Zoho mail est un service de messagerie sécurisé, à confidentialité garantie et sans publicité. Il offre une suite de messagerie riche en fonctionnalités, ce qui le rend idéal pour les cas d'utilisation personnels et professionnels. Si vous utilisez Gmail et que vous souhaitez passer à Zoho Mail, vous verrez une gamme de paramètres qui pourraient prêter à confusion.
Vous pouvez personnaliser l'expérience de visualisation, le composeur d'e-mails, organiser vos e-mails à l'aide de filtres, effectuer des actions rapides avec la pièce jointe, gérer les listes de spam et même importer ou exporter des e-mails au format EML. Nous allons vous montrer comment configurer Zoho mail et passer de Gmail de manière transparente.
Étapes à suivre avant de configurer Zoho Mail
Avant de personnaliser Zoho mail, assurez-vous d'avoir correctement mappé le domaine personnalisé à l'enregistrement MX et configuré les paramètres SPF/DKIM pour empêcher l'usurpation d'e-mails. Lisez notre guide sur migration de Gmail vers Zoho mail avec votre domaine personnalisé et terminer le processus.
Lorsque vous passez à un autre service de messagerie, vos fournisseurs de services bancaires, de carte de crédit, de facturation, d'assurance et autres doivent connaître votre adresse e-mail à jour à des fins de communication.
La migration est un processus lent, mais à long terme, vous pourrez consolider les e-mails importants en un seul endroit. C'est aussi une bonne idée de considérer configurer le transfert automatique dans Gmail, juste pour récupérer tous les services que vous avez manqués.
Composer des e-mails dans Zoho Mail
Zoho mail vous propose une boîte à outils complète pour composer des e-mails. Clique le Nouveau courrier bouton dans le volet de gauche pour ouvrir Compositeur. Par défaut, la fenêtre de composition s'ouvre dans un nouvel onglet (Paramètres > Composer > Ouvrir Composer dans) mais vous pouvez utiliser en ligne (il reproduit la fonctionnalité Gmail) ou une nouvelle fenêtre.
Comme Gmail, Zoho dispose d'options de formatage riches pour formater votre message électronique. Il existe une option pour insérer des tableaux (ce qui manque à Gmail) avec des options de largeur et de bordure configurables. Vous pouvez même joindre des e-mails aux e-mails sortants (au format EML) par glisser-déposer et référencer des messages plus anciens sans les réécrire.
Pour personnaliser les préférences du compositeur, accédez à Paramètres > Composer et voir l'ensemble des options. Vous pouvez modifier la direction du texte préférée, personnaliser les polices, ajouter automatiquement des destinataires aux contacts et vérifier votre message pour toute faute d'orthographe.
Ajouter des pièces jointes volumineuses aux e-mails dans Zoho Mail
Gmail autorise les pièces jointes d'une taille de fichier maximale de 25 Mo. Avec Zoho mail, vous pouvez envoyer fichiers volumineux à vos destinataires par e-mails. La taille de la pièce jointe dépend du plan d'abonnement. Il varie de 250 Mo avec le forfait Mail Lite à 1 Go avec Mail Premium.
Mail convertit ces pièces jointes en liens et les envoie au(x) destinataire(s). Si vous souhaitez envoyer le même fichier à différents destinataires, sélectionnez le fichier dans Ma pièce jointe > Grandes pièces jointes et l'envoyer à nouveau. Pour chaque pièce jointe, vous pouvez définir des autorisations d'accès.
L'accès limité convient à l'envoi de pièces jointes à d'autres utilisateurs de Zoho ou à ceux qui ont des comptes liés. Avec un accès public, vous pouvez envoyer des fichiers volumineux à n'importe qui en utilisant un lien sécurisé et unique. Par défaut, toutes les pièces jointes ont Accès limité. Cliquez sur cette option pour le rendre Public et générer le lien de pièce jointe.
Comment programmer un e-mail dans Zoho Mail
L'option "Envoyer plus tard" de Zoho mail vous permet de configurer un calendrier personnalisé (date/heure) pour votre e-mail. Bien que cette fonctionnalité soit également intégrée à Gmail, Zoho a la possibilité de configurer des e-mails récurrents à intervalles réguliers.
Rédigez votre e-mail comme d'habitude et cliquez sur Envoyer plus tard. Sélectionnez le Onglet Planification et choisissez une date et une heure.
Pour configurer un e-mail récurrent, répétez la procédure ci-dessus et cliquez sur le Onglet récurrent. Choisissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire, date de fin et fuseau horaire, le cas échéant. Ils sont utiles lorsque vous souhaitez envoyer des rappels à vos clients concernant les factures.
Comment mettre en attente des e-mails dans Zoho Mail
Il y aura des e-mails importants auxquels vous ne pourrez pas répondre immédiatement mais que vous devrez répondre plus tard. La fonction Snooze de Zoho mail stocke votre e-mail dans un dossier "Snoozed" séparé et renvoie votre message dans le dossier d'origine après l'intervalle de temps spécifié.
Sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez répéter et cliquez sur le Roupillon icône dans le menu du haut. Choisissez la durée ou choisissez une date et une heure personnalisées. L'e-mail sélectionné passera de l'original au En attente dossier.
Lecture des e-mails dans Zoho Mail
Parfois, vous voudrez peut-être voir un e-mail d'un expéditeur que vous avez reçu il y a quelques jours ou quelques semaines. Au lieu de faire défiler la liste des e-mails, Zoho mail peut répertorier les e-mails d'un expéditeur ou d'un sujet particulier.
Cliquez avec le bouton droit sur le message électronique et choisissez Répertorier les e-mails de cet expéditeur ou Lister les e-mails avec ce sujet. Vous pouvez même personnaliser les champs de votre liste de diffusion tels que le drapeau, la pièce jointe, le nombre de commentaires, la taille, etc.
Personnaliser la disposition et les options d'affichage dans Zoho Mail
Par défaut, les e-mails sont répertoriés dans la vue "Classique". Pour personnaliser ce comportement, cliquez sur le Change de vue et sélectionnez la vue "Compact ou Super Compact". Dans chaque vue, l'espacement suffisant entre les e-mails diminue et répertorie davantage d'e-mails.
Lorsque vous sélectionnez un e-mail, il s'ouvre dans le Aperçu vertical mode par défaut. Aller à Paramètres > Options d'affichage de la messagerie et choisissez Aperçu horizontal pour afficher votre e-mail sous la liste des e-mails. Ou choisissez Nouvel onglet pour les afficher dans un nouvel onglet.
Zoho Mail propose-t-il une vue Conversation ?
Sur Gmail, lorsque les gens répondent à un e-mail, il regroupe les réponses dans une vue de conversation avec le message le plus récent en bas.
Zoho mail empile toute la conversation dans une arborescence avec les détails de l'expéditeur, la chronologie, les dossiers, les pièces jointes, etc. sans même ouvrir l'e-mail. De plus, vous pouvez trier le fil de conversation (Paramètres > Conversation) avec le courrier le plus récent ou le plus ancien en haut.
Afficher et gérer les pièces jointes dans Zoho Mail
L'un des plus gros inconvénients de Gmail est l'absence d'un tableau de bord pour afficher/gérer les pièces jointes. Alors que vous pouvez rechercher des messages avec pièces jointes à l'aide des opérateurs de recherche Gmail, il faut un peu de pratique. Zoho mail offre un tableau de bord centralisé pour afficher les pièces jointes (qu'elles vous soient envoyées ou ajoutées à d'autres applications Zoho) en un seul endroit.
Clique le Visionneuse de pièces jointes icône pour voir vos fichiers soigneusement triés en fonction de leurs types de fichiers. Sélectionnez une vignette pour les afficher ou effectuer des actions rapides sur les pièces jointes. Cliquez sur Ouvrir l'e-mail lié pour ouvrir l'e-mail lié à votre pièce jointe, joignez et envoyez un nouvel e-mail ou ajoutez-le à une note ou à une tâche.
Suivi des e-mails importants dans Zoho Mail
Nous devons souvent donner suite à l'e-mail, quelle que soit la réponse. Zoho Mail a l'option intégrée pour ajouter un rappel à vos e-mails. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le Icône de l'horloge.
Vous pouvez définir une heure particulière pour vous rappeler l'e-mail, que vous receviez ou non la réponse. Ou fixez une date limite, et si personne ne répond à l'e-mail, vous en serez informé une fois la date limite dépassée. Zoho mail peut vous rappeler le courrier via des notifications ou un e-mail.
De la même manière, vous pouvez configurer un rappel pour les e-mails entrants. Sélectionnez l'e-mail auquel vous souhaitez ajouter le rappel, puis cliquez sur Plus d'options > Rappel. Choisissez votre option préférée et continuez. Se diriger vers Paramètres > Préréglage pour personnaliser l'option d'alarme en fonction des horaires souhaités.
Organiser les e-mails dans Zoho Mail
Les filtres de la messagerie Zoho vous aident à organiser automatiquement les e-mails entrants/sortants. Tout comme Gmail, vous pouvez définir des conditions et prendre des mesures pour ces conditions. Mais dans Zoho, vous pouvez utiliser l'opérateur AND/OR pour définir si une ou toutes les conditions doivent être prises en compte.
Pour commencer, rendez-vous sur Paramètres > Filtres et créer un nouveau filtre. Définissez maintenant le type de condition (combinaison de conditions dans ET/OU), les conditions (De, Objet, À, Cc, Cci, Type de pièce jointe) et les actions (Déplacer vers le dossier, Marquer comme, Transférer l'e-mail vers, Supprimer l'e-mail).
Sur Gmail, nous utilisons des "Libellés" pour organiser les messages. Dans Zoho, vous pouvez créer plusieurs dossiers à différents niveaux pour organiser ou gérer les e-mails. Cliquez sur le signe (+) à côté de Dossiers pour créer un dossier et sélectionner son emplacement. De plus, vous pouvez créer des balises (Sélectionnez un e-mail > Marquer comme) pour les organiser davantage en fonction du projet, de l'équipe particulière, des clients, etc.
Intégration de Zoho Mail avec des services tiers
Zoho mail a une excellente intégration avec les applications externes et internes pour compléter votre flux de travail. Les applications internes sont les applications Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM) et les applications externes s'intègrent au courrier via l'API fournie par des applications tierces. Pour voir quelles intégrations sont disponibles, accédez à Paramètres > Intégrations.
Cliquez sur Aller sur la place de marché et choisissez vos applications préférées. Certains des plus populaires sont Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting et Integrately. Accédez à la page de l'extension et activez-la. Ensuite, revenez à la section Intégrations et basculez le Activer bouton.
Maintenant que Zoho Mail est configuré, essayez de surmonter votre dépendance aux e-mails
Zoho Mail est une excellente alternative à Gmail. La page Paramètres de messagerie est maladroite/difficile à naviguer et il faut du temps pour s'y habituer, mais si vous avez suivi la procédure, vous pouvez commencer à utiliser la messagerie Zoho en quelques instants.
Une tendance courante observée de nos jours chez les gens est de vérifier leurs e-mails toutes les quelques minutes. Bien que cette habitude obsessionnelle de vérification de la boîte de réception semble anodine, elle peut affecter négativement votre bien-être et votre productivité. Pour en savoir plus, lisez notre guide pour trouver des moyens de surmonter la dépendance aux e-mails.
