Collaborer avec vos collègues devrait être un jeu d'enfant, avec tant de façons de les atteindre. Mais, parfois, l'utilisation de plusieurs outils de communication peut devenir écrasante, et l'utilisation du mauvais peut entraver une conversation.

Alors, quand est-il plus efficace d'écrire un e-mail, d'envoyer un message ou d'utiliser un logiciel de gestion de projet? Lisez la suite pour savoir quel outil de communication est idéal pour votre discussion.

Quand envoyer un e-mail

Si vous avez beaucoup d'informations à résumer et de détails à inclure dans votre message, l'envoi d'un e-mail est l'option idéale. C'est aussi le meilleur itinéraire pour les demandes.

Étant donné qu'une conversation par e-mail est généralement plus lente qu'une conversation via une application de messagerie, cela donne à votre destinataire plus de temps pour examiner les informations. Ils peuvent s'asseoir avec lui s'ils en ont besoin et fournir une réponse réfléchie lorsqu'ils sont prêts.

Bien qu'il soit courant de penser que vos collègues n'apprécieront pas les longs e-mails, il y a

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de nombreuses façons de formater de longs e-mails afin que les informations importantes ressortent. Vous ne voulez en aucun cas écrire un roman, mais le courrier électronique vous permet de présenter toutes les informations en même temps, sur un support qui semble moins urgent.

Pensez simplement à vos propres préférences. Préférez-vous recevoir un e-mail long mais précis auquel vous pensez avoir le temps de réfléchir, ou recevoir un long message Slack tout en essayant de vous concentrer sur d'autres projets ?

En plus de se sentir moins pressés, les e-mails sont plus rapides à trouver et à consulter plus tard, simples à transmettre à quelqu'un d'autre, et il est facile d'inclure d'autres personnes extérieures à votre lieu de travail. Cela donne également à votre message plus de formalité par rapport à Slack ou à une application similaire. Certaines situations où le courrier électronique est probablement idéal sont :

  • Résumer un événement, un rapport, un projet ou un retour d'information.
  • Faire une demande.
  • Envoyer quoi que ce soit de formel.
  • Y compris quelqu'un de l'extérieur de votre lieu de travail.
  • Tout ce qui est long ou important, surtout si le destinataire devra s'y référer plus tard.

Quand envoyer un message

Les outils de messagerie comme Slack vous permettront probablement d'obtenir une réponse plus rapide que le courrier électronique. C'est un excellent endroit pour poser des questions simples, vérifier rapidement avec vos collègues et partager des idées.

Bien que des réponses rapides soient parfois ce dont vous avez besoin, il est important de garder à l'esprit que vous devrez garder vos questions simples pour que cela se produise. En raison des réponses rapides typiques de l'application, il est facile pour les destinataires d'ignorer des détails ou des messages entiers, en particulier dans un canal ou un espace de travail bruyant.

Cela peut entraîner des conversations plus longues que nécessaire ou des mises à jour importantes qui passent inaperçues, surtout si le canal est tellement occupé que vos collègues l'ont coupé.

Utiliser les mentions dans Slack peut aider à diriger un peu les conversations dans les groupes ou les canaux, mais il est préférable de garder vos messages courts et précis. Si vous ne pouvez pas et que Slack est l'endroit préféré de votre équipe, essayez d'utiliser des puces pour résumer. Vous voulez également considérer si vous avez du temps pour une conversation lors de l'envoi d'un message. Votre collègue peut être rapide à suivre, chercher des éclaircissements ou poser ses propres questions.

Si jamais une conversation dans Slack s'éternise parce que les choses ne sont pas claires, il peut être plus rapide d'appeler votre collègue au téléphone ou d'utiliser L'outil de caucus vocal de Slack clarifier. Slack n'est certainement pas le seul outil de messagerie disponible, mais si vous voulez garder les choses simplifiées, il est préférable de choisir une application que tout le monde dans votre organisation utilisera.

De plus, si vous voulez que les choses restent professionnelles, vous voudrez éviter d'utiliser des applications personnelles comme Facebook Messenger ou l'envoi de SMS. Certaines situations où une application de messagerie est idéale sont :

  • Poser des questions rapides.
  • Partager des idées et collaborer.
  • Envoi de mises à jour rapides.
  • Faire des annonces—dans le bon canal.

Quand utiliser un logiciel de gestion de projet

Parfois, il est idéal d'utiliser des outils de communication au sein d'un logiciel de gestion de projet comme ClickUp. Le principal avantage de le faire est que vous et votre vos collègues passeront moins de temps à communiquer, ainsi qu'à rechercher des informations dans vos boîtes de réception, vos messages et partout où vous discuterez travailler.

En utilisant ClickUp, vous pouvez conserver tout ce qui concerne les tâches ou les projets en un seul endroit.

La section des commentaires dans une carte de tâche dans ClickUp vous permet d'envoyer des questions ou des éclaircissements à vos collègues. Ici, vous pouvez étiqueter d'autres personnes, attribuer des commentaires et joindre des pièces justificatives.

Vous pouvez également partager une tâche ou un projet en remplissant les informations appropriées et en affectant quelqu'un d'autre au projet lui-même ou en tant qu'observateur. Assurez-vous simplement d'utiliser la section de description pour ajouter plus de détails, un peu comme un e-mail.

De plus, vous pouvez créer un tableau de demande de projet dans ClickUp comme un moyen pour vous et votre équipe de vous attribuer rapidement des tâches et de demander de l'aide. Quelques situations où la communication avec un logiciel de gestion de projet est idéale :

  • Pour poser une question spécifique au projet.
  • Pour partager un commentaire, une idée ou une suggestion spécifique à un projet.
  • Vous avez une mission à déléguer à quelqu'un d'autre.
  • Vous avez des pièces justificatives qui vont aider à un projet.

Autres conseils pour une communication efficace

Quel que soit le support que vous choisissez, voici une liste d'autres conseils pour vous aider à communiquer efficacement :

  • Envoyez tout d'un coup– si vous avez des nouvelles, des commentaires, une mise à jour ou vraiment quoi que ce soit à dire, envoyez-les tous en même temps plutôt que des morceaux à la fois. Garder tout ensemble permet de limiter les notifications et la distraction ou l'anticipation qui survient après que quelqu'un a envoyé un message "hé".
  • Utiliser les lignes d'objet et les canaux— Non seulement le maintien de la pertinence des lignes d'objet et des canaux vous aidera à obtenir les réponses que vous recherchez, mais vous et vos collègues pourrez également trouver les informations plus tard.
  • S'en tenir à une seule méthode—si vous recevez un e-mail, répondez par e-mail. S'il s'agit d'un message, répondez dans la même application. Rester cohérent gardera vos conversations accessibles et organisées.

Rationalisez la communication et augmentez votre productivité

Bien que le fait d'avoir autant d'outils de communication à portée de main facilite la conversation avec vos collègues, l'utilisation du mauvais outil peut parfois devenir un obstacle. Si vous avez beaucoup à dire, le courrier électronique est votre meilleur pari. Si vous voulez être rapide et précis, optez pour un messager tel que Slack.

En fin de compte, si votre pensée ou votre idée se rapporte à une tâche, rendez-vous service à vous-même et à vos collègues en la partageant dans votre logiciel de gestion de projet sous la tâche respective. Lorsque vous livrez la conversation, vous devez également réfléchir à la façon dont vous et vos collègues la retrouverez plus tard, si nécessaire.