choix. Vous pouvez même enregistrer toute la session, il suffit d'obtenir le consentement de tout le monde avant de le faire.
Gardez à l'esprit que vous n'êtes pas obligé de tout faire vous-même. N'hésitez pas à partager les responsabilités avec les membres de l'équipe. Quelqu'un d'autre peut être en charge du procès-verbal, pendant que vous orientez la réunion dans la direction que vous souhaitez sans distractions.
Organiser une réunion VR calme ou active
La beauté de la réalité virtuelle est que vos rassemblements peuvent être aussi passifs ou sauvages que vous le souhaitez. C'est parfait pour les réunions d'affaires. Bien qu'ils doivent être pratiques, ils doivent également être amusants lorsque cela est possible. Si vos réunions divertissent, inspirent et lient votre équipe, les récompenses seront plus importantes.
Décidez des besoins de votre équipe et de la manière dont une réunion VR peut y répondre. N'en faites pas une fête, mais faites preuve de créativité lors de la planification de vos activités. Visez une expérience dynamique.
