Lorsque vous gérez des personnes, la communication et la paperasserie sont inévitables. Qu'il s'agisse de planification, de paie, de gestion des tâches ou de formation, il existe de nombreux documents et conversations à suivre.
Même si votre équipe est petite, vous ne pouvez pas éviter la gestion des personnes, surtout si vous êtes seul responsable de tout le monde.
C'est là que Connecteam est utile. Grâce à sa suite complète d'outils, vous pouvez maîtriser la paperasserie, communiquer les éléments quotidiens à votre personnel et éviter les erreurs de paie coûteuses, le tout en un seul endroit et sans expérience en RH.
Lisez la suite si vous souhaitez en savoir plus sur ses principales fonctionnalités.
Fonctionnalités permettant de gagner du temps avec Connecteam
Dans l'ensemble, vous allez gagner beaucoup de temps en ayant tous vos outils de gestion des employés dans un seul logiciel plutôt que de faire des allers-retours entre des dizaines d'applications.
Lors de l'utilisation Connecteam Hub des opérations, vous n'avez plus besoin de basculer entre Excel, les outils de gestion de projet, les e-mails, les SMS, les documents papier et partout où vous vous retrouvez à rechercher des détails.
En plus de couvrir vos besoins logiciels, vous pouvez également dire adieu aux feuilles de temps imprimées et manuscrites, et à la nécessité de courir après les gens pour les obtenir.
En fait, les outils de communication et de lieu de travail rationalisés de Connecteam rendent les éléments tels que la planification, l'enregistrement du temps et les affectations de tâches parfaitement clairs pour tout le monde, ce qui signifie beaucoup moins de va-et-vient pour tous.
Voici une présentation rapide des principales fonctionnalités du hub des opérations de Connecteam qui facilitent la supervision et la prise en charge de votre équipe.
1. Planification des employés
Créer un emploi du temps dans Connecteam est aussi simple que de saisir des détails dans un formulaire. Outre les champs Nom, Date, Heure de début et Heure de fin, vous pouvez :
- Affecter plusieurs utilisateurs au même quart de travail
- Autoriser les utilisateurs à s'affecter à des quarts de travail non réclamés
- Optez pour des modèles réutilisables
- Répéter les quarts de travail récurrents
Une fois que vous avez frappé Publier, Connecteam envoie une notification aux employés que vous avez affectés, et ils peuvent vérifier les détails directement dans l'application. Vous n'aurez plus besoin d'imprimer ou d'envoyer des horaires par e-mail, et personne n'égarera des informations vitales.
Qui plus est, le Planification des tâches L'outil offre plusieurs fonctionnalités pour prévenir les conflits :
- L'approbation de quart de travail donne aux membres de votre équipe la possibilité d'approuver ou de refuser des éléments de leur emploi du temps
- Le marquage des indisponibilités permet aux employés de vous indiquer les dates et les heures auxquelles ils ne peuvent pas travailler
- La définition de limites met en place des restrictions pour empêcher les changements de planification excessifs et insuffisants
Pour éviter d'avoir à modifier votre emploi du temps une fois que vous l'avez publié, vous pouvez utiliser les outils de planification des tâches combinés à la fonction de demande de temps de Connecteam. Chaque fois qu'un employé soumet une demande de temps, vous la trouverez sous Requêtes en cours dans le Horloge interface.
2. Gestion rapide des tâches
En plus de créer un calendrier détaillé, vous pouvez attribuer Décaler les tâches à chaque bloc horaire afin que vos employés puissent s'attaquer à des affectations spécifiques à l'horaire.
Si vous voulez tendre la main pour clarifier ces points, ou si quelqu'un est bloqué, le Activité de quart propose une fenêtre de discussion entre vous et les employés que vous avez affectés au quart de travail.
Connecteam propose également un Tâches rapides outil pour vous éviter d'avoir à envoyer des affectations par SMS ou par e-mail à des individus. Définissez une tâche une fois, affectez les employés concernés et tout le monde est automatiquement au courant. La mise en route est facile, et ici vous pouvez obtenir des détails avec des dates, des heures, des descriptions et des sous-tâches pour un contexte supplémentaire.
En gros, vous aurez tout le gains de temps d'un outil de gestion de projet dédié sur le bout de vos doigts.
Comme le Décalage onglet d'activité dans le planificateur, vous pouvez également communiquer directement avec les employés via l'onglet commentaires onglet s'il y a des questions ou des suivis.
Avoir l'outil de commentaires directement dans la tâche signifie qu'il n'est plus nécessaire de rechercher les communications précédentes dans d'autres applications. Avec l'outil Tâches rapides, vous et vos employés pouvez rapidement trouver ou consulter tous les messages liés à une tâche à leur place respective.
3. Horloge des employés
Lorsque vient le temps de pointer, vos employés peuvent utiliser l'application sur leur appareil mobile ou L'application Kiosk de Connecteam si votre équipe est immobile. Tout ce qu'ils ont à faire est de taper Début de quart.
Sur le backend, Connecteam vous donne un aperçu en temps réel des journaux de chacun sous le Aujourd'hui onglet dans le Horloge outil.
Ici, vous pouvez communiquer avec les membres de votre équipe, et s'ils se déplacent d'un travail à l'autre, vous pouvez voir où ils se trouvent sur la carte pour vous assurer qu'ils respectent le calendrier et que tout se passe bien.
Connecteam vous permet également d'utiliser des périmètres virtuels ou une géolocalisation pour vous assurer que vos employés se trouvent à un endroit spécifique lorsqu'ils s'enregistrent. Dites adieu aux coups de poing entre amis et au vol de temps une fois pour toutes.
Il existe de nombreuses façons de personnaliser votre pointeuse en fonction de votre lieu de travail, y compris votre cycle de paie, qualifications des heures supplémentaires, pauses, emplois et autres éléments plus pratiques pour vous et votre équipe.
De plus, vous pouvez demander que le logiciel génère des listes d'employés qui dépassent les heures supplémentaires, étaient absents ou n'ont pas chronométré.
Comme tout le monde enregistre son temps, le logiciel utilise également les informations pour générer des feuilles de temps.
4. Feuilles de temps en ligne
Au sein de la Feuilles de temps, vous pouvez consulter, modifier et suivre les enregistrements de temps des employés. Ici, vous pouvez également voir les demandes de temps, vérifier les absences et afficher des informations sur les emplois.
Lorsque vous cliquez sur des feuilles de temps individuelles, Connecteam vous avertit de tout conflit tel que des quarts de travail qui se chevauchent et des demandes de modification si un employé sait qu'il a fait une erreur lors du suivi de son temps.
Il donne également un aperçu simple de leur suivi afin que vous puissiez corriger ou mettre en évidence et poser des questions sur les écarts. Une fois prêt pour la paie, vous pouvez exporter des totaux, des feuilles de temps ou des rapports d'équipe. Connecteam s'intègre automatiquement à QuickBooks et Gusto, ce qui facilite la paie d'un simple clic.
5. Formulaires numériques et listes de contrôle
La Formes L'outil du hub Operations de Connecteam rend la paperasse accessible à ceux qui ont besoin de la trouver et de l'utiliser. Cela élimine également le besoin d'imprimer ou d'envoyer des formulaires par e-mail, ce qui signifie qu'ils ne se perdront pas quelque part en cours de route.
Lorsque vous créez des formulaires et des listes de contrôle dans Connecteam, vous pouvez les affecter à Groupes intelligents- des clusters automatiques d'utilisateurs avec le même travail, emplacement, date de début ou toute autre chose à laquelle vous pouvez penser - ou des individus. Si la demande est urgente, envoyez une notification une fois que vous l'avez publiée, ou ajoutez-la silencieusement à la bibliothèque de formulaires si ce n'est pas le cas.
La Formes fonctionnalité facilite l'intégration. De plus, votre personnel aura toujours sous la main les formulaires dont il a besoin, ce qui signifie moins de formalités administratives liées aux problèmes de sécurité et aux demandes. C'est aussi simple que création d'un formulaire Google si vous en avez déjà fait un, mais mieux parce que c'est là où vous en avez besoin.
De plus, vous pouvez faire preuve de créativité avec l'outil Formulaires pour automatiser et standardiser les processus. Par exemple, vous pouvez décrire les flux de travail à l'aide de listes de contrôle ou créer des moyens simples de soumettre des signatures électroniques et des horodatages GPS pour la documentation.
6. Toutes les fonctionnalités du hub de communication dans Connecteam
Essentiellement, Connecteam peut remplacer plusieurs logiciels et processus de votre entreprise par les fonctionnalités déjà mentionnées dans cet article. Cependant, vous pouvez aller plus loin en utilisant son Communication centre.
La Discuter outil, en particulier, vous permet de créer plusieurs canaux de l'ensemble de l'entreprise aux groupes départementaux et même en tête-à-tête. Bien que vous puissiez envoyer des commentaires et des messages directement dans les équipes, les tâches et les feuilles de temps, cela vous donne un espace pour les discussions générales et la planification.
De cette façon, vous n'aurez pas à basculer entre un messager comme Mou ou parcourez votre téléphone pour trouver des SMS d'employés.
Avec le Mises à jour outil, vous pouvez également envoyer des nouvelles et des annonces avec de nombreux éléments de conception personnalisés pour ajouter de la personnalité à vos messages.
Cette fonctionnalité est utile si vous ne disposez pas d'adresses e-mail pour tous vos employés ou s'ils décident de mettre à jour leurs e-mails personnels. Vous pouvez également suivre l'engagement pour voir combien de personnes le lisent.
Qui plus est, le Annuaire aide votre personnel à se trouver et à se contacter. Les employés n'auront plus besoin d'utiliser leurs numéros de téléphone ou adresses e-mail personnels pour collaborer sur des projets professionnels s'ils ne le souhaitent pas.
Vous pouvez également masquer certaines personnes si elles préfèrent ne pas discuter et créer des restrictions sur qui peut parler avec qui.
En fin de compte, les outils de communication de Connecteam aident chacun à garder les affaires et les particuliers séparés et à faire fonctionner votre entreprise sans heurts.
Gagnez du temps et du stress avec Connecteam
Connecteam est un outil unique pour gérer la principale ressource de votre entreprise: ses employés.
Il vous fait gagner du temps en rassemblant toutes vos tâches au même endroit et en réduisant le nombre d'allers-retours avec vos employés. De plus, votre personnel bénéficie également d'une communication simplifiée et d'une clarté concernant la planification et les tâches.
Si vous constatez que vous êtes constamment à la recherche d'informations, que vous passez d'un logiciel à l'autre et que vous faites des allers-retours dans la communication, c'est peut-être la solution dont vous avez besoin. Pourquoi ne pas vous inscrire à l'essai gratuit de 14 jours de Connecteam et commencer par essayer l'une des fonctionnalités répertoriées ?
