Evernote est un outil idéal pour créer et gérer vos notes de réunion. Il y a trois éléments essentiels à une réunion réussie. La préparation de la réunion, la prise de notes organisée et le suivi de la réunion sont autant de conditions préalables à une bonne réunion. Les fonctionnalités d'Evernote en font un jeu d'enfant pour faire les trois.
Créer une note de réunion dans Evernote
Evernote vous permet de connecter Google Agenda à votre compte. Depuis la vue d'accueil de l'application, vos réunions à venir sont visibles en un coup d'œil.
Noter: La connexion de votre calendrier nécessite un abonnement Personnel, Professionnel ou Équipes.
Pour créer une nouvelle note de réunion, commencez par un événement de réunion sur votre calendrier. Ensuite, depuis Evernote Home, cliquez sur l'icône à côté d'un événement de réunion sur votre widget de calendrier. Enfin, cliquez Créer une note pour un événement.
Evernote crée une note liée à laquelle vous pouvez accéder en un clic. La note comprend un lien vers l'événement sur le calendrier Google avec tous les détails de la réunion. La nouvelle note est pré-formatée avec une structure idéale pour les notes de réunion. Il y a des sections pour enregistrer les tâches pour un suivi ultérieur et une section pour prendre des notes.
Evernote dispose d'une fonction permettant de lier tout le matériel d'assistance pertinent à la note de réunion. Votre matériel de référence n'est jamais à plus d'un clic. Après tout, le temps est trop précieux pour le perdre à chercher des fichiers et des documents lorsque vous êtes en réunion.
Cliquez ou appuyez sur l'événement de réunion à partir du widget de calendrier pour lier un fichier ou un document. Sélectionner Notes de lien. Choisissez les notes pertinentes pour votre réunion.
Désormais, vous aurez ce dont vous avez besoin sans perdre un temps précieux lors de la réunion.
Définir des rappels pour les notifications de réunion
Avez-vous déjà manqué une réunion parce que vous aviez besoin d'un rappel? La solution consiste à implémenter des rappels dans le Paramètres du calendrier.
Les paramètres du calendrier vous permettent de déterminer le type de notifications que vous recevez. Par exemple, vous pouvez recevoir un rappel avant le début d'une réunion, à l'heure de début ou après la fin de la réunion. De plus, Evernote peut vous rappeler de prendre des notes ou de revoir vos notes.
Pour définir un rappel, cliquez sur l'événement du calendrier. Ensuite, sélectionnez le Suite bouton d'options (trois points) en haut à droite du widget calendrier. Ensuite, sélectionnez Paramètres du calendrier...(trois points).
Vous pouvez ajuster les paramètres pour deux options: Rappelle-moi de prendre des notes ou Me rappeler d'ouvrir des notes. Le premier est pour les événements qui n'ont pas de note liée. Ce dernier est pour les événements qui ont déjà une note liée.
Prendre des notes de réunion organisées dans Evernote
La note de réunion pré-formatée est idéale pour capturer des informations vitales lors de votre réunion. Il y a des sections pour capturer des tâches et prendre des notes non structurées.
La fonction de tâche d'Evernote clarifie trois éléments critiques pour le succès d'une réunion. Cela dépend de la réponse à trois questions: "Qui fait quoi et quand ?"
- Quelles sont les tâches réalisables?
- Qui fera les tâches?
- Quelle est la date limite pour terminer les tâches?
Evernote simplifie la gestion des tâches en vous permettant de capturer les tâches en temps réel. Si vous suivez les conseils de notre guide pour choisir une gestion de tâches en ligner, Evernote se qualifie comme une application de productivité supérieure. En outre, vous pouvez ajouter une date d'échéance et attribuer la tâche à vous-même ou à un membre de l'équipe. À la fin de la réunion, vous avez une liste de tâches organisée avec des questions sur qui, quoi et quand.
La section Notes est un endroit pour enregistrer des informations importantes, des instructions spécifiques ou des idées de la réunion. Les écrire garantit que vous ne perdrez pas les principaux résultats d'une réunion.
Evernote facilite le suivi des réunions
Les réunions réussies incluent des actions de suivi avec des délais. Evernote facilite toute planification post-réunion.
Utilisez les tâches pour agir après votre réunion
Les notes de réunion organisées rendent vos prochaines étapes faciles et évidentes. Vos tâches assignées sont dans la note en attente de votre action. Si vous gérez une équipe, vous disposez d'une référence unique pour les tâches confiées à d'autres.
Personne ne veut se présenter à une réunion pour se rendre compte que ces éléments essentiels n'ont pas été faits en raison d'un manque de communication. Des notes de réunion bien organisées créent de la clarté, un accord et une responsabilité pour les individus, une équipe ou une organisation. Les fonctionnalités d'Evernote en font un outil idéal application pour prioriser et gérer les tâches.
Améliorez la communication avec votre équipe en partageant des notes de réunion
Vous pouvez partager la note avec ceux qui ont assisté à la réunion.
Dans le coin supérieur droit de la note de réunion, cliquez sur Partager. La boîte de dialogue de partage s'ouvrira avec trois options pour partager la note. Les options vous permettent de permettre à quelqu'un de les afficher dans Evernote, de les afficher via un lien public dans un navigateur Web ou sous forme de copie dans un e-mail.
- Inviter quelqu'un. Utilisez cette fonctionnalité pour partager avec un autre utilisateur Evernote. Dans la zone Inviter quelqu'un, saisissez une ou plusieurs adresses e-mail, définissez le niveau d'autorisation, puis cliquez sur Envoyer une invitation.
- Lien partageable. Utilisez cette fonctionnalité pour partager la note avec un utilisateur non-Evernote. Chaque note a une URL unique que vous pouvez copier et coller pour la partager avec n'importe qui, même si cette personne n'est pas un utilisateur d'Evernote. Basculer Lien partageable pour l'activer. Ensuite, copiez le lien et partagez-le avec n'importe qui.
- Envoyer une copie par e-mail. Vous pouvez envoyer une copie de la note par e-mail avec le contenu de la note dans le corps de l'e-mail. Cliquez sur Envoyer une copie par e-mail, puis ajoutez une ou plusieurs adresses e-mail. Cliquez sur Envoyer.
En partageant les notes de réunion, tout le monde reste sur la même page. Lors de la prochaine réunion, il y a un enregistrement clair pour chaque livrable. Chaque personne connaît ses responsabilités avec la date d'échéance. La clarté rend l'exécution plus efficace.
Evernote est une excellente solution pour gérer les notes de réunion
Evernote est une application multiplateforme. Il fonctionne sur Mac, Windows, Linux et un navigateur Web. Les fonctionnalités et les avantages d'Evernote peuvent aider une équipe à éliminer les frictions, à capturer tous les détails et à rationaliser les réunions.
