Google Sheets fournit de nombreuses fonctionnalités que la plupart des outils de feuille de calcul premium fournissent, mais gratuitement. L'une de ces fonctionnalités est la possibilité de voir, de modifier et de supprimer l'historique des versions.
En raison de la facilité d'utilisation de Google Sheets, de plus en plus de personnes adoptent la suite d'applications Office de Google plutôt que d'utiliser des logiciels comme Excel. Mais, parfois, les fonctionnalités peuvent être un peu différentes de celles auxquelles les utilisateurs sont habitués. Ce guide couvrira l'historique des versions de Google Sheets et tout ce qu'il est capable de faire.
Pourquoi utiliser l'historique des versions ?
Lorsque plusieurs employés s'attaquent à la même feuille de calcul, il y a forcément des erreurs dues à une mauvaise communication entre les employés. Ces erreurs pourraient perturber les feuilles de calcul sensibles contenant des informations financières. Lorsque cela se produit, il est très avantageux d'avoir des sauvegardes sur lesquelles vous pouvez revenir.
Vous avez peut-être également commis des erreurs dans votre travail, mais vous ne pouvez pas identifier exactement ce qui n'a pas fonctionné. Pouvoir ouvrir une version précédente d'une feuille de calcul peut être une véritable bouée de sauvetage. Cela peut être critique si vous êtes un entrepreneur solo utilisant Google Sheets.
Qu'est-ce que l'historique des versions de Google Sheets ?
Google a ajouté une fonctionnalité qui enregistre toutes les modifications apportées à un document. Même un changement aussi petit qu'une virgule est documenté, et cette fonctionnalité est disponible sur la plupart des services de la suite d'applications Google.
Comme Google Docs et Google Sheets sont des services basés sur le cloud, les sauvegardes sont effectuées presque instantanément et sont accessibles à tout moment, à condition que vous disposiez d'une connexion Internet.
Seul le propriétaire de la feuille de calcul peut voir ces modifications et les personnes auxquelles le propriétaire accorde l'accès en modification. Les personnes disposant d'un accès en lecture seule à la feuille de calcul ne peuvent pas afficher ni modifier l'historique des versions. Il s'agit principalement d'une fonction de confidentialité.
La fonctionnalité d'historique des versions de Google Sheets élimine le besoin de faire plusieurs copies de la même feuille de calcul sur du matériel local. Vous pouvez simplement accéder à l'historique des versions et trouver la version particulière que vous recherchez.
Comment afficher et modifier l'historique des versions dans Google Sheets
Avant d'afficher ou de modifier l'historique des versions, assurez-vous d'avoir apporté suffisamment de modifications à Google Sheets pour créer un journal de ces modifications. Vous ne pourrez pas afficher l'historique des versions sur une nouvelle feuille de calcul. Avant de commencer, chargez votre feuille de calcul.
Voici les étapes à suivre pour vérifier l'historique des versions dans Google Sheets
- Aller vers Dossier dans la barre de menus.
- Sélectionner Historique des versions. Cela ouvrira un autre sous-menu.
- Là, cliquez sur Voir l'historique des versions. Cela affichera une barre latérale vers le côté droit de l'écran avec une liste contenant toutes les versions de la feuille de calcul.
- Cliquez sur les trois points à côté du nom de la version.
- Pour les anciennes versions, cliquez sur Restaurer cette version, et Google Sheets rechargera la page avec l'ancienne version de la feuille de calcul.
Dans la version actuelle de la feuille de calcul, vous pouvez modifier le nom de la feuille de calcul ou en faire une copie. Lorsque vous cliquez sur l'icône des trois points sur une version autre que la version actuelle, vous aurez également la possibilité de la restaurer.
Comment nommer les versions importantes de Google Sheets
Il peut être extrêmement choquant de voir les dates comme noms de fichiers et devenir rapidement déroutant, surtout si plusieurs modifications sont apportées par jour à la feuille. Au lieu de dates, il est beaucoup plus utile de nommer la feuille en fonction des modifications apportées.
Supposons qu'il existe une feuille contenant toutes les modifications et la version la plus récente. Il serait préférable de l'appeler "Final" plutôt que "14 juin, 9h38", n'est-ce pas ?
Nommer les versions importantes de la feuille de calcul peut vous être très utile plus tard lorsque vous aurez besoin de trouver une version spécifique parmi une multitude de modifications. Voici les étapes à suivre pour nommer une version actuelle :
- Cliquer sur Dossier dans la barre supérieure.
- Choisir Historique des versions.
- Cliquer sur Nommer la version actuelle.
Cela ouvrira une nouvelle fenêtre au milieu de l'écran, vous permettant de définir un nom. Une fois terminé, cliquez sur sauvegarder.
Si vous souhaitez renommer une ancienne version, suivez les mêmes étapes que précédemment, mais au lieu de choisir Nommer la version actuelle, cliquez sur Voir l'historique des versions. Cela affichera une liste des modifications apportées à la feuille de calcul. Là, cliquez sur le nom de la version que vous souhaitez renommer et tapez le nom. Presse Entrer pour enregistrer les modifications une fois que vous avez terminé.
Comment supprimer l'historique des versions dans Google Sheets
Il n'existe actuellement aucun moyen de supprimer une version spécifique dans l'historique des versions de Google Sheets. Mais, vous pouvez recommencer à zéro en faisant une copie de la feuille de calcul. Cela effacera toutes les modifications de l'historique des versions. Seule la dernière version sera enregistrée et copiée.
Les étapes pour ce faire sont simples, cliquez sur Dossier dans la barre supérieure. Cela affichera un menu déroulant. Ici, cliquez sur Faire une copie.
Vous serez invité à entrer le nom de la nouvelle feuille de calcul. Après avoir ajouté un nom, choisissez l'emplacement de la feuille de calcul et indiquez si vous souhaitez que la feuille de calcul soit partagée avec les mêmes personnes avec lesquelles elle a été partagée auparavant. Vous pouvez également choisir si vous souhaitez que les commentaires soient copiés. Une fois que vous avez fini de choisir les options souhaitées, cliquez sur le vert Créer un bouton de copie.
Ce qu'il faut savoir sur l'historique des versions dans Google Sheets
Voici quelques informations à connaître sur l'historique des versions dans Google Sheets :
- L'historique des versions peut remonter d'une valeur infinie. Cependant, Sheets optimise l'espace Google Drive en fusionnant les anciennes versions. Il peut également supprimer certaines modifications antérieures si le stockage est presque plein.
- Si vous ne pouvez pas voir l'historique des versions, c'est probablement parce que vous n'avez pas l'autorisation requise ou que vous êtes même complètement verrouillé. Vous devrez demander au propriétaire de la feuille de calcul de modifier votre autorisation en "peut modifier" plutôt que "peut afficher".
- L'historique des versions est accessible à la personne qui possède le fichier sur son compte. Si vous utilisez les fonctionnalités de partage dans Google Sheets, seules les personnes pouvant voir l'historique des versions sont des personnes disposant de privilèges de propriétaire ou d'éditeur.
Maîtriser Google Sheets
L'affichage et la modification de l'historique des versions ne représentent qu'une petite partie de l'environnement collaboratif de Google Sheets. Maintenant que vous l'avez maîtrisé, vous devrez continuer à apprendre pour que votre équipe fonctionne à pleine capacité sur cette puissante application Web.