La clé d'une collaboration réussie est la communication. Assurez-vous non seulement de communiquer suffisamment, mais aussi de ne pas en faire trop.
Vous avez probablement été là. Vous avez l'impression d'avoir répondu à une question plusieurs fois, ou il y a plus d'une conversation en cours sur le même projet. D'un autre côté, vous trouverez peut-être gênant de recevoir les mêmes messages en boucle.
Si vous souhaitez savoir comment éviter la surcommunication, lisez la suite. Ici, vous apprendrez comment passer moins de temps à communiquer et plus de temps à travailler avec ClickUp.
Comment réduire les e-mails à l'aide des tâches ClickUp
Pour déléguer ou partager des tâches, vous n'avez pas besoin de créer l'e-mail parfait. Vous n'avez pas non plus besoin de passer au peigne fin un fil de réponses avec des personnes mises en CC. Tout ce dont vous avez besoin est un excellent logiciel de gestion de projet.
Il y a beaucoup de Gain de temps grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet
. L'un des principaux avantages de l'utilisation Cliquez vers le haut est-ce que cela aidera à réduire le nombre d'e-mails que vous envoyez et recevez concernant des tâches ou des affectations.En effet, vous donnez à vos collègues un aperçu détaillé des informations essentielles dès le départ. Non seulement eux, mais toute personne ayant accès à la tâche.
Il peut s'agir de tout votre service, de toute votre entreprise ou même d'une petite équipe qui s'attaque à des projets ensemble. Cependant, cela ne signifie pas que tout le monde recevra des notifications.
Vous pouvez rapidement intégrer les collègues nécessaires dans la boucle en les ajoutant en tant qu'observateur à l'aide de l'icône en forme d'œil dans la carte de tâche. Contrairement à la mise en copie de quelqu'un dans un e-mail, en tant qu'observateur, il recevra automatiquement toutes les mises à jour à venir. De plus, ils verront des informations plus anciennes même si vous les ajoutez ultérieurement au devoir.
Le principal avantage de l'utilisation des tâches dans ClickUp est que lorsque quelqu'un pose les yeux sur la tâche pour la première fois, il peut voir immédiatement les informations de base. Vous êtes également moins susceptible de manquer d'ajouter des détails vous-même, car chaque tâche que vous créez commence essentiellement par un modèle composé des colonnes de votre liste.
Comment réduire davantage les e-mails à l'aide des descriptions de tâches ClickUp
En plus d'inclure le nom de la tâche, la date d'échéance, la priorité et d'autres éléments que vous incluriez généralement, ClickUp offre un certain nombre d'espaces de collaboration. Le plus notable pour remplacer les e-mails de demande de projet est le champ de description trouvé dans les cartes de tâche.
Le champ de description est exactement ce qu'il semble, mais il offre plus qu'un simple endroit pour coller du texte. Ici, vous pouvez ajouter des spécificités de projet uniques qui ne rentreraient pas autrement dans les colonnes et les habiller à l'aide de commandes.
Lorsque vous utilisez cet espace, les informations importantes ne seront pas non plus enfouies dans la boîte de réception d'un collègue ou dans un fil de discussion très long, car elles restent en place, même si vous les modifiez ou y ajoutez. De plus, ce champ offre un historique des versions qui vous permet de revenir aux éditions précédentes de la description si vous en avez besoin.
Comment passer moins de temps en réunion avec ClickUp
ClickUp offre une variété de vues utiles pour vous aider à organiser vos projets et à collaborer avec d'autres. L'un de ces points de vue est Discuter.
En ajoutant une vue Chat à votre liste, vous et vos collègues pouvez communiquer sur les détails du projet en temps réel. De plus, tout le monde saura où se référer au fil plus tard s'il a besoin d'un rappel.
Dans le chat de ClickUp, vous pouvez mentionner d'autres personnes pour leur envoyer une notification, ou tout le monde utilisant @watchers. Si vous mentionnez une tâche, vous pouvez créer un lien direct vers celle-ci. Vous pouvez également approfondir vos connaissances en utilisant des commandes, des enregistrements d'écran ou en ajoutant des fichiers.
Une fonctionnalité pratique dans la vue Chat consiste à attribuer des commentaires à d'autres personnes. Si quelqu'un a une question ou un commentaire auquel un collègue peut répondre, vous pouvez le porter à son attention ou vous l'attribuer comme rappel pour plus tard.
Comme Slack, vous pouvez répondre dans un fil si vous souhaitez que les choses restent rangées et organisées. Avec cette variété de fonctionnalités, vous pouvez utiliser la vue Chat pour remplacer les réunions spécifiques à un projet ou les réunions quotidiennes. Un autre avantage d'avoir ce messager disponible directement dans votre espace de projet est qu'il aidera à minimiser les bavardages sans rapport.
Comment rationaliser la communication dans ClickUp
Il existe de nombreuses façons de communiquer avec vos collègues. Vous pouvez le faire via Messenger, SMS, e-mail, un appel rapide ou une courte visite. Plus tard, lorsque vous aurez besoin d'un rappel, vous pourriez vous démener pour vous souvenir de l'application à laquelle vous parliez ou de l'endroit où vous l'avez écrite.
La section des commentaires de ClickUp aide à éliminer le besoin de parcourir plusieurs applications et médias, car tout est là dans un seul logiciel. Si vous avez une question sur une tâche spécifique, vous pouvez la poser directement dans sa carte respective.
Comme la vue Chat, vous pouvez mentionner d'autres personnes, mentionner des tâches, affecter des personnes à des commentaires et utiliser des commandes, des enregistrements d'écran ou ajouter des fichiers pour vous aider à expliquer. De plus, vous pouvez créer de nouveaux documents dans les commentaires où vous et vos collègues pouvez collaborer.
Comment collaborer rapidement dans les documents ClickUp
La collaboration dans les documents ClickUp fonctionne un peu comme Google Docs. Vous pouvez les garder privés ou inviter vos collègues à contribuer à la page.
Ici, vous pouvez travailler dans la page en utilisant des commandes pour ajouter du texte et des éléments. Vous pouvez également faire des allers-retours avec vos collègues si vous ne souhaitez pas apporter de modifications en une seule fois.
Pendant que vous travaillez, vous pouvez voir le curseur et les modifications de votre collègue en temps réel. Si vous voulez vous assurer qu'ils voient quelque chose, vous pouvez attirer l'attention sur des lignes spécifiques dans l'espace pour poser des questions ou communiquer des idées.
De plus, une fois que vous et votre collègue êtes prêts, vous pouvez l'exporter au format PDF si vous souhaitez le partager en dehors de ClickUp.
Passez moins de temps à faire des allers-retours avec ClickUp
Grâce à ses nombreux outils de communication, ClickUp vous aidera à réduire les allers-retours de collaboration et de délégation de projet. Vous constaterez également que vous passez beaucoup moins de temps à basculer entre les applications et à parcourir les conversations pour trouver les informations dont vous avez besoin.
Que vous recherchiez un moyen rapide de communiquer avec toute votre équipe sur des projets ou avec des personnes spécifiques sur des tâches, c'est l'endroit idéal. Si la sur-communication a ralenti votre progression, pourquoi ne pas essayer ?
