La collaboration facile est de la plus haute importance à l'ère du travail à distance. Heureusement, Google propose de nombreuses options de partage qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même projet. Savoir qui a apporté des modifications à un fichier et quand peut être crucial pour une gestion efficace des feuilles de calcul.

Heureusement, Google Sheets dispose de deux fonctionnalités qui vous permettent de suivre les modifications apportées à vos feuilles de calcul. Le premier concerne les notifications Google Sheets, tandis que le second est l'historique des versions. Dans cet article, nous détaillerons ces fonctions essentielles, montrerons comment vous pouvez les activer et expliquerons pourquoi elles pourraient être vitales pour vos feuilles de calcul.

Pourquoi utiliser les notifications par e-mail dans Google Sheets ?

Lorsque vous travaillez sur une grande feuille où plusieurs employés apportent des modifications à une feuille de calcul, il peut être difficile de savoir quelles modifications sont apportées par chaque collaborateur. C'est beaucoup mieux de savoir qui a fait un changement particulier, surtout pour les chefs de projet.

Nous pouvons vérifier en utilisant l'historique des versions pour voir qui a fait le changement. Cependant, l'analyse de l'historique des versions peut être fastidieuse s'il existe de nombreux cas. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser les notifications Google Sheets. De cette façon, Sheets vous informera par e-mail (s).

Si vous êtes en déplacement, vous devez vous assurer que les notifications par e-mail de votre mobile fonctionnent, afin de ne rien manquer.

Comment activer les notifications par e-mail dans Google Sheets

L'activation des notifications par e-mail ne prend que quelques minutes, et une fois que vous l'avez fait, elle restera active jusqu'à ce que vous apportiez d'autres modifications aux paramètres. Suivez ces étapes pour activer les notifications :

  1. Ouvrez votre feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez activer les notifications par e-mail.
  2. Presse Outils en haut de votre feuille de calcul. Un menu déroulant apparaîtra.
  3. Presse Règles de notification, qui ouvre une nouvelle fenêtre au milieu de l'écran.
  4. Vous pouvez définir les règles ici. Si vous choisissez une option de la première section, vous devez sélectionner quand vous souhaitez recevoir des notifications. Choisissez soit: Toutes les modifications sont apportées, ou Un utilisateur soumet un formulaire.
  5. Dans la deuxième section, vous pouvez choisir E-mail - Résumé quotidien ou Courriel - Tout de suite.
  6. Presse sauvegarder lorsque vous avez sélectionné vos paramètres préférés,

Nous décrirons chacun des paramètres plus en détail un peu plus loin dans l'article.

Comment ajouter et supprimer des règles de notification dans Google Sheets

Si vous souhaitez ajouter d'autres règles, modifier celles qui existent déjà ou les supprimer, rendez-vous sur Option Définir les règles de notification en cliquant sur Outils et Règles de notification.

Si vous avez déjà une règle de notification existante, elle apparaîtra dans la liste. Vous pouvez cliquer sur Effacer ou Éditer, ou appuyez sur Ajouter une autre règle de notification pour en créer un nouveau. Une fois que vous avez terminé d'apporter les modifications, cliquez sur Fait pour les sauver.

Présentation des options dans les règles de notification

Il y a deux sections dans les règles de notification: la première est M'avertir à et la seconde est M'avertir avec.

1. Prévenez-moi à [Votre e-mail] lorsque…

  • Toutes les modifications sont apportées: Lorsque vous sélectionnez cette option, toutes les modifications que vous apportez à la feuille de calcul sont consignées et communiquées à l'utilisateur par e-mail, immédiatement ou dans un résumé quotidien lisible.
  • L'utilisateur soumet un formulaire: Le choix de cette option vous alertera chaque fois que quelqu'un soumet un formulaire. Google Forms vous permet de lier vos formulaires à votre feuille de calcul. Cela peut aller d'un sondage à un formulaire de demande d'inscription à l'université.

2. Avertissez-moi avec…

  • E-mail - Résumé quotidien: Chaque fois que cette option est choisie, une liste des changements d'utilisateurs arrivera à la fin de la journée ou à une heure fixe. Si vous sélectionnez cette option, vous recevrez des notifications plus tard plutôt qu'immédiatement après leur émission. Cela profite aux personnes qui n'aiment pas être informées immédiatement des changements. Il est également idéal pour ceux qui travaillent pour une grande entreprise où la feuille de calcul sur laquelle ils travaillent change constamment pour éviter de remplir votre boîte de réception de notifications. Assurez-vous de régler l'heure d'arrivée en dehors de votre période de blocage des e-mails, si vous en avez un.
  • Courriel - Tout de suite: Lorsque vous choisissez cette option, vous recevez un e-mail chaque fois qu'un changement est apporté à leur feuille de calcul. C'est idéal pour les personnes qui traitent des informations sensibles et qui souhaitent recevoir un e-mail en cas de changement.

Nous vous déconseillons d'utiliser ce paramètre pour une feuille avec plus de deux ou trois collaborateurs, de peur d'être bombardé de notifications constantes. Si vous avez besoin d'utiliser cette méthode, il peut être judicieux de créer un dossier Gmail pour recevoir toutes les notifications.

Pourquoi utiliser l'historique des versions de Google Sheets ?

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'historique des versions de Google Sheets si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications par e-mail, mais gardez une trace des modifications apportées à votre feuille de calcul. Google Sheets enregistrera même les petites modifications si elles sont suffisamment éloignées, vous n'avez donc pas à vous soucier de manquer des modifications importantes.

Le propriétaire de la feuille de calcul et les personnes disposant d'un accès en modification à la feuille de calcul sont les seuls à pouvoir afficher l'historique des versions d'une feuille de calcul dans Google Sheets.

Comme les modifications sont sur le cloud, vous pouvez accéder à l'historique des versions et trouver la version exacte que vous recherchez. C'est parfait si l'un des membres de votre équipe (ou vous) a fait une erreur et doit revenir à une version plus ancienne. Vous pouvez également nommer les modifications pour savoir quelle version vous voulez.

Comment afficher l'historique des versions dans Google Sheets

Accéder Historique des versions de Google Sheets, assurez-vous que suffisamment de modifications ont été apportées à une feuille avant que Sheets puisse créer un journal des modifications. Voici les étapes à suivre pour accéder à l'historique des versions :

  1. Cliquer sur Dossier dans la barre supérieure. Cela affichera un menu déroulant.
  2. Là, cliquez sur Historique des versions.
  3. Cliquez sur Voir l'historique des versions dans le menu. Alternativement, vous pouvez utiliser le Ctrl + Alt + Maj + H.

Une barre latérale s'ouvrira sur le côté droit de l'écran. Là, vous pouvez cliquer sur les trois points verticaux à côté des anciennes versions et cliquer sur Restaurer cette version. Vous pouvez également cliquer sur Nommez cette version pour donner des noms à des sauvegardes particulières. Si vous souhaitez créer une nouvelle instance de feuille de calcul, cliquez sur Faire une copie.

Lorsque vous faites une nouvelle copie de la feuille de calcul, elle recommencera à zéro et aura un nouvel historique des versions. Si vous souhaitez toujours suivre les modifications apportées à la nouvelle feuille de calcul, vous pouvez supprimer l'ancienne pour éviter toute confusion à l'avenir.

Différences entre les notifications par e-mail et l'historique des versions

La notification Google Sheets vous permet de recevoir des e-mails chaque fois qu'un utilisateur modifie la feuille de calcul. Lors de l'utilisation de l'historique des versions, les modifications sont uniquement consignées et ne sont pas activement notifiées à l'utilisateur.

Le sommet de l'iceberg

Dans la plupart des cas, il est judicieux d'utiliser ces deux fonctionnalités pour les feuilles de calcul importantes. Bien que les deux fonctionnalités décrites dans cet article soient idéales pour la collaboration, elles ne représentent qu'une petite partie de tous les outils que Google Sheets propose aux équipes travaillant sur des feuilles de calcul.

Il reste encore beaucoup à apprendre, alors continuez à lire tout ce que ce puissant programme a à offrir.